1. Светофор для руководителя
Повесьте на дверь кабинета «светофор» — рамку для вставки красного, желтого и зеленого кружочков. Все просто. Зеленый — добро пожаловать. Желтый — беспокоить только по срочным вопросам. Красный — не входить! Главное — не злоупотреблять красным.
2. RescueTime
Первый шаг к экономии времени — учет. Он помогает понять, на что уходят ресурсы и где есть резервы.
Программа RescueTime осуществляет мониторинг времени, проведенного вами за компьютером. Вы узнаете, на каких сайтах сидите дольше всего, сколько часов посвящаете электронной почте, на что отвлекаетесь.
Программа позволяет не только увидеть, на что уходит ваше время, но и заблокировать бесполезные сайты.
3. Самое продуктивное время
Обязательно проведите анализ — в какое время вы наиболее продуктивны. Для этого нужно в течение недели-двух вставать пораньше, пробовать работать ночью, рано утром, днем.
У большинства людей спад активности происходит после обеда. Это отличное время для короткого дневного сна. Пики продуктивности чаще всего приходятся на утро и вечер.
Оставьте продуктивное время для ключевых задач, требующих концентрации, энергичности, осознанности. Так вы будете справляться с ними быстрее.
Наименее продуктивное время используйте для простых дел, рутинных задач, спортивных тренировок, изучения легкой, но полезной бизнес-литературы, отдыха.
Кстати, согласно исследованиям Дэна Ариели, эксперта по поведенческой экономике и профессора психологии, у большинства людей самое продуктивное время — с 9 утра до полудня (40% опрошенных), на втором месте — период с 6 до 9 утра (более 20% опрошенных).
4. Создайте ощущение срочности
Закон Паркинсона звучит следующим образом: «Работа занимает время, отпущенное на нее».
Изначально историк Сирил Норткот Паркинсон сформулировал этот закон в шутливой статье в журнале, но впоследствии дополнил другими законами и издал книгу, ставшую довольно популярной.
Используйте этот закон: сдвигайте сроки и дедлайны, отпускайте себе меньше времени на задачи — вы все равно успеете их выполнить.
Да, у всего есть свои пределы — трудно написать статью за семь минут, но, если вы раньше тратили на подготовку оной два часа, попробуйте поставить таймер на час — почти наверняка вы справитесь с задачей.
Сжатые сроки заставляют нас концентрироваться, меньше отвлекаться, работать продуктивнее. А чем больше вы будете загружать себя делами, тем больше будете успевать (опять же, в разумных пределах).
5. Умение говорить «нет»
Это очень важное и непростое умение — говорить «нет». Что оно даст?
- Вы избавите себя от мероприятий и встреч, которые не имеют для вас ценности, но от участия в которых вам неудобно отказываться.
- Вы не станете общаться с теми, кто вам неприятен, кто жалуется вам на жизнь и свои проблемы — вместо того чтобы их решать.
- Откажетесь от вредных привычек и бессмысленного времяпрепровождения.
Делайте осознанный выбор, не пытайтесь угодить всем. Самое сложное здесь — начать, а лучшая тренировка — практика. В следующий раз попробуйте вежливо отказаться, когда вас попросят о чем-то, на что вы не хотите тратить время.
Помните, что люди гораздо легче воспринимают отказ, если слышат причину — и она не обязательно должна быть веской.