Сегодня разберем прекрасную настройку Excel, которая позволяет создавать собственные списки для заполнения ("протягивания" за нижний правый угол ячейки) и сортировки. Несмотря на то, что в статье рассмотрим только одну тему, всё равно отношу её к циклу коротких подборок о приемах для быстрой работы (причина проста: один раз настроим - потом пользуемся и работаем быстро)
Итак, вы, наверняка, знаете, что если ячейку со значением "январь" потянуть за нижний правый угол, то получим последовательное заполнение (февраль, март... и т.д.). Так же это работает и с днями недели.
Но мало кто знает, что подобный список можно создать самостоятельно.
Представим ситуацию: в различных отчетах встречается один и тот же столбец - пусть это будут названия городов, в которых размещены филиалы компании. При этом они всегда указываются в одном и том же порядке.
Можно, конечно, каждый раз копировать их из предыдущего отчета, а можно создать свой список - тогда потребуется указать только первый город. Разберем, как это сделать.
Итак, имеем фиксированный список городов:
Следуем по пути:
Файл >> Параметры >> Дополнительно >> Общие >> Создать списки для сортировки и заполнения
В более ранних версиях Excel путь может быть короче: Файл >> Параметры >> Основные (и уже здесь ищем соответствующую кнопку)
Далее открывается окно редактирования списков. Выбираем "НОВЫЙ СПИСОК" и, так как его заготовка уже есть на листе файла, выбираем этот диапазон через поле "Импорт списка из ячеек". Нажимаем Импорт и ОК.
Готово. Теперь мы можем работать с элементами созданного списка так же, как с месяцами или днями недели. Например:
1. Указываем первый элемент списка и "протягиваем" весь список вниз
При этом начинать можно не обязательно с Москвы. Если указать Тюмень, то Excel будет помнить, что после нее идет Н.Новгород (для заполнения вниз или право), а перед - Новосибирск (для заполнения вверх или влево).
2. Сортируем по заданному списку
Допустим у нас уже прописаны все города, но их последовательность нарушена. По умолчанию, Excel предложит сортировать их в алфавитном порядке:
Для того, чтобы Excel понял, что вы ожидаете сортировку по заданному списку, нужно ему об этом рассказать. Для этого выбираем диапазон, затем на вкладке "Данные" выбираем "Сортировка", а в открывшемся окне в поле "Порядок" выбираем "Настраиваемый список..." . После назначаем ранее созданный список
Теперь при нажатии стандартных клавиш, Excel будет сортировать от первого к последнему значению (и наоборот), но в порядке заданном вами, а не по алфавиту.
PS. Кстати, это неплохой способ поставить в ступор коллег на работе, которые не поймут, как вообще возможно так сортировать:)
Подписывайтесь, задавайте вопросы - со всем будем разбираться вместе.
Ссылки по теме:
- Приемы для быстрой работы - часть 1
- Приемы для быстрой работы - часть 2