Пандемия вынудила искать способы перевода бизнес-процессов в «цифру» даже самых убежденных консерваторов. Компании, работавшие по традиционной «бумажной» схеме, оказались в собственном капкане: сотрудники не могли обменяться документами ни друг с другом, ни, уж тем более, с клиентами, контрагентами и партнерами. Эта проблема спровоцировала рост спроса на сервисы электронного документооборота. Решат ли они все проблемы с «бумагой» и смогут ли поставить на новые рельсы закупки – такой сложный из-за своей многоэтапности и большого количества участников процесс?
Каждая компания работает по своей системе электронного документооборота (ЭДО). Одни обращаются к крупным операторам вроде «Контура» и КОРУСа, другие разрабатывают собственные системы, а третьи принимают в качестве полноценного документа электронные письма или фото оригиналов – даже направленные по What`s app. Последний вариант самый простой и дешевый, однако подобный механизм не гарантирует сторонам юридическую чистоту документов и безопасность.
Обычные сервисы электронного документооборота освобождают специалистов от ручного составления документов, их распечатки, передачи на подпись, проставления печатей, отправки по почте – уже не мало, согласитесь? Благодаря этому увеличивается скорость бизнес-процессов, завязанных на документах, сводится к минимуму риск потери документов, экономятся ресурсы, затрачиваемые на хранение и пересылку бумаг, а также закупку канцелярии. Важно отметить, что электронный документооборот неразрывно связан с понятием электронной цифровой подписи (ЭЦП). Она наделяет электронный документ такой же юридической силой, какую имеет подписанный в офлайне печатный документ.
В пандемию ЭДО был жизненно необходим многим компаниям и предприятиям, поскольку оказался единственным способом быстро и безопасно обменяться документами. Вовремя не подписанный или не согласованный документ мог привести к срыву крупной сделки или поставки товаров. В прошлом же, «доковидном» мире показаниями к применению электронного документооборота были:
- десятки клиентов, подрядчиков и поставщиков и тысячи документов, сопровождающих взаимодействие с ними,
- регулярные взаиморасчеты с заказчиками или клиентами,
- высокие почтовые расходы,
- кабинеты, отданные под архивы.
С точки зрения документооборота закупки – один из самых непростых процессов. Каждый его этап сопровождается большим количеством документов: они обеспечивают корректность и прозрачность процедур.
Вместе с тем закупки – алгоримизированный процесс, а большинство документов имеют типовые формы, поэтому системы электронного документооборота могут облегчить «бумажную» работу даже на самых трудоемких этапах. Это:
- сбор и согласование потребности, закупаемых позиций и плана закупки,
- подготовка и согласование документации для торгов,
- ведение справочника контрагентов,
- фиксация решений по итогам совещаний тендерных комиссий, формирование протокола заседания,
- коммуникация с подрядчиками и поставщиками (отправка запросов, актов, счетов-фактур, универсальных передаточных документов и т.д.),
- договорная работа.
Если с закупщиков можно снять так много задач, почему же электронный документооборот не используется повсеместно? Слишком много барьеров и рисков – пока этот механизм несовершенен.
Во-первых, заново построить систему закупок, в которую включен ЭДО, практически невозможно. Кроме того, что закупочный механизм сложен сам по себе, он неразрывно связан с другими сложными процессами, также много лет работающими по традиционной схеме. Как пример – бухгалтерия. Соответственно, модернизировать нужно не только закупочные, но и все смежные и сопутствующие операции.
Во-вторых, нужно убедить клиентов, контрагентов и партнеров перейти на систему электронного документооборота, настроить ее только внутри компании – недостаточно, это не даст всех желаемых эффектов.
В-третьих, необходимо добиться принятия нововведений сотрудниками. Для этого взаимодействие с системой и всеми участниками должно быть понятным и реально облегчать им жизнь.
В-четвертых, для масштабного внедрения электронного документооборота требуется законодательная база, которой в настоящее время нет. Как и сколько лет хранить электронные документы, как проверить документ на подлинность, если истек срок электронной цифровой подписи, что делать в случае хакерской атаки – так много вопросов и так мало ответов. К слову, существование риска покушения на систему и изменения документов третьими лицами – одна из ключевых причин, по которой эксперты не рекомендуют компаниям переводить все процессы в цифру: кто-то может изменить сумму в счете или удалить важный пункт в договоре.
Сократить количество «бумаги» в закупках нельзя: документальный контроль процессов минимизирует риски нарушения закона. По этой же причине, прежде чем перевести документооборот в закупках в «цифру», нужно добиться четкой работы ЭДО в рамках других, менее рискованных процессов. Тем не менее будущее, в котором отдел закупок не корпит над кипой бумаг, а занимается стратегическими задачами, уже не за горами.