Идея написать статью возникла под впечатлением от реализации нескольких проектов по постановке управленческого учета: чтобы разобраться с учетом финансов пришлось проводить описание и упорядочение бизнес-процесса.
Хотим управлять финансами — сначала выстраиваем бизнес-процессы. Какая связь? Как можно выстраивать управление финансами от бизнес-процессов? От финансовой отчетности ждут данных по размеру прибыли или убытка. Сколько денежных средств уходит на оплату той или иной статьи? При правильной организации учет финансов может показать, какой продукт у вас является прибыльным, какой — убыточным, а какие бизнес-процессы порождают доходы или расходы.
Основная идея: все движения денежных средств, а также доходы и расходы связаны с реальными действиями. Какими? Например, подпись договора, выставление счета, получение денег за услуги (выполнение заказа, начисление зарплаты, подпись с клиентом актов, отгрузка продукции клиенту). Управлять мы можем этими действиями — из них и состоят бизнес-процессы. А от изменения в действиях изменится и наше финансовое состояние.
Как я выстраиваю работу?
Первоначальная задача — постановка управленческого учета, малый бизнес.
1. Выявляю доходы — на чем клиент зарабатывает, какие продукты, услуги. Сразу превращаю эту информацию в статьи дохода, направления деятельности . Это, скорее всего, наши будущие параметры, по которым будем вести учет.
2. Выявляем расходы, которые обеспечивают получение дохода. Например, зарплата водителя для транспортной компании или закупка товара в торговле. Превращаем их в статьи расходов — группа прямых расходов.
3. Выявляем общие расходы бизнеса — статьи накладных расходов.
4. Выявляем, с каких счетов происходят выплаты, на какие счета приходят поступления.
Этой информации достаточно, чтобы получить отчет о прибылях и убытках и построить отчет по движению денежных средств. Но за кадром при таком анализе остаются вопросы:
• Когда можно начислять доход?
• Когда возникают задолженности клиентов и контрагентам?
• Когда появляются расходы?
• Что служит отправной точкой для постановки счетов в оплату? Отсюда данные планирования денежных средств и многие иные детали бизнеса.
Дальше, чтобы все это выяснить, погружаемся в бизнес-процесс и смотрим, как мы получаем доход, а также какие расходы для получения этого дохода нам нужны. Бизнес-процессы я рассматриваю с точки зрения их влияния на финансовые показатели.
Основные этапы бизнес-процесса:
1. Пришел запрос от клиента (воронку продаж до появления запроса оставляем маркетологам) — от маркетинга нам для расчетов будет нужна стоимость поступления запроса, а от отдела продаж, соответственно, метрики по дальнейшей конверсии запросов в сделки.
2. Какие действия нужны, чтобы выставить КП? И от КП до заключения Договора — кто сколько времени занимает, какая информация нужна для выставления КП и заключения договора. Выявляю все моменты, связанные с определением цены, сроков. Какие расходы, связанные с договором нужно учесть для выставления цены и условий.
3. Работа по договору (заказу) зависит от бизнеса. Существуют разные этапы и подэтапы. Важно определить момент фиксации доходов: какое событие считаем доходом и когда оно происходит по времени. Аналогичная ситуация с расходами, связанными с выполнением договора — событие и момент возникновения.
4. Процесс получения денег: после какого события происходит, какая информация нужна для выставления счетов. Кто отслеживает поступление, кому сообщает, как это связано с продолжением работы.
5. Процесс постановки счетов в оплату — каких, когда, с чем связано.
Итого у нас получается описанный бизнес-процесс, где доходы и расходы, движения денег привязаны к конкретным событиям и ответственным лицам.
Владелец бизнеса часто уже при описании бизнес-процесса вносит корректировки и убирает дублирующие процедуры, оптимизирует процесс.
Для владельцев бизнеса и директоров все цифры в финансовой отчетности связаны с действиями. Если мы хотим поменять цифры, понимаем, в какой процесс нужно вносить изменения. Владея информацией, вы можете откорректировать процесс, улучшить его, сделать более эффективным и измерить эффективность через финансовые и нефинансовые показатели. Чем эффективнее процесс, тем выше ваша прибыль.