Даже если на момент смены бухгалтера кажется, что все прекрасно, уверяю, это не так. Вот только пара реальных случаев из практики:
- После расторжения договора выяснилось, что бухгалтер на аутсорсинге не может отдать базу и программу передачи электронной отчётности. Оказалось, база общая для всех клиентов, а отчетность она подписывала своей электронной подписью, которую, по понятным причинам, не оставит. В итоге работодатель потратил вагон времени, денег и нервов на восстановление учёта.
- Через 4 месяца после смены бухгалтера налоговая прислала требования об уплате штрафов. По 10.000 за каждое опоздание ответа на требования за прошлый год. Бывшая сотрудница, конечно же, на связь не вышла.
Менять бухгалтера без подстраховки и проверки - это как забивать гвозди с закрытыми глазами и надеяться на удачу.
Готовы к такому опыту? Тогда не надеемся, а тщательно готовимся к операции.
Что учесть в работе бухгалтера, чтобы не остаться без учёта
Бухгалтерская программа, в которой ведётся учет, должна быть у вас. Если специалисту на аутсорсинге неудобно подключаться в определённое время, разместите программу в облачном сервисе. Пусть работает хоть ночью, раз ему так удобно. И вам не нужно каждый раз выдавать доступ.
То же самое с электронной отчетностью: разместите ее у себя, даже если предлагают вариант дешевле. Обязательно снимите копии всех ключей электронной подписи.
Как сменить бухгалтера, чтобы минимизировать риски
Проведите инвентаризацию остатков, расчетов и документов перед увольнением бухгалтера. Понятно, что всю деятельность проверить невозможно.
В таком случае я советую выборочно просматривать крупные операции за последние 3 года - ФНС проверяет именно этот период.
Что смотреть:
- Запросите сверки у крупных контрагентов и проверьте, сходятся ли суммы с данными программы;
- Есть ли договоры с контрагентами и работниками;
- Составлены ли инвентаризационные описи;
- Собраны ли оригиналы входящих счетов-фактур (в виде копий можно хранить только подписанные электронной подписью документы). Приложена ли к ним первичная документация (накладные, ТТН, рапорта строительной техники и т.д.);
Как обезопасить себя от штрафов после ухода бухгалтера
- Закажите в налоговой справку о расчетах по налогам и сборам и посмотрите, нет ли долгов.
- Проверьте сроки ответов на требования из налоговой за последний год: все ли отправлены вовремя.
- Сданы ли отчеты за последний налоговый период (сверьте с календарем в программе электронной отчётности).
Как документально оформить передачу дел
Дальше все просто: оформляете акт передачи дел в свободной форме. Если есть недочеты, бухгалтер либо их исправляет, либо вносит в акт. После чего подписывает документ.
Ставьте 💙 полезной статье и подписывайтесь на мой Инстаграм
Там я делюсь находками, как снизить затраты на ведение бизнеса.