Электронный документооборот призван автоматизировать получение и отправку документов компании и обеспечить их сохранность.
Сейчас подключение к ЭДО становится необходимостью для всё большего числа организаций.
Среди преимуществ ЭДО перед бумажным документооборотом можно выделить:
• Экономию времени и ускорение обработки документов;
• Безопасное хранение документации без затрат на содержание помещения архива и наем дополнительных сотрудников;
• Снижение числа ошибок, допускаемых из-за человеческого фактора;
• Сокращение расходов
за счёт отсутствия необходимости тратиться на покупку офисной техники, расходных материалов (например, бумаги и картриджей), а также на пересылку документов.
Переход на ЭДО предполагает подключение к одному из операторов электронного документооборота. Рассмотрим процесс подключения подробнее.
Пошаговое подключение к ЭДО
1 шаг. Получите электронно-цифровую подпись.
Различают несколько видов ЭЦП: простые, неквалифицированные и квалифицированные.
Неквалифицированная подпись подойдёт для внутреннего обмена документами и отправки в другие организации, но более универсальным вариантом является УКЭП – усиленная квалифицированная электронная подпись.
2 шаг. Выберите оператора ЭДО и тариф.
Наиболее распространённые системы ЭДО: «Такском», «Диадок», «СБИС», «Калуга Астрал».
При выборе следует ориентироваться не только на цену, но и на особенности дальнейшей работы: роуминг (обмен документами с другими операторами); возможность интеграции; доступность техподдержки в любое время; дополнительные услуги, входящие в тариф.
Чтобы определиться с тарифом, проанализируйте количество получаемых и отправляемых организацией документов и выберите подходящий.
3 шаг. После выбора оператора зарегистрируйтесь на официальном сайте и следуйте инструкциям, чтобы заключить договор и получить идентификатор участника.
Электронный документооборот подключен, но это ещё не всё.
Следующий шаг – уведомить контрагентов о переходе на ЭДО.
Тем, кто уже работает электронно, достаточно просто отправить приглашения внутри сервиса или же принять приглашение к работе от них, а контрагентам, работающим по старинке, следует направить предложение подключиться к электронному документообороту.
Переход на ЭДО нужно зафиксировать официальным документом, с которым следует ознакомить всех сотрудников, а затем провести обучение работе с системой, назначив ответственных за внедрение.
Преимущества ЭДО теряют свою значимость, если большую часть сотрудников составляют люди, которым затруднительно осваивать технологии, а основные контрагенты не планируют переходить с бумажного документооборота.
В таком случае с нововведениями торопиться не следует.
Читайте статьи на нашем сайте и в группе ВК.