Многие сравнивают период сдачи отчетности со студенческими экзаменами, когда за короткий промежуток времени нужно выучить предмет. Разница в том, что каждая ошибка специалиста может обойтись довольно дорого. Как же сдать отчеты и не поседеть?
Для того, чтобы быстро и без ошибок сдать отчетность, нужно на начальном этапе приложить максимум усилий.
Кто тормозит сдачу отчетности?
Практически всегда на поздние сроки формирования отчетности влияют не сданные вовремя первичные документы и акты сверок с контрагентами. Но это не единственный фактор.
Иногда проблема заключается в самой компании:
· не сданы отчеты подразделений (кадровые, производственные, складские);
· не выполнена сверка остатков со складами;
· не начислены резервы;
· не сформированы оценочные обязательства;
· не проводятся проверки счетов на отчетную дату.
Таким образом, мы выяснили слабые места, характерные практически для всех компаний.
Все сложные моменты можно разделить на 4 группы:
1. Порядок взаимодействия с контрагентами.
2. Противоречия между подразделениями.
3. Проблемы контроля и отсутствие методологии.
4. Объединение систем учета в единую базу. К примеру: склад зарплата, бухгалтерия.
Вот когда будут минимизированы противоречия, отчетный период пройдет без дедлайнов.
Как безболезненно подготовится к отчетности?
За ведение операций с контрагентами отвечает определенный сотрудник. В его обязанности входит своевременное предоставление в бухгалтерию полного пакета документов.
Определите четкий регламент сдачи документов или сведений о сделках. В должностных обязанностях сотрудников должна быть прописана ответственность за проверку правильности заполнения, подписания пакета документации и сроки сдачи их в бухгалтерию.
Автоматизируйте бизнес-процессы
Бухгалтерский учет зависит от подразделений. Некоторые компании используют разные программы для кадрового учета, склада, торговли, зарплаты. Сведение данных в единую систему не только отвлекает исполнителя, но и чревато ошибками.
Ведение единой базы для всех подразделений, своевременное внесение первичной информации обеспечит практически автоматическое закрытие отчетного периода. Автоматизированная система исключит внутренние противоречия в компании и конфликты между сотрудниками.
Контрольные мероприятия и методология
Все эти функции может выполнять правильно настроенное программное обеспечение, чтобы каждый сотрудник мог взять полноценную информацию из отчетов.
Нужно дополнить регистры полями и графами, которые помогут сотрудникам оперативно извлекать информацию, а не распечатывать сотни отчетов.
Главная задача правильно организованного учета – одна операция заносится в базу один раз. Данные из регистров попадают во все отчеты. Это сложно только на первых порах, но, когда система отлажена, отчетность будет формироваться автоматически.
Соблюдение регламента
Соблюдение регламента коллегами избавит вас от кошмаров отчетного периода. Составьте локальный приказ о документообороте в организации с указанием ответственных лиц над их исполнением. Как бонус, пропишите систему мотивации за своевременную сдачу документации в бухгалтерию.
Расскажите, как вы готовитесь к сдаче отчетности?