1. Порядок и сроки хранения бухгалтерских, налоговых и кадровых документов организации на бумажном носителе
Хозяйствующие субъекты в Российской Федерации независимо от формы собственности и вида деятельности, которые по российскому законодательству обязаны вести бухгалтерский учет, должны обеспечить сохранность текущих и архивных бухгалтерских документов [1]. Документы, с которыми работает бухгалтерская служба хозяйствующего субъекта (организации) можно условно разделить на две группы:
- бухгалтерские документы, включая кадровые;
- налоговые документы (документы, связанные с исчислением налогов и страховых взносов).
Хранение первичных, сводных, отчетных и иных бухгалтерских документов организаций регулируется следующими нормативными документами:
- Федеральный закон от 06.12.2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 29 «Хранение документов бухгалтерского учета»);
- Федеральный закон от 22.10.2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
1.1. Порядок хранения бухгалтерских и налоговых документов
В соответствии с п. 3 ст.29 Закона №402-ФЗ « О бухгалтерском учете» организация должна обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (повреждений). Для целей хранения образовавшихся в процессе деятельности архивных документов согласно п. 2 ст.13 Федерального закона от 22.10.2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации и граждане вправе создавать архивы.
Порядок обработки и хранения документов в архиве организации регулируется «Основными Правилами работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.). Архив организации размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания. Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:
- комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);
- комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения);
- регламентированная процедура приема/выдачи архивных дел, назначение ответственного лица (архивариус) по их приему/выдаче и организации размещения дел в помещении архива.
Система мер по хранению должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив и при их хранении. При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику состава и видов документов, характерного для конкретного архива. Организация должна разработать и утвердить перечень документов, подлежащих сдаче в архив структурными подразделениями (отделами), утвердить порядок выдачи дел из архива и обеспечить контроль за соблюдением процедуры и сроков их сдачи, выдачи и возврата. Документы, хранящиеся в архиве организации должны быть оформлены и учтены надлежащим образом в соответствии с Правилами работы архивов организации.
Требования к оформлению дел, принимаемых в архив организации:
- оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации;
- в зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел;
- полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает:
- подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов дела;
- составление листа-заверителя;
- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела);
- дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Согласно «Основным правилам работы архивов организаций», утвержденным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002г., в архиве организации по результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел по документам:
- постоянного хранения;
- временного (свыше 10 лет) хранения;
- по личному составу;
- а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению.
Дела с истекшими по перечню сроками хранения включаются в акт о выделении к уничтожению и подлежат уничтожению. При организации хранения документов можно воспользоваться услугами специализированной архивной компании (обработка и подбор документов, формирование и хранение дел и др.). Росархив РФ приказом № 236 от 20.12.2019г. утвердил новый перечень типовых управленческих документов организации и установил новые сроки их хранения. Данный приказ Росархива вступил в силу 18 февраля 2020 года. Прежний перечень документов, утвержденный Министерством культуры РФ, утратил силу.
1.2. Сроки хранения основных бухгалтерских, налоговых и кадровых документов организации на бумажном носителе
Основные опорные моменты, которые необходимо знать руководителю организации при ее создании и работе, в части исполнения законодательных норм РФ в вопросе соблюдения сроков хранения основных бухгалтерских, налоговых и кадровых документов [5]:
- перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержден приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. N 236 с учетом положений федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов;
- перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения [5];
- перечень состоит из 12 разделов:
- раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;
- разделы 2-4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;
- раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;
- раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;
- раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;
- раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;
- раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;
- раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;
- раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;
- раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).
В таблице 1 приведены сроки хранения основных документов налогового, бухгалтерского и кадрового учета организаций [4], действующие с 2020 года. согласно приказа Росархива от 20 декабря 2019 г. N 236.
Полный текст статьи: https://corpinfosys.ru/archive/issue-10/86-2020-10-accountingdocs