Вы узнаете:
- В чём плюсы налаженной коммуникации внутри рабочего коллектива
- Как исправить типичные ошибки в общении с сотрудниками
- Как организовать продуктивное общение по нашим рекомендациям
Коллектив, активно вовлечённый в работу, даёт бóльшую эффективность
Во-первых, крайне не рекомендуется общаться с сотрудниками только о негативных ситуациях - позитивные достижения тоже должны обсуждаться.
Во-вторых, общение и обратная связь в принципе являются секретом плодотворной рабочей среды. Они помогают мотивировать сотрудников и сократить текучку кадров, ведь:
- люди учатся
- создаются возможности для профессионального и личностного роста
- укрепляется моральный дух и лояльность сотрудников
- работа вашего бизнеса становится видна изнутри.
Используйте схемы ниже, чтобы чётко определить принципы и порядок вашего бизнеса и заложить основы успешной коммуникации с сотрудниками.
Типичные ошибки и простые решения
Ошибки
Избегайте следующих пунктов в общении с вашим рабочим коллективом:
- Не оставляйте только негативные или перенаправляющие замечания.
- Не помещайте негативный комментарий между двумя положительными - человек услышит только хорошее.
- Не копите свои замечания целый год, чтобы потом высказать всё сотрудникам в рамках одного собрания.
- Не давайте неискренние положительные отзывы.
- Не забывайте быть прямым и честным, обсуждая проблемы; не ходите вокруг да около.
- Не повышайте голос, не кричите и не будьте излишне эмоциональным.
- Не используйте малоподходящие площадки для общения: например, электронную почту, при посторонних, в коридоре между делом.
- Не принимайте на свой счёт - речь всё-таки пойдёт не о вас, поэтому сконцентрируйтесь на собеседнике.
- Не игнорируйте этап подготовки и не пытайтесь "сориентироваться на месте".
Решения
Вместо этого попробуйте следующие эффективные техники общения:
- Сохраняйте баланс - давайте позитивные и негативные комментарии, когда они необходимы.
- Будьте прямыми и честными - оставляйте справедливые замечания.
- Вовремя давайте обратную связь и общайтесь на месте, не откладывайте.
- Составьте план, по которому вы сможете тренироваться и подготовить свою речь - говорите конкретно и приводите примеры.
- Будьте готовы и не меняйте своё поведение - вы здесь менеджер и должны подходить к делу спокойно.
- Позвольте сотруднику управлять разговором.
- Всегда общайтесь в формате личных встреч - очень многое теряется при написании и прочтении электронных писем.
- Общее правило гласит - критикуйте лично, хвалите публично.
- Фокусируйтесь на фактах - оперируйте только правдивой информацией с доказательствами.
Конкретные примеры, рекомендации и инструменты
Мы составили лист объективно возможных сценариев, с которыми может столкнуться владелец бизнеса. Вводите их каждый раз, когда идёт обсуждение работы сотрудников.
Вечные опоздания
Сотрудник постоянно опаздывает на работу. Вы уже поговорили с ним в неформальной обстановке, но теперь пришла пора серьёзного разговора.
Для решения этой проблемы вам следует:
- организовать встречу с вашим сотрудником
- проработать даты и время, когда он опаздывал на работу; быть точным
- спросить о причине постоянных опозданий, выслушать его и дать шанс выговориться
- задокументировать разговор, чтобы вложить его в личное дело сотрудника
- отдать ему копию и договориться, что впредь он будет приходить вовремя.
Хорошо проделанная работа
Работник сдал большой проект, и вы хотите оставить положительный подкрепляющий отзыв.
Для потрясающей обратной связи вам следует:
- организовать встречу с вашим сотрудником
- собрать всю информацию по проекту
- быть щедрым на отзыв, но говорить конкретно
- объяснить, как его личный вклад поспособствовал развитию бизнеса
- подготовиться заранее и быть искренним - потренируйтесь, если это необходимо.
Сокращение штата
Состояние вашего бизнеса ухудшилось, и кто-то из сотрудников попал под сокращение.
Чтобы как можно лучше поддержать его, вам следует:
- организовать встречу с вашим сотрудником
- подготовить официальное письмо, чтобы структурировать ваш разговор
- быть готовым к резкой реакции сотрудника
- выслушать его, если он хочет дать волю своим эмоциям или высказаться о своих чувствах
- поддерживать разговор, если собеседник поведёт себя эмоционально
- быть профессионалом - не обещать вещей, которые не сможете выполнить.
Коллектив плохо работает вместе
Ваша команда плохо ладит друг с другом. Вам необходимо собрать всех и обозначить свои ожидания относительно их совместной работы.
Для решения этой проблемы вам следует:
- организовать встречу для всей команды
- попросить их выразить своё недовольство в конструктивной форме
- задокументировать отзывы сотрудников и постараться придумать варианты решения или рекомендации
- получить согласие команды относительно дальнейшего плана действий
- выступать в роли координатора, но не брать на себя слишком много и не выжимать насильно результаты
- задокументировать ожидаемые результаты внутри плана действий и приступить к его выполнению.
Приём в штат нового сотрудника
У вас появился новый член команды, которого нужно ввести в ваш бизнес.
Для наилучшего приёма вам следует:
- выделить время и быть рядом - новый сотрудник, скорее всего, переживает, и ваша задача - встретить его тепло и непринуждённо
- подготовиться - продумать план
- быть дружелюбным и не бросать его.
Перевод выполнен: rhapsodie.inside
Ссылка на оригинальную статью: https://www.business.vic.gov.au/hiring-and-managing-staff/staff-management/communication-skills-in-the-workplace-for-managers
Спасибо, что дочитали до конца! Если вам понравилась тематика моего блога, буду рада новым подписчикам и вашей рефлексии в комментариях.