Владелец бизнеса, директор, да и просто сотрудник часто сталкивается с необходимостью писать официальные деловые письма своим партнерам или клиентам. Рассказываем вам секреты, как сделать деловую переписку максимально эффективной.
1)Одно письмо - один повод
Пишите отдельное письмо по каждому информационному поводу, так отвечающий точно сфокусируется на поставленном вопросе и даст вам максимально правильный ответ.
2)Тема письма
Перед отправкой всегда заполняйте тему письма, даже по самым незначительным поводам. Так ваш партнер или клиент смогут сразу понять о чем идет речь и всегда найти это письмо среди остальных.
3)Всегда приветствуйте
Это просто хороший тон, не забывайте об этом.
4)Email-переписка не для формального общения
Перенесите все неформальное общение в мессенджеры. Используйте почту только для важных и деловых писем.
5)Маркируйте письма
Если вы отвечаете на какое-то письмо, не забывайте об этом упомянуть в начале, так получателю письма будет намного легче и понятнее что вы ему прислали.
6)Благодарите
Поблагодарите вашего собеседника за письмо.
7)Важная мысль
Выделяйте самое важное полужирным шрифтом, только не используйте этот инструмент слишком часто.
8)Контакты
Прилагайте в конце письма ваши контакты, чтобы получатель смог связаться с вами в любой момент.
9)Ошибки
Всегда проверяйте письмо перед отправкой на ошибки в словах и пунктуацию. С грамотным человеком всегда приятнее общаться.
10)Быстрый ответ
В деловой среде принято отвечать на Email в течение нескольких часов или хотя бы в течение дня.