Ты не можешь продлить сутки, но сэкономить как минимум два часа в день вполне реально! Вот несколько несложных, но очень эффективных правил тайм-менеджмента. Благодаря им ты научишься работать меньше, но продуктивнее и в перспективе, возможно, даже повысишь свой доход на 25%.
Не держи все в уме
"Неужели ты каждый день составляешь списки?-искренне удивилась моя новая знакомая, когда на дружеской вечеринке речь зашла о тайм-менеджменте.- Я запоминаю то, что надо сделать. Правда, к вечеру все равно кажется, будто что-то забыла".
Это ощущение-еще цветочки. "Люди, не привыкшие все записывать, часто испытывают настоящий стресс, хотя не могут найти его причину, - рассказывает Дэвид Аллен, создатель системы управления временем GTD и автор книги "Как привести дела в порядок". Мы беседуем перед его выступлением на российском форуме Synergy Global, и Дэвид достает крошечный блокнот в черной обложке. Это лучший способ освободить пространство для креативности, стратегического мышления и осознанности. Не используй голову как офис, разгружай ее. Записывай каждую задачу сразу же, даже если она кажется очевидной. Через 2 минуты появится другая, первая забудется, но будет давить на сознание своим присутствием.
Лайфхак: Быстро фиксировать идеи удобно с приложениями Wunderlist, "Хаос-контроль", Things App или AnyDo. Раздели страницу блокнота на две части: в верхнюю с вечера вноси обязательные дела на завтра, а в нижнюю гибкие задачи. Если за день у тебя в карманах скапливаются визитки, рекламные листовки и прочие мелочи, вечером выгребай их на отдельный поднос - позже решишь, что со всем этим сделать.
Расставляй приоритеты
Важное и срочное; важное, но несрочное; срочное, но неважное; неважное и несрочное - распредели дела по этим четырем квадратам и каждый день начинай с первого.
Можешь даже натощак "есть лягушку"- так Марк Твен, а за ним и Брайан Трейси, автор книги о собственной системе тайм-менеджмента, называют неприятную, но важную задачу. После нее все остальное покажется сахаром! Брайан не согласен с мнением, что борьбу за галочки в списке лучше начинать с несложных вопросов. По его наблюдениям мелкие дела имеют свойство размножаться, как кролики по весне: начнешь с них завязнешь на полдня. Как понять, что действительно важно? Ответить себе на вопрос: "За что мне платят?", если ты наемный сотрудник. Или: "Что приносит деньги?", если ты развиваешь собственный бизнес. Пусть в топ-листе будет хотя бы три такие обязанности. Приберегай для них самую продуктивную часть суток и старайся управиться как можно скорее. Это те самые 20% усилий, которые в итоге дают 80% результата, если верить так называемому принципу Парето.
Лайфхак: Успеть все нереально, ты и не старайся. По данным Брайана, вовсе не решать можно 5% всех вопросов, a спокойно отложить на потом- 15%. В торговле есть принцип: не вкладывай средства в товары-неудачники и в хиты продаж. Первые все равно прикажут долго жить, а вторые и так приносят прибыль. Наверняка на некоторые из твоих дел можно просто "забить".
Заранее планируй дела
Часто мы не можем выполнить важное задание только потому, что не успели морально подготовиться. Если точно хочешь что-то сделать, "застолби" за этим пунктом конкретные дату и время. Как пишет Тони Крэбб в книгe "БезУмно занят", мозг лучше справляется с задачей, если ее папка в нашем сознании открыта. Сделать пометку в календаре или в ежедневнике-лучший способ 'открыть папку".
Лайфхак: Если у тебя много встреч, Google Calendar позволит поделиться расписанием с другими - они смогут забронировать время в существующих "окнах".
Выполняй работу блоками
Есть такая штука-"кривая обучаемости. Она показывает, как растет эффективность наших действий в зависимости от потраченного на них времени. Что это значит для тебя? А то, что расправляться с однотипными задачами, например писать электронные письма или звонить клиентам, лучше за один заход. Так каждое следующее письмо или звонок дадутся быстрее на целых 80%! Объедини похожие дела в "кластеры" длительностью от 15 минут до 1,5 часа. Самые лакомые куски дня отдавай "глубокой" работе. Так называет требующие концентрации обязанности Кал Ньюпорт, профессор Джорджтаунского университета и автор книги Deeр work: Rules for focused suссеss in a distracted world. Именно за нее обычно повышают, в отличие от "мелкой", к которой относится знакомая всем рутина - проверка почты, встречи, звонки, совещания. За ее невыполнение, кстати, не увольняют, поэтому в аврале ею можно пренебречь. Только тсс!
Лайфхак: В течение недели записывай, сколько времени уходит на каждое дело (запусти сервисы TrackingTime или Тoggle). В дальнейшем планируй работу с учетом этих данных, но загружай делами только 70% рабочего дня, советует автор книги Правила самоорганизации Ричард Темплар. Все остальное уйдет на непредвиденные задачи и решение проблем.