Запрос в архив - очень актуальный способ поиска предков, учитывая, что ещё не все архивы открыли свои двери из-за эпидемиологической обстановки.
Куда писать?
Первое: определяемся с архивом. Есть населенные пункты, которые передавали из уезда в уезд, из губернии в губернию. Поэтому документы могут оказаться и в соседнем областном архиве, а не только по нынешнему административно-территориальному делению.
Если есть онлайн описи, то обязательно их изучите. Это поможет сэкономить время. Ведь архив должен ответить в течение месяца, а если вы "не угадали", то месяц прождете зря.
У разных архивов есть свои требования к обращениям. Многое зависит от профиля архива и хранящихся документов (вышел срок секретности или нет, персональные данные и т.д.).
Где-то принимают только бумажные письма с собственноручной подписью. Какие-то #архивы трепетно относятся к вашим паспортным данным и почтовому адресу и без этих сведений даже не зарегистрируют запрос.
Процесс обращения в зарубежные архивы может сильно отличаться от российских. Поэтому прежде чем отправлять запрос, зайдите на сайт архива и на форум ВГД в раздел, посвященный этому архиву. И изучите требования к запросам и опыт других заявителей.
Что писать?
Самое сложное для начинающего исследователя: что писать в запросе? Нужны ли подробности? Как сформулировать, чтобы получить точный ответ?
Главное, на мой взгляд, внятно изложить "что вы хотите узнать?" Должны быть строгие временные рамки, точное место события, ФИО запрашиваемого человека.
Например, "Прошу проверить метрические книги за 1903-1905 годы о рождении Степана Григорьевича Гришина в приходе села Медведь Новгородского уезда".
В зависимости от вида архива может потребоваться подтвердить ваше родство. В этом случае сразу пишите, что запрос про бабушку или папу. Понятно, что когда вы хотите получить ревизские сказки, писать про пра(5)дедушку нет необходимости, достаточно указать фамилию предков.
Если нет описей онлайн, то спросите у архива, за какие годы посемейные списки, исповедные росписи и переписи есть по вашему населенному пункту.
Точность данных
"А как быть если я не знаю точно, где жил прадед, да и год его рождения не знаю. А имя и вовсе взял из отчества деда (сына прадеда)".
Если у вас всё "не слишком точно", то значит вы еще не завершили первый этап поисков - сбор данных. Подробно в статье можно прочитать.
Архив может взяться искать и не по точным данным, но стоимость запроса будет выше и высока вероятность ошибки. Причем если с годами еще можно угадывать, то без точного названия населенного пункта - поиск через запрос практически невозможен.
Например, я не знаю точный год смерти в Златоусте Ивана Андреевича Новожилова. Умер примерно в 1910-е годы, но в Златоусте 5 церквей на тот период, плюс сельские неподалеку. Ну и проверили мне 3 года, ничего не нашли, а за поиск заплатила. Буду запрашивать следующий период...
Как обратиться в начале письма?
В основном никак. Шапка, потом сразу текст. Строго и по делу. Вы же не письмо родственникам пишете. К чему эти "Дорогой и многоуважамый"?
Шапка
Кому: директору такого-то архива (организации), контакты организации. Контакты больше для себя, чтобы потом вспомнить, куда отправляли запрос.
Вы же сохраняете себе копию на компьютере всех ваших отправленных запросов? Их желательно пронумеровать, подписать, чтобы потом быстро найти.
От кого: ФИО заявителя, паспортные данные (чаще всего они нужны), контактный телефон (вам может перезвонить исполнитель), электронная почта (ту, которую вы регулярно проверяете, чтобы не пропустить ответ архива), почтовый адрес с индексом.
Затем текст заявления. Внизу заявления дата, подпись и инициалы заявителя.
Ответ от архива
"Прошу изготовить электронные копии листов метрической книги, где указана нужная запись". Обязательно указывайте в запросе, что вам нужно: архивная справка или копии документов (бумажные или электронные). Цели запросов бывают разными, поэтому ориентируйтесь по своей ситуации.
Ответить вам должны в течение месяца. Если через 30 дней после отправки письма ответа нет, смело звоните в архив. Может быть письмо не дошло? Если запрос зарегистрирован, но забыли ответить или еще исполняют запрос, в любом случае вам должны дать ответ.
Но например, РГАСПИ и ГАРФ на мои первые запросы ответили через несколько месяцев. Запросы совпали с весенним карантином, так что может причина в этом.
Еще примеры запросов и ответов из архива читайте в статье.
Большую часть своей родословной я составила именно с помощью запросов в архивы. Задавайте вопросы в комментариях и делитесь своими впечатлениями от архивов: как быстро отвечали, нашли ли сведения? Ваш опыт будет полезен тем, кому еще предстоит обращение в архив.
Некрополистика: где найти могилы предков
Два подхода к составлению родословной
Вам посылка: ответы из архива декабрь 2020
Хотите узнать историю своей семьи, но не знаете с чего начать? Консультация по составлению вашей родословной. Подробности: https://yulianovozhilova.ru/consult/
#юлия новожилова #генеалогия #блоги увлеченных людей