Необходимость поддерживать рабочие места, предоставлять наемным работникам условия для продуктивного труда, оплачивать офисную аренду — все это обходится любому бизнесмену в изрядную сумму. Современные эксперты считают, что использование формата удаленных сотрудников — будущее практически всех видов бизнеса, начиная от деятельности в сфере торговли и заканчивая некоторыми видами производства.
В 2020 году новый тип ведения компании становится актуальным в связи с появляющимися разработками, расширяющими возможности организовать режим компании.
Факторы, которые мешают переводу на удаленку.
Решение компании о предоставления сотрудникам возможности работать из дома или любого комфортного для них места зачастую дается руководителю непросто. Трудность такого решения может быть связана с несколькими факторами, среди них:
- Предвзятое отношение со стороны самого руководителя. Мнение о том, что домашний труд мешает оптимальной отдаче, не говоря уж о повышении показателей, крайне распространено.
- Сложности с организацией рабочего доступа к необходимым программам, базам данных. В некоторых компаниях активно используются собственные системы управления и документооборота, а покупку и внедрение сторонних систем руководство может не рассматривать из-за дороговизны.
- Сохранность персональных данных, коммерческой тайны.
- Физическая невозможность перевода на дистанционный формат. Иногда такое бывает, хотя и в этих случаях можно поискать альтернативные решения.
- Дискомфорт, привычка людей следовать определенному режиму.
Общий момент среди факторов, не дающих сэкономить на офисной аренде, пожарной безопасности и отсутствии необходимости за свой счет покупать рабочие инструменты, те же компьютеры: страх перед переменами. Все это человеческая психология, с которой достаточно просто справиться.
Как эффективно перейти на удаленную работу.
Возможности статей закона позволяют большую часть сотрудников использовать в удобном для хозяина компании режиме. Только для некоторых видов работ необходимо физическое присутствие. В остальных случаях можно постепенно осваивать формат отхода от офиса, замены его более современными решениями.
Протестировать переход на новый режим работы на нескольких работниках.
В любом офисном формате при условиях 2020 года найдутся представители персонала, которые без труда перейдут на режим работы из дома. Начинать стоит с таких профессий, как:
- автор статей, контент-менеджер;
- дизайнер;
- программист;
- бухгалтер;
- финансовый аналитик.
Список далеко не исчерпывающий. Сегодня многие готовы начать зарабатывать дистанционно. Безусловно, в ряде случаев придется предоставлять личный доступ к коммерческой тайне и другой информации, связанной с работой компании. Бухгалтер должен иметь возможность полностью взаимодействовать с документооборотом, а программист — с кодом. Но все эти люди могут не использовать ресурсы офиса для своей работы.
Использовать услуги фрилансеров.
Некоторые люди работают в режиме удаленной работы. Они не требуют полноценного оформления в штат, чаще всего проходят как самозанятые. Фрилансеры — те, кто понимает формат «удаленки», предпочел дом офису. Они не тратят деньги компании на повышение квалификации, самостоятельно выбирают различные курсы для обучения и занимаются развитием профессиональных навыков.
Желательно оформлять полноценный договор, также это будет гарантировать вовремя выполненные задачи со всеми требованиями и неустойками. Некоторые бизнесмены боятся «мошенников», но необходимо понимать: фрилансеры как никто ценят официальных надежных заказчиков.
Формат неполного рабочего дня.
Ни в одной компании эффективность не составляет 100%. Даже сотрудники колл-центров и кассиры либо имеют возможность делать перерывы, которые предусмотрены статьями закона о нормативах труда, либо быстро «выгорают» и начинают плохо выполнять свои обязанности. Можно не платить людям за «просиживание» в офисе, а только за фактически выполненные задачи в формате неполного рабочего дня. Хороший пример — немецкий бизнесмен, который запретил сотрудникам даже пользоваться гаджетами на рабочем месте. Он сократил рабочий день, однако при занятости в 4 часа в день (80 часов в месяц) статистика результативности только улучшилась.
Программное обеспечение для формата удаленки.
Почти треть рабочего времени порой занимают «планерки» и «совещания». Координация необходима, но ее сейчас можно без всякого ущерба для эффективности перевести в виртуальный формат (частично или полностью). Технологии позволяют реализовать это. Среди приложений популярны:
- Telegram — мессенджер, который помогает передавать файлы любого размера с высокой скоростью, без сжатия.
- Zoom — приложение, которое позволяет проводить видеоконференции. Можно устанавливать связь с большим количеством сотрудников одновременно.
- Trello — бесплатная виртуальная «доска», самая простая система для распределения задач и контроля над их выполнением.
- Общее «облако». Можно проплатить сервис Google Docs — по умолчанию дается всего 15 Гб на один аккаунт, но расширение обойдется недорого.
- Приложения для захвата экрана. Например, среди аналогов советуют выбрать Fraps.
Ссылки на программы не размещаем, их легко найти поиском.
Могут потребоваться специфические программы, но в каждом случае предложено много решений. Вы можете найти нужную для вашей цели подборку приложений, ориентируясь на отзывы в социальных сетях и на специализированных сайтах. Не забывайте, что на дистанционный документооборот перешло множество огромных корпораций, среди которых Amazon и Google.
Оформление кадровой службы.
Управление бизнесом «по удаленке» не означает возможности для сотрудников забывать свои обязанности. Все детали, такие как критерии оценки эффективности, KPI, всевозможные юридические нюансы, стоит рассмотреть заранее, оформить официально. Некоторые сотрудники могут согласиться оформить самозанятость или ИП, это избавит владельца компании от необходимости выплачивать налоги, больничный и т.д. но это также дает право сотрудникам не отрабатывать определенный срок в случае увольнения. Необходимо прописать пункты о сохранении коммерческой тайны и материальной ответственности.
Фиксировать рабочий процесс.
Дистанционно сохранять все движения по рабочему процессу не сложнее, чем в офисе. Напротив, если устная договоренность между людьми, сидящими за соседними столами, легко может быть забыта, то при общении в чате Телеграмм уже сохранится документация по поводу вопроса и принятого решения. Все моменты необходимо отслеживать, также следя за тем, чтобы сотрудники вовремя отвечали на поставленные вопросы. Минимальное время пересечения, когда все должны быть на связи — 6 часов.
Удаленная работа с клиентами: как подготовиться.
Клиентам все равно, отвечают ли им из офиса или дома. Основной проблемой может стать оперативность. Но «дистанционка» не значит, что специалист не может выехать на объект, провести очную консультацию. Колл-центр или продажников тоже нетрудно оформить в подобном формате, условием должно быть отсутствие посторонних звуков на рабочем месте.
Специалисты Тинькофф успешно продают продукты банка и оказывают дистанционную помощь клиентам, сидя дома.
Если вы работаете в формате магазина и хотите эффективнее продавать, то в продвижении и рекламе можно получать гораздо лучшие результаты, если использовать онлайн-версии традиционной торговли и сотрудников на удаленке. Это поможет сэкономить не только на офисных расходах, но и на кассовых аппаратах, торговой площади.
Рекомендации по переводу работников на дистанционную работу.
Главная цель руководителя при переводе людей на подобный стиль работы — донести, что это не сокращение, не снижение заработной платы, а создание более комфортных условий. Обязательные расходы на офис не дают никакой выгоды сотрудникам, да и вряд ли кто-то откажется почитать книгу или поспать лишний час, который тратится на поездку. Основные моменты, которые стоит проговорить:
- формат отслеживания KPI;
- формат решения вопросов между разными отделами;
- конфиденциальность, персональная информация, сохранение тайны;
- ответственность;
- форма оплаты.
Дополнительно можно обсудить варианты отпусков, больничных и возможность задействовать сотрудника в «нерабочее» время.
Примеры перехода на удаленную работу крупных компаний.
Среди тех, кто использует конференции вместо совещаний, Zoom, Telegram и другие приложения для организации работы, такие известные бренды, как:
- Yandex — одна из старейших компаний, использующая «дистанционных» служащих;
- «Татнефть» — нефтяные компании тоже могут функционировать без единого офиса;
- Ivi — онлайн-кинотеатр, все обслуживание которого теперь работает по системе «на расстоянии»;
- Beeline — запустил программу BeeFree с постепенным переводом на онлайн-обслуживание клиентской аудитории;
- Amazon — совмещает несколько вариантов, но call-центры функционируют в режиме home office.
Заключение и видео по теме.
Главное преимущество «удаленщиков» — минимизация и оптимизация расходов благодаря современным технологическим возможностям. Также статистика показывает, что сотрудники без «офисного кресла» справляются со своими обязанностями и удовлетворены работой на 29% больше тех, кто вынужден каждый день преодолевать маршрут дом-офис и обратно. Перевод компании на удаленную работу позволяет сэкономить при этом производительность работы сотрудников не уменьшается, а продажи товара вырастут (если настроить все должным образом и подробно описать условия взаимодействия). Брэнд и продукт от этого только выигрывают. Используя этот подход вы создаете для фирмы возможности для масштабирования и роста.
В видео ниже представлены комментарии представителя компании Beeline об их опыте перевода сотрудников на удаленку.
Успехов в ваших начинаниях и до новых встреч. Пока.