Согласно Трудовому Кодексу РФ, каждое предприятие должно вести определенный объем кадровой документации.
Кадровая документация, или кадровое делопроизводство на любом предприятии регулируется разработанной отделом кадров и утвержденной руководителем инструкцией. Эта инструкция выступает в роли нормативного акта и ее соблюдение обязательно для всех сотрудников.
Кадровое делопроизводство обеспечивает ведение кадровой документации на предприятии. Этим занимаются сотрудники кадровой службы.
Есть объем бумаг, ведение которых обязательно для любого предприятия. К ним относятся следующие документы.
Приказы, регулирующие движение сотрудников: прием на работу, перевод, увольнение. Эти приказы отражают формирование трудового стажа и должны храниться на предприятии в течение 75 лет.
Кадровые приказы, в которых отражается уход в отпуск или командировка, получение премии или дисциплинарное взыскание. Эти документы хранятся от 3 до 5 лет.
Трудовой договор заключается в обязательном порядке с каждым сотрудником независимо от того, какой срок он планирует отработать на предприятии.
При создании рабочих мест для каждого работника проводится специальная оценка условий труда. Документы, отражающие СОУТ должны храниться до момента обновления. Как правило, это происходит 1 раз в 5 лет.
Есть ряд документов, ведение которых не является обязательным с законодательной точки зрения, но присутствуют на каждом предприятии. Это должностные инструкции сотрудников, коллективный договор и другие.
Для того, чтобы правильно оформить все бумаги, нужны определенные знания. Часто сотрудники кадровой службы допускают ошибки, оформляя рабочую документацию.
При оформлении трудового договора нужно тщательно проверять наличие всех документов, включая медицинское свидетельство и справку об отсутствии судимости. Без этих документов работник не сможет быть допущен к ряду производственных процессов.
Другая распространенная ошибка, которая совершается в силу небрежности — это оформление нового сотрудника на должность, не соответствующую штатному расписанию. Или создание ситуации, когда должность на вредном производстве не соответствует аналогичной в справочнике с квалификационными стандартами.
Сотруднику, который занимается кадровыми вопросами, необходимо знание основ экономики и бухгалтерии. Кроме того, необходим аналитический склад ума, а также такие черты, как ответственность, аккуратность и педантичность.
Для желающих разобраться во всех тонкостях работы кадровика мы организовали курс профессиональной переподготовки по особенности оформления кадровых документов и организации кадрового делопроизводства.