День голосования 1 июля учитывайте для отпускных по-разному, в зависимости от того, трудился работник в этот день или отдыхал. На примерах разберем, как включать июльские выплаты в расчет в различных ситуациях.
Сотрудник работал 1 июля и весь месяц
Поскольку работник трудился 1 июля, этот день и начисленную за него сумму не исключайте из среднего заработка. Так что в расчет войдут все выплаты за июль, которые предусмотрены системой оплаты труда, в том числе и двойная оплата за 1-е число (п. 2 Положения, утв. постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922).
Так как исключаемых дней нет, в июле учтите при расчете 29,3 дня (п. 10 Положения).
Пример
Работник собирается в отпуск с 10 по 23 августа. Июль 2020 года он отработал полностью, в том числе трудился 1 июля. Начисленная сумма за июль — 58 000 руб. В августе 2019 года работник весь месяц был в отпуске. Остальной период с сентября 2019 года по июнь 2020 года он отработал полностью. В карантинные дни в марте — мае 2020 года трудился удаленно. Зарплата за расчетный период — 550 000 руб.В расчет среднего заработка включите выплаты — 608 000 руб. (58 000 + 550 000). Количество дней в расчетном периоде — 322,3 (29,3 дн. × 11 мес.).Среднедневной заработок — 1886,44 руб. (608 000 руб. : 322,3 дн.). Начисленные отпускные — 26 410,16 руб. (1886,44 руб. × 14 дн.).
Сотрудник работал 1 июля, но часть дней в июле пропустил
1 июля и начисленную за этот день сумму включите в расчет среднего заработка, если этот день был для сотрудника рабочим. Если в июле работник был уже в отпуске, то оплату за это время и дни отпуска исключите из расчета (п. 5 Положения).
Пример
Работник идет в отпуск с 10 по 23 августа. 1 июля 2020 года он работал. 7 дней с 13 по 19 июля 2020 года находился в оплачиваемом отпуске. Начисления за июль составили 59 000 руб., в том числе 13 139 руб. — отпускные. В августе 2019 года работник был в отпуске весь месяц, рабочих дней не было. Остальное время с сентября 2019 года по июнь 2020 года отработал полностью, в том числе карантинные дни в марте — мае. Начисленная сумма за период — 550 000 руб.В расчет среднего заработка включите сумму за июль за минусом отпускных — 45 861 руб. (59 000 – 13 139). Общая сумма учитываемых выплат — 595 861 руб. (45 861 + 550 000). Количество дней в расчете за июль — 22,68 дн. [(31 – 7) × 29,3 : 31]. Общее количество дней в расчетном периоде — 315,68 дн. (22,68 дн. + 29,3 дн. × 10 мес.). Среднедневной заработок — 1887,55 руб. (595 861 руб. : 315,68 дн.). Начисленные отпускные — 26 425,7 руб. (1887,55 руб. × 14 дн.).
Сотрудник работал все дни, кроме 1 июля
Если компания не привлекала сотрудника к работе 1 июля 2020 года, то она не исключала этот день из нормы рабочего времени и оплату за июль не снижала (письма Минтруда от 17.06.2020 № 14-1/B-735, Роструда от 15.06.2020 № ТЗ/3025-6-1). То есть работник получал за месяц полный оклад. Возникает вопрос: нужно ли исключить 1 июля и часть оклада за этот день из расчета среднего заработка для оплаты будущих отпусков? Первоначально чиновники разошлись во мнениях по данному вопросу, а затем все же пришли к единой позиции.
Минтруд свою позицию не менял и сразу высказался о том, что нерабочие дни и выплаты за эти дни необходимо исключить из расчета среднего заработка для отпускных, оплаты командировок и т. п. По мнению Минтруда, за нерабочий день сотрудников освободили от работы с сохранением зарплаты. А такие выплаты и время не входят в расчет среднего заработка для отпускных (подп. «е» п. 5 Положения, письмо Минтруда от 18.05.2020 № 14-1/В-585).
Роструд первоначально считал, что нерабочие дни не относятся к установленным случаям освобождения работника от работы, когда оплату и дни нужно исключать из расчета среднего заработка. Полученная денежная выплата имеет статус зарплаты. Поэтому, по мнению Роструда, оплату за 1 июля и сам нерабочий день нужно учесть при расчете отпусков (письмо Роструда от 15.06.2020 № ТЗ/3025-6-1).
Однако мы выяснили, что позднее позиция Роструда изменилась. Чиновники согласились с мнением Минтруда (письмо Роструда от 20.07.2020 №ТЗ/3780-6-1). Соответственно, зарплату за нерабочие дни и количество этих дней необходимо исключить из расчета среднего заработка для отпускных и прочих подобных выплат за неотработанное время.
Если вы уже определили средний заработок для отпускных с учетом нерабочих дней, то пересчитайте отпускные.
Если начислили меньше, доплатите отпускные. Если вы переплатили работнику, сами удержать сумму из его доходов вы не вправе (ст. 137 ТК). Это не счетная ошибка, вы считали отпускные неверным способом. Объясните ситуацию, попросите работника вернуть деньги либо написать заявление с просьбой удержать переплату.
Пример
Работник идет в отпуск с 10 по 23 августа. 1 июля сотрудник отдыхал. Остальные дни в этом месяце работал по графику пятидневки. Начисленная зарплата за июль — 55 000 руб.В августе 2019 года работник был весь месяц в отпуске. Остальное время с сентября 2019 года по июнь 2020 года отработал полностью, в том числе карантинные дни в марте — мае. Начисленная сумма за период — 550 000 руб. Из расчета среднего заработка исключите нерабочий день 1 июля и сумму за этот день — 2391 руб. (55 000 руб. : 23 дн.). За июль учтите оставшуюся зарплату 52 609 руб. (55 000 – 2391). Общая сумма учитываемых в среднем заработке выплат — 602 609 руб. (52 609 + 550 000).В июле учтите 28,35 дн. [(31 – 1) × 29,3 : 31]. Общее количество дней в расчетном периоде — 321,35 дн. (28,35 дн. + 29,3 дн. × 10 мес.). Среднедневной заработок сотрудника составит 1875,24 руб. (602 609 руб. : 321,35 дн.). Начисленные отпускные — 26 253,36 руб. (1875,24 руб. × 14 дн.).
Сотрудник не работал 1 июля и другие дни
Дни в июле, когда работник был в отпуске или на больничном, нужно исключить из расчета среднего заработка (п. 5 Положения). Также исключите начисленную за этот период оплату. Что касается 1 июля и оплаты за этот день, то так же, как и в предыдущем примере, исключите из расчета этот день, поскольку для сотрудника он был нерабочим. Также не включайте в расчет среднего заработка начисленную зарплату за нерабочий день 1 июля. Если уже включили и выдали отпускные, внесите корректировку.
Пример
Работник идет в отпуск с 10 по 23 августа. В день голосования 1 июля он отдыхал, 7 дней с 13 по 19 июля был в оплачиваемом отпуске. Остальные 17 дней в этом месяце работал по графику пятидневки. Начисленная сумма за июль — 59 000 руб., в том числе 13 139 руб. — отпускные. В августе 2019 года работник был в отпуске весь месяц. Остальное время с сентября 2019 года по июнь 2020 года сотрудник отработал полностью, в том числе карантинные дни в марте — мае. Начисленная сумма за период — 550 000 руб.Из расчета среднего заработка исключите отпускные за дни отдыха в июле. В расчет не войдут начисленные 13 139 руб. Кроме того, не учитывайте зарплату за 1 июля — 2548 руб. [(59 000 руб. – 13 139 руб.) : (17 дн. + 1 дн.)]. Учитываемые выплаты в июле — 43 313 руб. (59 000 – 13 139 – 2548). Общая сумма учитываемых в среднем заработке выплат — 593 313 руб. (43 313 + 550 000).Учитываемые в среднем заработке дни в июле — 21,74 дн. [(31 – 1 – 7) × × 29,3 : 31]. Общее количество учитываемых дней в расчетном периоде — 314,74 дн. (21,74 дн. + 29,3 дн. × 10 мес.). Среднедневной заработок для отпускных равен 1885,09 руб. (593 313 руб. : 314,74 дн.). Начисленные отпускные в пользу работника составят 26 391,26 руб. (1885,09 руб. × 14 дн.)