Вам иногда кажется, что вы тратите все свое время на управление кризисами? Что ваша жизнь в основном потрачена на тушение одного пресловутого пожара за другим?
В конце дня вы чувствуете себя полностью истощенным и истощенным, и все же не можете указать на что-то, что вы сделали по-настоящему важное?
- Да?
Тогда вы, мой друг, вероятно, путаете срочное с важным.
Мы уже говорили о многих уроках лидерства, которые можно извлечь из жизни Дуайта Д. Эйзенхауэра. Сегодня мы поговорим о другом-принципе, который руководил им на протяжении всей его чрезвычайно успешной карьеры генерала и президента:
- То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным.”
Разница между срочным и важным
Срочность означает, что задача требует немедленного внимания. Это те самые дела, которые кричат: "сейчас!"Срочные задачи переводят нас в реактивный режим, характеризующийся защитным, негативным, поспешным и узконаправленным мышлением.
Важные задачи-это вещи, которые вносят вклад в нашу долгосрочную миссию, ценности и цели. Иногда важные задачи также являются срочными, но обычно это не так.
Современные технологии (24-часовые новости, Твиттер, Facebook, текстовые сообщения), которые постоянно бомбардируют нас информацией, только усилили это глубоко укоренившееся мышление.
Матрица Решений Эйзенхауэра
Бизнес-мыслитель Стивен Кови популяризировал принцип принятия решений Эйзенхауэра в своей книге "7 привычек высокоэффективных людей". В этой книге Кови создал матрицу принятия решений, чтобы помочь людям сделать различие между тем, что важно и не важно, и тем, что срочно и не срочно. Матрица состоит из квадрата, разделенного на четыре квадранта, или квадранта, помеченных следующим образом: 1) Срочно / Важно, 2) не Срочно/Важно, 3) срочно/не важно и 4) Не срочно/не важно:
Квадрант 1: срочные и важные задачи
Задачи квадранта 1 являются одновременно срочными и важными. Это задачи, которые требуют нашего немедленного внимания, а также работы по достижению наших долгосрочных целей и задач в жизни.
Задачи квадранта 1 обычно состоят из кризисов, проблем или крайних сроков.
Вот несколько конкретных примеров срочных и важных задач:
- Некоторые электронные письма (это может быть предложение о работе, письмо о новой бизнес-возможности, требующей немедленных действий и т. д.)
- Крайний срок сдачи курсовой работы
- Крайний срок уплаты налогов
- Жена в приемном покое
- Домашние заботы
- У вас случился сердечный приступ и вы попали в больницу
- Вам звонит директор вашего ребенка и говорит, что вам нужно прийти на встречу по поводу его поведения
Хотя мы никогда не сможем полностью устранить срочные и важные задачи, мы можем значительно сократить их с помощью некоторой проактивности и проводя больше времени в квадранте 2.
Квадрант 2: Не срочные, но важные задачи
Задачи квадранта 2 - это те виды деятельности, которые не имеют срочного срока выполнения, но тем не менее помогают вам достичь ваших важных личных, школьных и рабочих целей, а также помогают вам выполнить вашу общую миссию как человека.
Задачи Q2 обычно сосредоточены на укреплении отношений, планировании будущего и совершенствовании себя.
Вот несколько конкретных примеров не срочных, но важных задач:
- Еженедельное планирование
- Долгосрочное планирование
- Чтение книг, обогащающих жизнь
- Ведение журнала
- Проводить время с полезным хобби
- Техническое обслуживание автомобилей и домов
- Вечер свидания с женой
По словам Кови, мы должны стремиться тратить большую часть нашего времени на мероприятия Q2 , поскольку именно они обеспечивают нам длительное счастье, удовлетворение и успех.
Поскольку действия Q2 не требуют нашего внимания, мы обычно держим их вечно на задворках нашей жизни и говорим себе: "я доберусь до этих вещей" когда-нибудь " после того, как я позабочусь об этих неотложных вещах.” Мы даже откладываем выяснение того, что является самым важным в жизни, что, конечно, только увековечивает цикл, когда все, о чем мы когда-либо заботимся, - это самые неотложные дела в нашем списке.
Но “когда-нибудь " никогда не наступит; если вы ждете, чтобы сделать важные вещи, пока ваш график немного не прояснится, поверьте мне, когда я говорю, что этого не произойдет.
Квадрант 3: срочные и не важные задачи
Задачи квадранта 3-это действия, которые требуют нашего внимания сейчас (срочные), но не помогают нам достичь наших целей или выполнить нашу миссию (не важно). Большинство задач Q3 являются помехами от других людей и часто включают в себя помощь им в достижении их собственных целей и выполнении их собственных приоритетов.
Вот некоторые конкретные примеры деятельности квадранта 3:
- Разговор по телефону
- Текстовое сообщение
- Большинство писем (некоторые письма могут быть срочными и важными)
- Коллега, который приходит к вашему столу во время вашего основного рабочего времени, чтобы попросить об одолжении
- Просьба от бывшего сотрудника написать рекомендательное письмо от его имени (это, вероятно, важно для него, но давайте посмотрим правде в глаза, это, вероятно, не так важно для вас)
По словам Кови, многие люди тратят большую часть своего времени на задачи Q3, все время думая, что они работают в Q1. Поскольку задачи Q3 действительно помогают другим, они определенно чувствуют себя важными. Кроме того, они также обычно являются осязаемыми задачами, выполнение которых дает вам то чувство удовлетворения, которое приходит от проверки чего-то из вашего списка.
Но в то время как задачи Q3 могут быть важны для других, они не важны для вас . Они не обязательно плохие, но они должны быть сбалансированы с вашей деятельностью Q2. В противном случае вы в конечном итоге почувствуете, что изо дня в день делаете очень много, но в конечном итоге поймете, что на самом деле не добиваетесь никакого прогресса в своих долгосрочных целях. Это рецепт личного разочарования и обиды на других людей.
Решение простое: станьте более напористым и начните твердо (но вежливо) говорить " нет " большинству просьб .
Квадрант 4: Не срочные и не важные задачи
Деятельность в квадранте 4 не является срочной и не является важной. Это то, что я люблю называть “дурацкой деятельностью”. Q4 деятельность не является насущной и не помогает вам достичь долгосрочных целей или выполнить свою миссию как человека. Они в первую очередь отвлекают внимание.
Конкретные примеры не срочных и не важных задач включают в себя:
- просмотр телевизора
- Бездумный серфинг в интернете
- Играть в видеоигры
- Instagram, Facebook, Twitter, Facebook, Twitter
- Азартная игра
- Шоппинг
Как прагматик, я не думаю, что вам нужно полностью исключить деятельность Q4 из своей жизни. После особенно напряженного и напряженного дня случайный просмотр интернета или просмотр любимого телешоу в течение получаса-это именно то, что нужно моему мозгу для декомпрессии.
Вместо того чтобы стремиться полностью избавиться от не срочных и не важных дел, старайтесь тратить на них лишь очень ограниченное количество времени. 5% или меньше вашего бодрствования - это хорошая цель.