В 2020 году многим компаниям пришлось перейти на удаленный режим работы и при этом требовалось сохранить прежнюю продуктивность. Многие считают, что в такой ситуации CRM-система — спасение, но можно обойтись и без нее.
Корпоративный мессенджер
Почему это нужно?
Вне зависимости от сферы деятельности, самое главное — быть в курсе ситуации и обсуждать задачи. Для этого абсолютно не подходит почта или Telegram! Бесконечные цепочки писем очень путают, а совмещение в одном мессенджере личного и рабочего общения приводит к неловким ситуациям. В то же время общение в WhatsApp, например, может подойти небольшой команде, у которой мало проектов.
Лучший выбор: Slack (доступен бесплатный план)
Это один из самых популярных инструментов для индивидуального и группового общения. Сервис позволяет делать звонки, обмениваться файлами, использовать сторонние приложения (например, Google Calendar, DropBox, Zoom, Trello и прочие).
Другие инструменты для командного общения:
- Google Hangouts Chat (есть бесплатный план)
- Microsoft Teams (есть бесплатный план)
Удаленная конференц-связь
Почему это нужно?
Для сохранения командного духа, проведения мозгового штурма, объявления новостей, обучения и много еще для чего приходится организовывать видеозвонки: ежедневные короткие созвоны — спасение для небольших команд.
Лучший выбор: Zoom (доступен бесплатный план)
За время пандемии этот инструмент доказал, что может предоставлять стабильное качество связи и множество функций: проведение видеовстреч, чат в режиме реального времени, запись видео, совместное использование экрана, интеграцию календаря и даже изменение заднего фона. А тем, кто раньше использовал для планирования «Google Таблицы», Zoom заменил планировщик.
Другие инструменты для видеосвязи:
- Skype (есть бесплатный план)
- Go ToMeeting
- Join.me
Управление проектами
Почему это нужно?
Перед любой командой каждый день стоит множество задач, и чтобы отслеживать статус их выполнения, обсуждать изменения, передавать обязанности и, конечно, оценивать продуктивность членов команды, пригодится специальный сервис.
Лучший выбор: Trello (доступен бесплатный план)
В Trello можно создавать панель инструментов, которая позволяет работать над крупными проектами и мелкими задачами, связанными с ними. Каждое небольшое задание, называемое «карточкой», может быть помечено цветной меткой и текстом. К каждой карточке можно прикреплять ответственных за нее членов команды и устанавливать им дедлайны.
Другие инструменты для управления проектами:
- Basecamp
- Jira
- Asana (есть бесплатный план)
- GitHub
Тайм-менеджмент
Почему это нужно?
Может показаться, если у вас есть сервис для управления проектами, то зачем инструмент для тайм-менеджмента? В условиях удаленного офиса очень легко потерять счет времени и начать прокрастинировать, поэтому лучше перестараться, чем сорвать все сроки.
Лучший выбор: Google Calendar (доступен бесплатный план)
Это простой и интуитивно понятный календарь, который к тому же есть у многих в качестве приложения на телефоне. Он позволяет четко составить свое расписание и координировать действия между членами командами и клиентами для проведения встреч, рабочих сессий, корпоративных мероприятий и даже праздников. Возможность проверить календарь коллег с помощью пары щелчков мыши позволяет избежать конфликтов в расписании и обеспечить каждому время, необходимое для работы.
Другие инструменты для тайм-менеджмента:
- iDone This — обновление статуса задач
- RescueTime — трекер использования компьютера
- Toggl — трекер отслеживания проектов (есть бесплатный план)
- Time Doctor — трекер отслеживания проектов и использования времени
Написание и редактирование текстов
Почему это нужно?
Хотя в удаленном офисе команда часто проводит видеоконференции и созвоны, большая часть общения проходит по электронной почте или в чате. И в принципе работа большинства людей состоит в написании и редактировании текстов, составлении документов и маркетинговых планов. И текстовые редакторы, позволяющие проверить грамматику в переписке с деловыми партнерами или при составлении описания приложения, созданного для App Store, будут полезны не только журналистам, но и предпринимателям.
Лучший выбор: «Текст.ру» (доступен бесплатный план)
Доступна не только проверка орфографии, но и оценка уникальности текста, что необходимо, если вы ведете корпоративный блог или сайт.
Другие инструменты для работы с текстами:
- «Тургенев» — проверка орфографии и аналитика текстов по алгоритму «Яндекса» «Баден-Баден»
- «Главред» — помощь в создании текста в инфостиле
- Grammarly — проверяет тексты на английском языке
- Evernote — позволяет делать быстрые заметки
Ведение совместных документов
Почему это нужно?
Пересылать туда-обратно разные документы с правками — это прошлый век. Сейчас практически над любым форматом документа можно работать онлайн и иметь совместный доступ (причем с возможностью видеть внесенные правки и откатывать к предыдущим версиям).
Лучший выбор: Google Drive (доступен бесплатный план)
Облачное хранение позволяет получить доступ к любому файлу с любого устройства, в том числе в автономном режиме. А в условиях удаленной работы это неоценимо. Кроме того, сервис позволяет переставлять документы по приоритету и устанавливать разный доступ для каждого файла, папки или пользователя.
Другие инструменты для совместной работы над документами:
- Dropbox (есть бесплатный план)
- OneDrive (есть бесплатный план)
- Adobe Creative Cloud — возможность совместной работы над визуальными материалами
Спасибо, что прочитали эту статью до конца, надеюсь она вам понравилась. Ставьте лайк и подписывайтесь на канал, впереди много интересной и полезной информации в сфере бизнеса, технологий и личностного роста!