Сегодня аутсорсинг бизнес процессов не воспринимается уже, как нечто диковинное и непонятное. Многие российские компании, следуя за западными коллегами, передают различный функционал на аутсорсинг. Одно из самых распространенных – передача ведения бухгалтерии сторонней компании. Бухгалтерские компании на рынке бухгалтерских услуг встречаются разные. Как и везде, есть порядочные, есть не очень. Часто о том, что компания «не очень», клиент узнает уже на этапе расторжения договора о сотрудничестве. И вот тут-то и всплывают на поверхность подводные камни. Большая часть клиентов, в лучшем случае, просмотрит финансовые условия договора, а на остальное просто не обратит внимание, а зря! Заключая договор с бухгалтерской компанией, я бы советовала клиенту сразу подумать о том, что будет при его расторжении?
Предмет договора
По закону «О бухгалтерском учете» (402-ФЗ) руководитель компании для ведения бухгалтерского учета может либо нанять главного бухгалтера или иного специалиста, вести учет сам (для компаний малого и среднего бизнеса), либо должен заключить договор об оказании бухгалтерских услуг.
Важно, чтобы в предмете договора было поименовано именно оказание бухгалтерских услуг, а не каких-то абстрактных консультационных. Ведь компания, во-первых, заключив договор именно на бухгалтерские услуги соблюдет все требования 402-ФЗ, во-вторых, каждая компания всегда должна будет экономически обосновывать свои расходы, и чем конкретнее расходы, тем проще это будет сделать.
Также важно, чтобы предмет договора звучал как можно детальнее. Если это бухгалтерские услуги, то нужно расписать, какие именно, чтобы в случае какой-либо конфликтной ситуации с бухгалтерской компанией вам не сказали, что конкретно эта услуга не была включена в договор, поэтому мы этот отчет не сдавали.
Например, если речь идет про расчет зарплаты, то желательно конкретно прописать:
- Количество сотрудников, по которым надо делать начисления
- Периодичность услуги. Сколько раз в месяц будет происходить расчет
- Расчет договоров ГПХ. Будет ли он входить в стоимость?
- Упомянуть межрасчеты, такие как премии, отпуска, больничные, расчет командировок по среднему заработку и прочее
- Конкретные отчеты, которые входят в стоимость. Например, подготовка отчетности в ИФНС, ФСС и ПФР ежемесячно, квартально и раз в год (4-ФСС, РСВ, СЗВ-М, 6-НДФЛ, 2-НДФЛ, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД). Можно добавить фразу и другую отчетность, связанную с начислением заработной платы, предусмотренную российским законодательством. Это особенно актуально в свете постоянно меняющихся форм отчетности.
- Подготовка платежных поручений на уплату налогов и страховых взносов. Будет ли входить в стоимость?
- Текущее консультирование сотрудников по вопросам начисления заработной платы.
- Отправка расчетных листков в электронном виде на почту Работникам Клиента .
- Подготовка и отправка статистической отчетности в Росстат.
Конечно, нельзя предусмотреть всего и любая уважающая себя бухгалтерская компания не будет до абсурда доводить свои споры с клиентом, но лучше быть готовым к любой ситуации.
Конфиденциальность
Многие пренебрегают этим пунктом или ограничиваются какой-то стандартной фразой. А между тем, любая бухгалтерская компания имеет доступ к огромному пласту информации о компании. Уделяя внимание пункту о конфиденциальности, вы существенно минимизируете риски передачи важной информации о вашей компании сторонним пользователям, или, по крайней мере, будете уверены, что сможете получить компенсацию за утечку данных.
Бухгалтерская база
Чаще всего компания-провайдер бухгалтерских услуг создает базу на своем сервере или компьютере. Иногда клиенты оформляют туда доступ себе, но часто знать не знают, что там творится и где она. И вот тогда самое интересное может начаться при расторжении договора. Некоторые компании прямо прописывают пункты о том, что база - это собственность бухгалтерской компании, что передача базы возможна за дополнительную плату, или что результат услуг при передаче – это распечатанные бухгалтерские ведомости, а сама база остается в компании и т.п. Таким образом, клиент становится просто заложником ситуации и нередко продолжает пользоваться не самыми качественными услугами, чтобы не создавать себе лишних проблем (реально знаю о таких случаях на практике).
Поэтому обязательно отразите этот пункт в договоре. Пропишите, как происходит передача бухгалтерской базы при расторжении договора, пропишите вариант с резервной копией базы с какой-то периодичностью. Также хорошим, но более дорогим для компании вариантом, будет хранение базы на своем собственном сервере или облаке с предоставлением доступа бухгалтерской компании.
Закрытие отчетного период при расторжении договора
Этот момент тоже является важным. Когда клиент решит взять по окончании очередного отчетного периода штатного бухгалтера или поменять провайдера услуги, может случиться ситуация, когда текущая бухгалтерская компания скажет, что обязательства прекращаются в момент расторжения договора. Например, договор решено расторгнуть с 1 июля, но отчетный квартал заканчивается 30 июня и вполне понятно, что за 1 день отчетность за 2 квартал подготовить нереально. Вот тут-то и приходится рассчитывать только на порядочность бухгалтерской фирмы, если в договоре на этот счет ничего не сказано.
Мое мнение, что аутсорсинговая компания должна сдавать отчетность за такой период безо всяких дополнительных плат. Ведь за месяцы, входящие в отчетный квартал, клиент уже оплатил, а значит вполне законно требует сдать отчетность. Да и бухгалтерскую этику никто не отменял.
Компенсация «косяков»
«Не ошибается тот, кто ничего не делает». Увы, от ошибок не застрахован никто, ни маленькая, ни крупная бухгалтерская фирма. К сожалению, законодательно страхование именно аутсорсинговых компаний никак не закреплено. Чаще всего за рекламными лозунгами о том, что наша ответственность застрахована, скрывается обычная страховка гражданской ответственности или страхование аудиторской деятельности. На практике взыскать страховую выплату за бухгалтерские ошибки очень сложно. Если страховка у компании есть это конечно, неплохо. Но еще лучше, если будут прописаны конкретные действия исполнителя – отвечаем за свои «косяки» рублем, компенсируем штрафы и пени, возникшие по нашей вине.
Обработка персональных данных
Пока очень немногие бухгалтерские компании регистрируются в Реестре операторов, осуществляющих обработку персональных данных, хотя должны по закону о защите персональных данных. Не забудьте, что вы будете передавать в компанию данные о своих сотрудниках, поэтому порядок соблюдения законодательства о персональных данных будет не лишним прописать в договоре.
Конечно, даже самый грамотный договор может не уберечь вас от «человеческого фактора» и непорядочности со стороны поставщика бухгалтерских услуг. Однако, хороший договор существенно снизит риски остаться у разбитого корыта.
Если у вас есть сомнения на тему того, так ли хорош договор на бухгалтерские услуги, который вы заключаете, обратитесь к нам и мы бесплатно его проанализируем на наличие рисков.
Генеральный директор
ООО «Аутсорсинговые Решения»
Татьяна Шкарупета
- Подписывайтесь на наш канал и ставьте лайки 👍 , если статья была для вас полезной.
- Остались вопросы или нужна консультация? Напишите в комментарии под публикацией.