Независимо от того, осознаем мы это или нет, мы, люди, осуществляем все виды проектов в нашей жизни. Проект, который имеет предопределенную цель, начало и конец. Некоторые, естественно, в этом хороши, а другие - хуже. Поэтому мы можем повысить успех наших проектов, переключив внимание и акцент на управление этими проектами.
Люди всегда были, есть и смогут успешно реализовывать свои проекты всех видов. Но не у всех есть такая возможность, и хорошее управление проектами не так просто. Вот почему управление проектами превратилось в отдельную область, которая систематически изучалась многими успешными и неудачными проектами за последние полвека. Результатом стало множество рекомендаций, которые со временем привели к созданию комплексных методологий для успешного управления проектами от начала до конца.
Качественное управление проектами экономит много усилий в достижении целей клиента. Чем чаще человек управляет проектами и чем крупнее и дороже эти проекты, тем важнее их экономичное и эффективное управление. Давайте посмотрим, что такое управление проектами и что это влечет за собой.
Дефиниция управления проектом
1) Проект - это деятельность, которая имеет четкую цель, начало и конец. Ресурсы для его реализации ограничены, и поскольку он отклоняется от обычной повседневной практики, его результат заранее не определен. Это может быть материальным или нематериальным: строительство, новый веб-сайт, воссоединение школы или ремонт ванной комнаты - все это примеры проектов различного масштаба.
2) Управление проектами - это процесс, с помощью которого отдельные лица или организации используют свои ресурсы для реализации проектов. (Термины управление проектом и английский термин management, которые обычно используются в нашей стране, имеют одинаковое значение.)
3) Методология управления проектами - это способ управления проектами. Эта методология может быть либо принятой (например, PRINCE2 или PMBOK), либо собственной, адаптированной к конкретным потребностям. Однако мы не называем методологию интуитивно понятными подходами к управлению, потому что они по своей природе случайны и, следовательно, неповторимы, неопределимы и практически не доступны.
Преимущества лучшего управления проектами
При оценке успеха проекта, вероятно, наиболее важным является то, был ли он успешно завершен. Другими критериями являются качество результата, время и стоимость.
Знание методологии качества является необходимым условием для управления более крупными проектами и в то же время обеспечивает значительное конкурентное преимущество для заказчиков. Другие преимущества связаны, главным образом, с организацией рабочих групп - введение четкой методологии дает повторяемые методы и процедуры, которые легче донести до новых членов проектной команды и способствуют лучшему разделению обязанностей и ясности документации.
Принципы успешных проектов
Успешное управление проектом зависит не только от принципов, перечисленных ниже, но особенно от хорошего управления временем. Следующие пункты могут показаться простыми и понятными, но, особенно для крупных проектов, может быть трудно следовать им всем. В то же время часто бывает достаточно сломать только одного из них, чтобы поставить под угрозу проект. Поэтому для успеха проекта хорошо иметь под контролем все следующие подэлементы.
- Цели проекта - уточнить, чего должен достичь проект, и подумать о том, является ли проект осуществимым или есть ли лучшие альтернативы для потребностей клиента.
- Поддержка организации-заказчика - если проект назначен кем-то, договориться с организацией-заказчиком о четкой поддержке проекта в самом начале, включая его обязательства по предоставлению необходимых ресурсов (денег, людей, документов и т. д.).
- Команда проекта - люди, с которыми вы работаете и участвуете в проекте, являются ключом к хорошему результату, поэтому важно иметь способных и ответственных членов.
- Полномочия и обязанности - в большинстве случаев в проекте участвует больше людей, поэтому необходимо четко разделить полномочия и обязанности, которые определяют руководителя проекта с общей ответственностью за результат, который контролирует работу других членов команды.
- Мониторинг качества - необходимо определить требования к качеству результата и контролировать развитие на протяжении всего проекта (если инспекции проводятся постоянно подрядчиком, запишите их результаты).
- Разделение на этапы / задачи - хорошо разделить проекты на легко измеримые и достижимые разделы / задачи.
- Планирование - более крупные и сложные планы требуют общего планирования всего проекта и более детального планирования его отдельных частей.
- Пересмотр проекта - с регулярными еженедельными / ежемесячными интервалами проверяйте и оценивайте проект по мере его развития по сравнению с первоначальным планом и, если нет необходимости изменять проект под влиянием новых обстоятельств.
- Мониторинг контекста - ни один проект не существует в вакууме, поэтому необходимо уделить должное внимание общению со всеми заинтересованными сторонами и рассмотрению возможных последствий и воздействий на проект.
- Документация - хранение четкой документации для лучшего обзора и будущих возвратов к проекту во время их проверки.
- Завершение и передача - успешное завершение проекта включает, среди прочего, надлежащую передачу всей документации и результатов проекта.
- Итоговое резюме - полезно учиться как можно больше у каждого завершенного проекта и никогда не повторять одни и те же ошибки.
Вывод
Жизнь предлагает реализовать ряд проектов не только в виде возможностей трудоустройства, но и собственных представлений и вызовов в личной жизни. Лучше всего реализовывать те, которые нам небезразличны и в то же время не противоречат нашим убеждениям. Это само по себе может увеличить успех проектов больше, чем лучшая методология.