Итак, вы менеджер по персоналу в поисках подходящего шаблона, чтобы сэкономить время? Как говорят в Одессе, их есть у нас. А еще есть полезные советы по дизайну и контенту электронных писем.
Что бы вы ни делали – приветствуете нового сотрудника, сообщаете команде какие-то новости… - вы тратите много времени, если создаете письмо с нуля.
Stripo предлагает несколько готовых шаблонов специально для HR, с которыми вы существенно сэкономите время. Общайтесь с сотрудниками проще и намного быстрее. Редактируйте контент наших шаблонов и отправляйте их новым кандидатам прямо сейчас.
Мы предлагаем базовые шаблоны, которые нужны каждому HR-менеджеру:
1. Приветствие нового сотрудника в первый рабочий день
Как менеджер по персоналу вы безусловно хотите, чтобы всем членам вашей команды было комфортно работать.
Поэтому приветственное письмо, отправленное за несколько дней до первого рабочего дня или прямо в этот день, поможет новому сотруднику познакомиться с руководством или с людьми, с которыми он будет часто общаться.
Будет очень кстати, если вы также поделитесь их контактной информацией.
Не забудьте добавить их фото.
Новые сотрудники оценят вашу заботу по достоинству – это поможет им избежать неловких ситуаций, когда они по ошибке заговорят не с теми людьми :)
Помню, когда я только присоединилась к своей нынешней команде и получила такое письмо от HR – было очень полезно прочитать “корпоративную википедию” с основной информацией о компании: ключевые события, цели и статистика, основные партнеры и конкуренты нашей команды.
Отправьте новым сотрудникам эту информацию в приветственном письме.
Вы также можете добавить информацию о курсах, которые они пройдут после прохождения испытательного срока.
2. Сообщение о новом сотруднике
Каким бы большим не был ваш офис, сообщите всем, что к вашей команде присоединился новый сотрудник, и укажите, когда он придет.
Обязательно добавьте фото этого человека.
Здесь стоит перечислить его основные обязанности и указать контактную информацию, чтобы все сотрудники знали, какие вопросы им нужно будет обсудить с новым человеком.
Мы также добавили в HR-шаблон “Сообщение о новом сотруднике” специальный раздел, где новый сотрудник может самостоятельно представиться и поприветствовать команду. Человек может быть слишком застенчивым или слишком занятым, чтобы лично сказать каждому “привет”. Пусть он сделает это при помощи электронной почты :)
3. Вежливое напоминание о важных событиях
Бывает, что сотрудники в курсе важных событий компании, но при этом они слишком заняты, чтобы постоянно держать все это дело в голове.
Вы окажете им любезность, напомнив о важных событиях.
В нашей компании HR-менеджеры напоминают нам о днях рождения членов команды, еженедельных и ежемесячных встречах, праздниках и т.д. И мы никогда не забываем позвонить коллегам, чтобы поздравить с днем рождения. Это, безусловно, позитивно влияет на атмосферу в нашей команде.
Неважно, что это за событие – вечеринка по случаю дня рождения, на которой вы все собираетесь, чтобы сказать приятные слова именинникам, или встреча с клиентами – обязательно используйте кнопку “Добавить в календарь”. Вы можете назвать ее как хотите. Кнопка “Да, я в курсе”, которую мы использовали в этом шаблоне, лучше всего соответствовала текущей ситуации.
Обязательно подключите эту кнопку к Google или iCalendar, если вы хотите, чтобы никто из сотрудников не забыл ;)
Вы также можете самостоятельно создать HR-письмо с нуля. Если это ваш случай – прочитайте информацию ниже.
Типы писем для HR и их контент
По сути, все письма, которые отправляют HR-менеджеры, можно разделить на две категории:
- Внешние письма – те, которые отправляются кандидатам;
- Внутренние письма – отправляются сотрудникам.
Внешние письма
Как специалисту по персоналу вам приходится отправлять тысячи писем потенциальным кандидатам, прежде чем они присоединятся к вашей команде.
1. Предложение работы
Вам нужно связаться с новым кандидатом?
Здесь следует сосредоточиться на проекте, который вы предлагаете вниманию кандидата.
Вы можете описать преимущества работы в вашей команде.
Если вы хотите добавить маркированные списки, чтобы облегчить восприятие письма, найдите их в настройках текста — это на панели инструментов прямо над шаблоном, с которым вы работаете.
Чтобы активировать список, вам нужно кликнуть по нужному раздел текста в шаблоне.
2. Письмо-подтверждение о собеседовании
Кандидат принял ваше предложение о работе и даже успешно справился с тестовым заданием?
Вы позвонили этому человеку, чтобы договориться о дате собеседовании. Теперь вам нужно отправить письмо с подтверждением.
Как и в любом письме-подтверждении встречи, вам нужно сделать акцент на дату, время и место.
Если это онлайн-митинг, укажите, что вы предоставите кандидату ссылку за час до встречи. Если вы используете одну и ту же ссылку для всех собеседований, можно указать ее в письме с подтверждением интервью.
Если это встреча состоится офлайн, есть смысл добавить в футер письма карту с местоположением вашего офиса.
3. Представление коллег по команде
Интервью прошло успешно, и новый кандидат собирается присоединиться к вашей команде?
Теперь пришло время поприветствовать нового сотрудника, представить всех членов команды, рассказать о планах и стратегии компании. Вы можете использовать готовый шаблон “Первый рабочий день”.
Внутренние письма
Что касается внутренних писем, мы не будем останавливаться на их контенте, так как уже говорили об этом в предыдущем посте “Как создать внутреннюю рассылку для сотрудников компании”.
Поэтому лучше поговорим о некоторых требованиях к дизайну всех корпоративных рассылок.
Обязательные элементы в письмах от HR-специалистов
Какое бы письмо вы не создавали, внутреннее для сотрудников или офер для кандидатов — следующие элементы являются обязательными и делают ваши письма более профессиональными.
1. Корпоративный хедер
Разумеется, все корпоративные письма для внутреннего и внешнего использования обязательно должны содержать логотип компании.
При желании хедер можно сделать чем-то большим, чем просто лого. Например, наши друзья из eSputnik помещают лого поверх изображения и дублируют тему письма прямо под логотипом.
Обращаясь к кандидатам, всегда используйте один и тот же логотип. Но при отправке внутренних рассылок сотрудникам хедеры можно разнообразить.
2. Подпись
Зачем добавлять подпись, если все получатели и так отлично знают, с кем они общаются?
Во-первых, это жест вежливости и общее правило деловой переписки, к которой относится и ваше HR-письмо.
Во-вторых, подпись позволяет кандидату или вашим коллегам по команде связаться с вами при необходимости любым удобным им способом.
Что должно быть в хорошей подписи HR-письма:
Ваше имя
Обязательно укажите свое имя. Это понадобится кандидатам и новым сотрудникам, чтобы знать, как обращаться к вам при личном общении.
Что касается внутренних писем для сотрудников, указание вашего имени — это скорее жест вежливости.
Контактная информация
Людям может понадобиться связаться с вами удобным способом, чтобы обсудить некоторые вопросы. Предоставьте им такую возможность. Это особенно важно, когда вы переходите на новую страницу в LinkedIn или начинаете использовать новый канал в соцсетях чаще, чем предыдущий.
Если у вас есть корпоративный телефон, который сотрудники могут использовать для связи с вами, обязательно добавьте его в подпись.
Фото
Это необязательный элемент. Но всегда приятно “видеть” человека, с которым общаешься.
Экономьте время, создавая HR-письма в Stripo
Те HR-менеджеры, которые предпочитают создавать письма самостоятельно, а не использовать уже готовые шаблоны, тоже могут сэкономить время. Как?
Сохраняйте наиболее часто используемые модули или целые письма.
Обращаясь к новым кандидатам или отправляя ежемесячные отчеты сотрудникам, вы просто вносите небольшие изменения в шаблон — нет необходимости работать со структурой, хедером, футером, контактной информацией и т.д.
Тема письма
Все темы писем должны быть четкими. Получатели должны понять с первого взгляда, о чем письмо.
Примеры хороших тем писем:
- Встречайте Андреа!;
- Напоминание о дне рождения Джульетты;
- Джейсон покидает нашу команду. Поспешите завершить общие задачи;
- Кейт переезжает в другой офис;
- Голосование: выбираем дату корпоративного праздника;
- Рождественская вечеринка состоится…;
- Ежемесячные отчеты за МЕСЯЦ;
- Еженедельный митинг начнется через 20 минут.
В завершение
Выберете ли вы наши готовые шаблоны или вы решили создать свои с нуля — в любом случае придерживайтесь основных рекомендаций:
- Указывайте имя отправителя;
- Придерживайтесь корпоративного стиля. Речь не только о дизайне, но и о стиле общения;
- Отправляйте внутренние письма регулярно.