Как принимать решения, если один отчёт показывает одно, а другой — противоположное? Нормальный управленческий учёт, по умолчанию, должен быть точным и достоверным. Разные формы должны проверять друг друга и в итоге давать единую картину. К нам регулярно обращаются клиенты, которые бьются с задачей просто понять, почему же у них не сходятся данные и что сделать, чтобы это наконец произошло.
КЛИЕНТ
Крупная оптовая компания с огромным количеством поставщиков и покупателей.
ПРОБЛЕМА
Несмотря на то, что управленческий учёт в компании как бы был, собственник регулярно получал противоречивые данные. Отчёт о доходах и расходах (ОДР), например, показывает, что компания заработала 2 млн ₽, а баланс говорит о том, что компания понесла убытки в 5 млн ₽. И совершенно не понятно, какому из отчётов верить. При больших оборотах такая управленка «скачет» на плюс-минус 15 млн ₽.
Главное — непонятно, какие выводы делать, какие решения принимать, чтобы управлять ситуацией, как построить прогноз, как вообще оценить эффективность бизнеса.
В «сытые» времена бизнес ещё может себе позволить некоторую «погрешность» в данных. Но если на дворе кризис или если собственник планирует всерьёз маштабироваться — точные данные уже must have.
ЗАДАЧА
Наконец разобраться, почему цифры из двух отчётов не бьются, настроить их корректно, понять реальный финрез.
Читайте также: кейс об эффективном управлении товарными запасами в рознице
ЧТО МЫ СДЕЛАЛИ
Мы проверили, на основе каких данных формируются отчёты, и выяснили, что всему виной то, что много данных заносится в регистровую базу, зачастую — с большим количеством ошибок.
Дело в том, что учёт можно вести двумя способами. Первый — это план счетов, где используется принцип двойной записи и расход всегда автоматически равен доходу: если от контрагента пришло 10 тыс. ₽, то у нас в одной графе появится доход в этом размере, а в другой — точно такой же долг перед контрагентом. То есть дебет равен кредиту. Этот принцип используется в системах 1С:Бухгалтерия, 1С:Комплексная автоматизация.
А есть регистры — отдельные таблицы с данными, в которых информация может разниться: например, в таблице прихода указана сумма, а в другом регистре, в долгах контрагента, записи нет или сумма отличается. Такая система используется в программах 1С:Управление и торговля, 1С:ERP. Причин для таких ошибок много — от неверной настройки системы до человеческого фактора. Именно поэтому баланс и ОДР показывали абсолютно разную картину.
Это очень распространённая ситуация, если судить по запросам в поисковиках и нашему опыту, и с ней может столкнуться практически каждая компания, которая ведет учёт — весь или частично, — не используя двойную запись.
Итак, чтобы баланс наконец «пошёл», мы нашли и исправили ошибки в базе, проверили каждый документ, каждый из 30 видов отчётности, и настроили учётные программы. В целом, корректная настройка базы заняла порядка 40% от общих трудозатрат по проекту настройки управленческого учёта для этого клиента.
РЕЗУЛЬТАТ
Уже через месяц собственник компании искренне радовался тому, что баланс и ОДР совпали. Правда, оба этих отчёта показали убыток по итогам месяца, но это уже другая история. Главное, что владелец бизнеса получил достоверную информацию, на основе которой можно принимать взвешенные решения и строить прогнозы.
Сложность в подобных вопросах для многих компаний заключается в том, что эта задача находится в «слепой зоне» — на стыке программирования и бухучёта. Чтобы корректно настроить автоматизацию учёта необходимы совместные усилия программиста (разбирается в программах) и бухгалтера (понимает принципы бухучёта). Но часто, эти двое плохо понимают друг друга и не могут говорить на одном языке.
Финаналитики и бухгалтеры нашей компании обладают скиллом — брать бизнес-задачи собственника, приправлять финансовой экспертизой, добавлять бухгалтерской специфики и ставить ТЗ программистам таким образом, чтобы получалась реально работающая система.
Настроить управленческий учёт