💌Слово - это удивительный инструмент. Недаром в Евангелии от Иоанна сказано - В начале было слово. Владение им - это великий дар.
Для делового человека - владение средствами и правилами деловой переписки - один из важнейших навыков. Причём это не просто слова, но и коммуникация, в которой нужно внимательно и уважительно относиться к себе и своему собеседнику.
Итак 8 правил, чтобы переписка была эффективной и конструктивной:
1️⃣Одно письмо — одно дело
Все просто: если к получателю несколько вопросов по разным проектам, надо писать соответствующее количество писем.
2️⃣ Назвать письмо
Письмо без темы — довольно странное явление. Но, кроме того, что письмо должно быть с названием, это важно сделать корректно. В идеале, чтобы при первом взгляде на тему получатель понимал, что его ждет.
3️⃣ Обозначить срочность
Скорость выполнения задачи необходимо обозначать не общими фразами, вроде «срочно» и «в ближайшее время», а указывать конкретный срок — ко вторнику или до 17:00.
4️⃣ Деление на абзацы и пункты
Письмо, в котором вся информация изложена сплошным текстом, читать неудобно. Необходимо выделять вступление, основную информацию, заключение. Примите за правило — один абзац = одна тема.
Вопросы к адресату также необходимо заключать в отдельный абзац, плюс желательно пронумеровать, чтобы получателю было легче ответить.
5️⃣ Быть внимательным к имени
Если вам представились Оксаной, называть надо Оксаной, а не Ксенией. Если Александром, не переходить на Сашу. Подобные ошибки показывают небрежность к собеседнику.
6️⃣ Вспомогательные материалы — сразу
Вспомогательные материалы направляйте сразу во вложении или прикрепляйте ссылку. В идеале, чтобы получатель не переключался на другие программы.
7️⃣ Используйте правильную лексику
Используя англицизмы или архаизмы, вы рискуете быть непонятыми. В худшем случае ваша речь может вызвать раздражение. Неоправданный риск. Используйте иностранные или устаревшие слова, только зная, что собеседник поймёт и оценит.
8️⃣Забудьте слова паразиты
Используя такие слова, вы обесцениваете вашу деловую репутацию. В письменной речи они неприемлемы. Да и в устной тоже. Забудьте их.
