На работе и в повседневной жизни мы стараемся быть эффективными, следуем правилам time management и работаем в режиме многозадачности. Везде где бы я ни работал, многозадачность была важным навыком: про неё спрашивали на собеседовании, про неё говорило высшее руководство на открытых встречах, ну и на практике я всегда должен был делать несколько задач одновременно. Например, обсуждать новый проект с коллегами, общаться с клиентами, готовить отчёты или аналитические материалы к собранию, а ещё другу надо ответить на сообщение в мессенджере и проверить ленту в социальной сети.
Такой ритм был и остается привычным для меня. Но такой ли это правильный подход к организации своего времени и дел? Правда ли многозадачность - благо и сильное качество, о котором говорят на каждом углу? Или все же концентрация на одной задаче не только более эффективный подход, но и более качественный?
Я часто задумывался над этим, а не так давно наткнулся на ряд статей по этой теме. Поэтому и решил написать пост об этом. Ниже выдержки из англоязычных статей, которые я перевел и разбавил своими мыслями.
Приступим.
Можно с уверенностью сказать, что все мы тратим на электронную почту и мессенджеры больше времени, чем хотелось бы, ведь они всегда запущены, и у нас всегда есть соблазн «быстренько» их просмотреть. Из-за этого мы конечно же отвлекаемся и разрываем то время, в которое мы могли бы сосредоточенно работать, на промежутки.
Это и заставляет задаться вопросом: сколько времени мы тратим на использование средств коммуникации одновременно с выполнением других задач? Кросс-платформенный сервис учета времени и продуктивности RescueTime проанализировал данные 50 тысяч пользователей и выявил, что 40% нашего продуктивного рабочего времени тратится на многозадачность.
Существует множество исследований, показывающих что многозадачность для нас вредна. А наука даже говорит, что многозадачность невозможна. Когда мы пытаемся «делать несколько дел одновременно», мозг просто быстро переключается между разными задачами. Многозадачность не делает нас более эффективными, а наоборот, приводит к снижению производительности и концентрации внимания, а также к повышению уровня стресса. Мы не Iphone, который одновременно проигрывает музыку и показывает фотографии. Человеческий мозг может выполнять только одну задачу, но при этом он очень быстро может переключиться на другую.
Большинство из нас не воспринимают использование электронной почты или мессенджера как многозадачность. Однако это такая же многозадачность, при которой мы постоянно открыты для перерывов. Ведь вы бы не хотели, чтобы водитель автобуса читал газету, пока везет вас на работу, верно?
Как я уже сказал, 40% времени тратится на проверку электронной почты и мессенджеров - это означает, что почти половина времени, которое вы отводите на продуктивные задачи, на самом деле уходит на коммуникационную многозадачность.
Итак, почему это проблема?
С одной стороны, мы привыкли отвечать на электронные письма и уведомления как можно быстрее в ущерб другой работе. Исследования проведенные Техническим университетом Лабфоро говорят нам о том, что до 70% полученных писем открываются в течение 6 секунд после получения. А после того, как вы проверили электронную почту, вам потребуется в среднем 64 секунды, чтобы вернуться к тому, что вы делали до этого. Хуже того, другое исследование показало, что если электронное письмо предполагает выполнение каких-либо действий вне почтового ящика, возврат к исходной задаче занимает более 9 минут.
Касательно общего времени, проведенного без переключения между задачами, все те же университетские исследования показали, что у среднего работника умственного труда есть только 1 час и 12 минут в день для полностью сконцентрированной работы. Только вдумайтесь, это всего один час в день или всего 7 часов в неделю. Ужасно мало.
Но несмотря на это, электронная почта и мгновенные сообщения необходимы в большинстве современных профессий и от этого никуда не уйти.
В одном исследовании Глория Марк - профессор кафедры информатики в Калифорнийском университете в Ирвине, обнаружила, что работники в среднем тратят только 3 минуты на любую заданную задачу, затем отвлекаются примерно на 2 минуты на какой-то цифровой девайс.
Из-за того, что у нас нет долгих непрерывных периодов работы, наш разум быстро отучается концентрироваться и становится более уязвимым к отвлечению внимания.
Мы подвергаем себя ненужному риску
Задумываясь о том, что мешает сфокусированной работе, вы, вероятно, предполагаете, что это какое-то внешнее вмешательство. Тем не менее, Марк объясняет, что мы прерываем себя сами — наравне с внешними источниками. Постоянно оставляя коммуникационные инструменты открытыми, мы подвергаем себя как внутреннему, так и внешнему влиянию.
Теперь подумайте о том, что происходит, когда вы мимоходом просматриваете электронную почту. Если вам повезет, вы увидите только несколько задач, с которыми вам придется столкнуться в какой-то момент. Однако вы также можете получить сообщение, которое полностью отнимет у вас день или испортит настроение.
Иногда кажется, что мы должны немедленно отвечать на каждое входящее письмо, не так ли? Постоянная коммуникационная многозадачность заставляет нас думать, что это — самая важная часть дня.
Жонглирование задачами только затягивает их исполнение
Один из способов измерить последствия многозадачности — это сравнить сколько времени уходит на выполнение задачи, когда мы не прерываемся, с тем, сколько времени задача отнимает, когда мы пытаемся выполнять несколько задач одновременно.
Когда вы работаете в режиме коммуникативной многозадачности — в котором часто требуется время для понимания контекста, определенный уровень осмысления, достаточная сила воли и концентрация — вы, по сути дела, тормозите свою производительность.
Коммуникационные инструменты необходимы, но только лишь от вас зависит их правильное использование. Легко преуменьшить какое влияние производят открытые коммуникационные инструменты на вашу производительность.
Все эти результаты исследований, которые я собрал в сети, показывают, что с проблемой коммуникационной многозадачности сталкивается большинство. И так как не существует универсального ответа на вопрос многозадачность это хорошо или плохо, в современном мире, без неё просто не обойтись. Поэтому, лично я, пытаюсь балансировать между концентрацией на одной задачей и умением быстро переключаться и погружаться в новый вопрос.
Специально не делаю выводов в конце статьи, пусть каждый читатель, у которого данная тема и в частности моя статья вызывает отклик, сам поразмышляет и сделает свои выводы.