Бывало ли у вас, что на письмо деловому партнеру или предполагаемому контрагенту, приходил автоматический ответ, что адресат находится в отпуске и не может ответить? Что вы тогда предпринимали?
Возможно, вам пригодятся следующие рекомендации при получении автоматических ответов от отпускников.
1. Если вы получили автоматический ответ, то оцените, располагаете ли вы временем, чтобы дождаться собеседника из отпуска. Если нет, ищите альтернативные способы.
2. Не торопитесь звонить на личный номер отпускника. Вы же не хотите стать причиной плохого настроения и тем самым испортить ваши отношения? На отдыхе ему не до вас и ваших проблем.
3. Найдите людей, способных решить ваш вопрос. Если поиск не увенчался успехом, а решение вопроса не терпит отлагательств, то прежде чем обрушивать шквал проблем на голову отпускника, извинитесь за звонок, поинтересуйтесь как проходит отдых, постарайтесь вызвать у собеседника приятные чувства об уже пережитых впечатлениях. Только после этого объясните причины вызванного беспокойства.
4. Если время терпит, то продублируйте своё письмо после возвращения отпускника. Только не делайте этого сразу, как он выйдет на работу. Исследования показали, что выход после отпуска и разбор накопившихся писем – это огромный стресс. Дайте человеку время адаптироваться, разгрести накопившиеся вопросы, разобрать почту, втянуться в рабочий ритм. Обычно 2-5 дней для этого вполне хватает.
5. Начните своё письмо со слов, рождающих приятные воспоминания об отпуске, и признании незаменимости собеседника.
В следующий раз, когда получите письмо с автоматическим ответом, воспользуйтесь этими рекомендациями.
автор: Алексей Бабушкин
Почитать:
Перед уходом в отпуск выполните 4 пункта, чтобы не потерять свои связи