Время идет, технологии меняются. А Excel сдает свои позиции по всем направлениям.
Продажи из табличного вида перешли в CRM системы, mind map быстрее сделать в miro, а маркетинговую аналитику свести в Roistat. Теперь пришло время автоматизации финансов. В этой статье мы разберем ответ на популярный вопрос наших клиентов: “Чем сервис Финансист лучше Excel таблиц?”
Управленческая отчетность - инструмент управления бизнесом
В отличии от бухгалтерского учета, в управленческом нет регламентов, сроков сдачи и требований к виду отчетов. Его ведут по желанию и с детализацией, необходимой собственнику и руководителям компании. Он отвечает на вопросы: “Почему прибыль есть, а денег нет?”, “Какая рентабельность продаж направления?” и “Стоит ли брать кредит на обновление оборудования или стоит подождать?” и многие другие.
В принятии решений важна скорость, поэтому старые программные продукты не могли решить задачи бизнеса. Долго внедрялись, дорого стоили и попросту были сложными для пользователя. Единственным решением стал Excel. Он помог стартовать многим компаниям, но активно начал терять свои позиции. (По данным исследования РБК и Финансист около 20% компаний уже автоматизировали или в процессе автоматизации управленческого учета)
Проблемы в работе с Excel
При всей гибкости и преимуществах Excel таблиц, они имеют и ряд недостатков. Давайте их разберем:
- “Мертвые данные”. Управленческая отчетность нужна “здесь и сейчас”. Нельзя принимать решение об открытии нового направления без финансовой модели, а оплату счетов без сверки с актуальным бюджетом. В зависимости от размеров компании, собственник получает отчетность за месяц лишь к середине следующего. Ведь ее нужно собирать вручную.
- Ошибки, которые дорого стоят. Еще один недостаток ручного сбора данных - частота ошибок. Ошибка в формуле, ячейка не того типа или просто не протянули данные. Все это может привести к серьезным проблемам.
- Непрозрачные данные. В аналитике данных важно понимать из каких платежей состоит та или иная статья отчета, какие действия привели к кассовому разрыву или почему прибыль есть только на бумаге, а не на счету. Для того, чтобы ответить на эти вопросы, финансовому директору приходится вновь открывать 1С и сводить новые отчеты. Вручную.
Как сервис Финансист помогает предпринимателю и финансовому директору
Кроме очевидных преимуществ в виде автоматической загрузки данных из 1С, отсутствии ошибок и любой детализации данных, есть много скрытых возможностей:
- Все отчеты в одном месте. Вместо десяти файлов и тридцати листов Excel таблиц, все данные под рукой. BI-визуализации, воронка продаж, показатели маркетинга и остальные KPI. Это как панель управления бизнесом.
- Профессиональная отчетность. Часто, отчетность ведут бухгалтеры и это не их профильная задача. Из-за этого отчеты тяжело читать, а их структура хаотична. Финансист помогает разложить все “по полочкам”.
- Контроль затрат в привязке к бюджету. Все данные обновляются онлайн, а значит не произойдет ситуация, когда план по продажам не дотянули, а по расходам перевыполнили.
- Многопользовательский режим. Сотрудники имеют доступ только к тем данным, которые должны видеть.
- Не нужен программист. Строить отчетность даже проще, чем в Excel.
Выводы
Время Excel, как основного инструмента, уходит. И если в микро-бизнесе его возможностей вполне хватает, то бизнес “по-старше” нуждается в переменах. Автоматизация забирает на себя учет и рутину, оставляя финансовому директору и предпринимателю время на аналитику и поиск возможностей роста для бизнеса.