Как?
Задачи и проблемы
Последние 5 лет занимаюсь тем, чтобы пытаюсь систематизировать процессы и выйти из операционки. Задача очень сложная, так как операций очень много, ведем весь учет компании в Excel и мессенджерах.
Кроме Excel пытались активно использовать специальные сметные программы, но они подходят только для составления смет. А все остальные процессы компании (закупки, финансы, документы) все равно оставались в Excel. Не было никакой синхронизации процессов.
Продать клиенту это пол дела. Нужно выстраивать системно все процессы по реализации проекта, прозрачно взаимодействовать с заказчиком, чего долгое время не удавалось реализовать в Excel.
Постоянная занятость, рутина и текучка привели к тому, что в один из прекрасных дней решил найти автоматизированное решение моих проблем.
Внедрение и организация работы
Все финансовые операции мы теперь ведем в Gectaro и в любой момент могу увидеть маржинальность конкретного проекта на данный момент. Раньше бывало отдаешь мастеру определенную сумму авансом, а после бурных выходных или праздников мастер уже не помнит, что брал эти деньги. Грустно становится обеим сторонам участвовать в таких разборках. Теперь мы фиксируем в системе абсолютно все финансовые операции и договоренности.
Справочники расценок
Также благодаря сервису очень удобно реализованы справочники расценок по нашим подрядчикам-мастерам. Например, приходит к нам новый подрядчик-электрик. По нему мы быстро создаем отдельный справочник со всеми его условиями. Далее при составлении сметы мы легко подтягиваем любые расценки по подрядчику.
Бригады и подрядчики
Таким образом, мы фиксируем условия работы с нашими подрядчиками на уровне сметы, выгружаем отдельно смету для конкретного подрядчика и согласуем с ним окончательные условия. То есть нам удалось снизить до нуля человеческий фактор недопонимания, так как раньше договоренности перед началом работ были только на словах.
Графики работ
График работ очень нам понравился. Теперь мы можем четко запланировать, например, срок окончания поклейки обои в конкретном проекте и отслеживать отставание от плана в ходе работ, а не когда уже поздно.
КС2, КС3
Крутая функция быстрого формирования КС-ок, которая освободила просто кучу нашего времени.
Финансы
Важный учет в финансах. А иначе за чем бежим?
Кому-то дал 3 тр, потом потратил на материалы. Где наличкой а где картой рассчитался. Это все стОит отразить в gectaro. А также есть многофункциональный фильтр для просмотра по объектам, людям, датам. Все можно выгрузить для печати.
Итог
В целом сейчас наша команда активно использует Gectaro для составления справочников, смет, графиков работ, финансового учета и КС-ок. Платформа точно стоит своих денег!
https://gectaro.com/