Плюсы:
- Освобождение сотрудников от непрофильных задач. Выше мы уже упоминали, что издержки на сотрудников являются серьезной статьей расходов для компании.
- Сокращение расходов. Правильный переход на аутсорсинг сокращает от 10% до 50% расходов на печать.
- Прозрачность услуги. Аутсорсер должен предоставлять как минимум ежемесячные отчеты о напечатанных копиях. Как максимум – посредством программы клиент в любой момент может проверить работу покопийного контракта.
- Покопийный контракт должен сопровождаться соглашением об уровне услуг (SLA), по которому клиент в состоянии проконтролировать эффективность провайдера.
- Один поставщик (аутсорсер) – единая точка ответственности. При недобросовестной работе поставщика все камни полетят в его сторону, потому что он один в ответе за парк, который «приручил».
- Бесперебойная работа. Для каждого аппарата предполагается подменный фонд картриджей. В случае дефекта копии или полного расхода тонера клиент достает картридж из принтера и вставляет новый. Принтер печатает, работа продолжается.
- Проектирование бюджета. Если клиент обладает сведениями о количестве закупаемой бумаги и знает цену копии, то несложно посчитать затраты на печать и заложить данную сумму в бюджет. Никаких дополнительных расходов не должно быть.
- Постоянная техническая поддержка. У каждого пользователя клиента должен быть номер телефона аутсорсера. По любой проблеме, связанной с печатающей техникой, он может позвонить и проконсультироваться напрямую.
Минусы:
- Сложность учета копий на струйных аппаратах. В данной ситуации лучше заменить струйные принтеры на лазерные. Как вариант – отдельно покупать к ним оригинальные чернила и учитывать заявленный ресурс при 5%-ом заполнении листа. Либо вывести струйную печать отдельным блоком в проекте Аутсорсинга и расчет вести не от стоимости копии.
- Форматы бумаги кроме А4. Покопийное обслуживание рассчитано только на формат А4, на остальные форматы оно не распространяется. А3 формат считается как 2 отпечатка А4
- Принтеры без счетчиков. Есть принтеры, на которых нельзя снять показания счетчиков.
- Проблемы внедрения. Внедрение аутсорсинга – это глобальный проект, требующий поддержки регионов (если у клиента разветвлённая сеть филиалов по стране). Его внедрение – продолжительный процесс. Практика показывает, что согласование договора на аутсорсинг затягивается на 2 месяца, а полный запуск на 3-6 месяцев.Кроме того встречается, когда региональные руководители имеют свои интересы в работе с местными поставщиками. Централизация и прозрачность печати снятся им в самых страшных снах, поэтому зачастую они не сотрудничают с провайдером комплексной услуги, а вступают с ним в противоречие.
- Вопросы доверия. Насколько вы психологически готовы передать в чужие руки самую технически простую часть работы отдела ИТ, но при этом самую затратную по времени?
Выводы
Перед принятием решения о переходе на покопийное обслуживание стоит внимательно проанализировать ситуацию с печатью в компании:
- сколько вы платите всего за печать (в месяц, квартал, год), учитывая все очевидные расходы;
- необходимо учитывать скрытые расходы;
- при выборе поставщика нужно руководствоваться не cтолько ценой, но и его репутацией и опытом успешных проектов.