Совещания обычно имеют две крайности:
1. Их проводят слишком часто, и с одними и теми же людьми. Как результат, сотрудники жалуются, что работать некогда, сплошные разговоры.
2. В небольших компаниях совещания часто не проводятся вовсе, потому что создается впечатление , что все и так успевают пообщаться.
Мы долгое время относились ко второй группе, пока не пришло понимание, что отсутствие централизованных встреч - одна из причин, почему бизнес стоит на месте. Сотрудники не понимали, куда движется компания, забывали о ее позиционировании и теряли мотивацию, не видя общую цель.
Было решено ввести два типа встреч.
Общее собрание со всеми сотрудниками раз в месяц. Проводится традиционно в 12 часов дня, перед перерывом на обед, чтобы была возможность обсудить новости в перерыве, не нарушая при этом рабочий график. В противном случае все поочередно собирались у кофепоинта или в курилке. На собрании проговариваются успехи и неудачи компании за предыдущий период, ее цели и задачи на месяц вперед, подписанные контракты, кейсы и публикации. Результатом введения стало увеличение внутреннего уровня удовлетворенности сотрудников, снижение количества всевозможных слухов и недопониманий, повышение мотивации команды.
Второй тип - еженедельные совещания с руководителями. В отличие от общего собрания, которое проводится в неформальной обстановке, "на ногах", совещание с руководителями проходит всегда за закрытой дверью. Структура встречи неизменна, что также вносит определенный порядок и позволяет сократить его время.
1. Каждый из отделов докладывает о своем направлении, о привлечении новых клиентов, уходе текущих, значительном изменении бюджетов по проектам, общей финансовой ситуация по направлению и т.д.
2. Обсуждение результатов задач, поставленных на прошлой неделе. Выполнили/не выполнили/с какими трудностями столкнулись.
3. Постановка новых задач, касающихся развития компании (участие в мероприятиях, написание статей, разработка внутренних материалов: блога, вики, доработки на сайте).
4. Закрепление ответственных и обозначение четких сроков.
На совещание закладывается ровно час, поэтому все попытки уйти в сторону от темы строго пресекаются. В процессе ведется запись основных моментов, по итогам информация заносится в общую задачу в таск-менеджере, где обсуждаются вопросы, возникшие в процессе ее выполнения. Результатом введения совещаний руководителей стал заметный рост оборотов компании уже через квартал, разработка новой концепции и упаковки имеющихся продуктов, увеличение количества упоминаний бренда в социальных сетях и разработка большого количества обучающих материалов для внутреннего использования.