Еще недавно было сложно представить себе деятельность практически любой организации, без факсового аппарата и секретаря с кипой бумаг. Однако с развитием технологии электронных сообщений, использование факсимильной техники постепенно становится пережитком прошлого. Прогресс не стоит на месте, и теперь для того, чтобы отправить или получить факс, совершенно не обязательно тратить деньги на приобретение специализированного оборудования.
Виртуальный факс является одной из наиболее востребованных услуг IP-телефонии, позволяющей обеспечить качественную защиту корпоративной информации и оперативный обмен ею. Воспользовавшись данной опцией, компании могут обеспечить высокоэффективный электронный документооборот, и получать неограниченное количество факсов одновременно.
Что собой представляет виртуальный факс?
Электронный факс — это номер телефона, выделенный для получения/отправки факсов, с их дальнейшей переадресацией на e-mail. Для того чтобы получить факс через интернет, даже не нужно покидать рабочее место. Данная функция работает в автоматическом режиме, и позволяет свести к минимуму влияние человеческого фактора на своевременность приема важной корреспонденции. Кроме того, задействуя отдельную телефонную линию, можно не беспокоиться о занятости основных потоков, по которым поступают важные голосовые звонки.
Принимая факс через интернет на электронный почтовый ящик, в личном кабинете создается его резервная копия. Наличие подобного архива дает возможность не беспокоиться о том, что ценные бумаги могут потеряться в неподходящий момент — требуемый документ всегда будет легко найти и распечатать.
Итак, к основным преимуществам внедрения виртуального факса стоит отнести:
- Простоту подключения и удобство использования;
- Экономию на покупке оргтехники;
- Возможность ведения документооборота в электронном виде;
- Сохранение секретности конфиденциальной информации;
- Демократичные расценки.
Чтобы получение факса через интернет стало реальным, необходимо просто подключить виртуальный номер соответствующего типа и выполнить минимальную настройку параметров.
Принцип работы электронного факса
В основе данного сервиса лежит технология VoIP-телефонии. Механизм ее действия базируется на передаче сигналов при помощи глобальной сети. Передача сигнала осуществляется в цифровом виде, однако принимает конечный получатель текстовые и голосовые сообщения, которые переадресовываются на заданное пользователем устройство. Таким устройством может быть городской или мобильный телефон, компьютер, ноутбук и т.д. Для переадресации факсимильных сообщений применяются смартфоны и почтовые аккаунты.
Как отправить факс через интернет? Данная процедура вовсе не требует наличия особых навыков или затраты больших усилий. Для работы с факсимильными сообщениями достаточно войти в электронную почту, указать в адресной строке номер факса-получателя, и подтвердить отправку соответствующей кнопкой. После доставки факса, система автоматически оповестит об успешном выполнении операции. Единственным важным условием корректной работы сервиса является устойчивое соединение сети. В противном случае могут возникать проблемы с тем, чтобы отправить/принять факс на электронную почту.
Целесообразность применения виртуального факса
Установка факсимильного аппарата, регулярная покупка краски и бумаги – все это нежелательные траты для любой компании. К тому же, работая с традиционной оргтехний, сотрудникам приходится томительно ожидать своей очереди, прежде чем получить нужный документ, а затем они вынуждены заполонять бумагами все столы и тумбы. Однако, тем не менее, зачастую в офисе без факса обойтись практически невозможно.
Электронный факс — это оптимальное решение данной проблемы, а также залог того, что конфиденциальная информация не выйдет за пределы кабинетов ответственных сотрудников компании. Подключение виртуального факса способно решить множество проблем. Отправить факс на почту или получить его, можно находясь даже за пределами офиса.
Сколько стоит отправить факс? Стоимость услуги зависит от персональных потребностей клиента, однако использовать современные технологии IP-телефонии для защиты корпоративных интересов и достижения поставленных целей — это в любом случае логично и выгодно. Услуга позволяет обмениваться факсимильными сообщениями с людьми из любых регионов, выходить на международные рынки, шагать в ногу со временем и затрачивать при этом меньше, чем при использовании стандартного факсового аппарата.
Еще одним безусловным достоинством электронного факса, является отсутствие физической привязки. Независимо от количества переездов и смены офисов, телефонный номер на основе SIP-телефонии всегда будет работать, а факс будет принят.