Лето и начало осени – традиционная пора отпусков. Хотя кто-то предпочитает урвать последние теплые деньки и отправиться отдохнуть на море в бархатный сезон.
Оглядываясь на прошедшие теплые месяцы, я заметил, что часть отправленных электронных писем оставались без ответа...
Некоторых из моих деловых партнеров, с которыми мне нужно было связаться летом и в начале осени, не было на месте. В ответ на свое письмо, я получал ответ «Нахожусь в отпуске до такого числа и прочитаю ваше письмо, когда выйду на работу». В этой ситуации есть несколько моментов, которые важно учесть и получателю и отправителю.
СОВЕТЫ ТОМУ, КТО УХОДИТ В ОТПУСК
1. Если не хотите отвлекаться на рабочие письма в отпуске, то установить автоматическое уведомление – отличный вариант. Этим вы покажете, что письмо получено и объясните причину, почему не можете оперативно на него ответить.
Указание даты возвращения – хорошее дополнение, которое избавит вас на этот срок от других писем этого адресата.
2. Укажите альтернативный способ связи для решения вопроса. Если вы готовы в нетерпящих отлагательства обстоятельствах сами принять вызов, то можете оставить свой мобильный или домашний телефон.
Но учтите, ВСЕ задачи окажутся важными и неотлагательными. Вы рискуете испортить себе отпуск постоянными ответами на звонки. Более того, они продолжатся даже, когда вы выйдете из отпуска.
Лучше указать контакты вашего заместителя или иного лица, компетентного в решении вопросов.
3. Если у вас есть штатный заместитель, и вы готовы перепоручить ему переписку, вы можете на период своего отпуска временно настроить автоматическую пересыпку писем на его почтовый ящик. Тогда автоматическое уведомление не понадобится. Заместитель в ответном письме сам объяснит адресату почему отвечает именно он.
4. Не пишите в автоматическом уведомлении, что вы ОТВЕТИТЕ на письмо, как только вернетесь на рабочее место.
Во-первых, надобность в решении вопроса у вашего респондента уже может отпасть.
Во-вторых, у вас может накопиться столько писем, что на их разбор и ответ ВСЕМ понадобится уйма времени.
Так что давать такие обещания не стоит, чтобы не показаться необязательным человеком. Если человеку еще будет актуально, он свяжется с вами повторно или решит вопрос с кем-то еще до вашего прибытия.
Алексей Бабушкин, эксперт по нетворкингу, бизнес-тренер