Снижение от начальной цены до цены контракта при работе ЭТП — не единственный критерий для оценки эффективности закупок. Важно учитывать расходы на всю организацию закупочного процесса. Директор ONLINECONTRACT Александр Гуров рассказывает, как оптимизировать работу закупщиков, как получать от поставщиков лучшие условия и почему переход на электронные закупки похож на покупку машины.
Стандартизация закупочной деятельности и автоматизация конкретных этапов с помощью электронной торговой площадки позволяет четко организовать бизнес-процессы, сократить административные расходы и получать лучшие условия от поставщиков. Разберем каждый пункт подробнее.
Экономия времени закупщиков
Обычный день закупщика в обычной компании: начальник говорит, что нужно закупить 100 карандашей. Специалист собирает все необходимые требования, оформляет закупочную процедуру и начинает писать письмо-приглашение для поставщиков. Минут сорок пишем, минут двадцать редактируем, два дня согласовываем с начальством. Никто еще ничего не знает, но уже потрачено рабочее время закупщика.
Размещение закупки на электронной торговой площадке занимает меньше времени. По данным пользователей ONLINECONTRACT, экономия только на этапе размещения закупки достигает 2000 рублей. Поставщики через несколько минут уже в курсе ваших потребностей. И, если закупка составлена грамотно, поставщик видит все условия, требования и может составить подходящее предложение. На первый план выходят закупщики-категорийщики — специалисты, которые профессионально разбираются в категориях товаров и умеют ставить адекватные и обезличенные технические условия.
Освобождение закупщиков от рутины приводит к тому, что они находят время взглянуть на рабочие процессы сверху и решают более стратегические и интеллектуальные задачи.
Четкое планирование закупок
Вернемся в наш обычный отдел закупок в обычной компании. В кабинет вбегает начальник цеха и говорит «Подшипники нужны, срочно!». Закупщикам ничего не остается, кроме как на скорую руку оформлять закупку и соглашаться с не самыми выгодными условиями поставщиков, которые из документации просекли, что заказчику важна скорость, а не цена.
Переходя на ЭТП, компания начинает регламентировать процессы. И один из самых важных пунктов — это планирование закупок. Анализ своих потребностей и планирование закупок на долгий период позволяет укрупнять заявки и перейти от розничных цен к оптовым. Кроме того, при планировании вы можете учитывать сезонные скидки, а поставщики могут согласовать график отгрузки и снизить затраты на логистику. Еще один пункт — вы просто не покупаете то, что вам не нужно.
Больше предложений — лучше условия
Экономия при проведении закупочных процессов, по факту, зависит от трех факторов: объема закупки, косвенных расходов на закупку и уровня конкуренции на рынке поставщиков. На объем закупки вы можете влиять благодаря планированию и укрупнению заявок, на косвенные расходы — благодаря автоматизации и оптимизации работы закупщиков, а на рынок — благодаря количеству поставщиков, которые узнали о вашей закупке.
В обычных условиях рынок поставщиков сокращается до списка контактов закупщика. При электронных закупках рынок неограничен. Любая компания, которая производит то, что вам нужно, может поучаствовать в закупочной процедуре. Чем больше поставщиков будут оповещены, тем больше предложений вы сможете получить. Компаниям придется бороться в прозрачной и конкурентной среде, поэтому они будут вынуждены предлагать лучшие условия. Как итог — цена снижается.
С выходом на ЭТП у вас будет три возможных результата:
- появился новый надежный поставщик;
- текущий поставщик предоставил более выгодные условия;
- никто не смог перебить предложения текущего поставщика — значит, вы работаете с лучшим поставщиком на лучших условиях.
Важно помнить, что электронная торговая площадка — просто инструмент. Все зависит от вашей готовности быть открытым для рынка и предоставлять достаточно информации для поставщиков. Благодаря ЭТП вы можете анализировать работу закупщиков и в пару кликов отслеживать, сколько было тендеров, на какую сумму, какие условия предлагали поставщики.
Закупки в компании похожи на покупку машины — мы смотрим не только на сам ценник (стартовую цену и цену контракта), но и держим в уме расход топлива, транспортный налог, техобслуживание и подарки от автодилера. Поэтому чтобы оценить эффективность электронных закупок, нужно считать совокупную стоимость организации закупочных процедур.
ЭТП ONLINECONTRACT сокращает косвенные издержки на закупки, экономит время сотрудников и расширяет круг поставщиков для заказчика.
Хотите узнать, поможет ли Вам ЭТП выгодно совершить закупки? Пройдите бесплатный тест и получите ответ всего за пару минут.
Чтобы получить больше информации об организации и проведении закупок, переходите на сайт onlinecontract.ru или звоните: 8 (800) 555-39-39 или 8 (843) 2-696-696.