Написание писем-напоминаний о задолженности — это глупо? Возможно!
Достаточно? Точно нет!
Я раньше тяготилась написанием. Думала, что тот, кто платит нормально, в напоминании не нуждается, а тот, кто не платит, не сделает этого в любом случае.
Однако со временем я поняла, что письма работают, если они являются частью существующей системы сбора долгов. Укрупненно эта система состоит из:
- Портфеля ДЗ и процессов: подписание кредитных условий в контракте, контроль их использования, контроль сроков оплаты и сбор задолженности.
- Коммуникации внутри компании.
- Коммуникации с покупателем.
Также я считала, что личная коммуникация всегда эффективнее, чем написание писем. Сейчас я смотрю на это иначе, ибо слова никуда не пришьёшь, не приложишь в бухгалтерию клиента для оплаты, не предъявишь собственнику или директору, как напоминание.
А еще, есть такой эффект — «бумажка». Вспоминаю слова нашего бухгалтера: «Без бумажки ты — букашка». Письмо — это некий официальный залп от компании в компанию. Реперная точка активностей по сбору задолженности. Письмо приглашает нас ответить более настоятельно, чем пропущенный вызов на телефоне, когда мы можем быть заняты в сам момент звонка, а потом забываем набрать.
На письмо нельзя не ответить, сославшись, что в этот момент «не слышал звонка». Это официальный диалог между компаниями, когда одна из сторон коммуницирует через письмо. В таком случае будет не очень вежливо не ответить. А если всё же клиент забил, то выводы стоит сделать соответствующие. Перед этим надо, конечно, дать ему возможность сохранить лицо, позвонив и напомнив, что письмо было отправлено, но ответа не последовало.
В суде письма тоже считаются приятным бонусом в процессе взыскания. Но на мой взгляд, самое ценное в письме — это его своевременная отправка. Именно в момент истечения срока оплаты. В общем, недооценивала я раньше роль писем в процессе сбора ДЗ.
Но любое письмо любит голосовое сопровождение. Поэтому пишите и звоните, звоните — и отправляйте достигнутые договорённости обратно партнеру в письменном виде.
Скачать шаблоны писем о задолженности можно по ссылке.
Хочешь стать экспертом REALITY и автором нашего блога? Присоединяйся.