Эта статья будет интересна сотрудникам, работающим в режиме удалённого взаимодействия, и руководителям компаний малого и среднего бизнеса. Организаторы крупного бизнеса, как правило, "не изобретают велосипед" и заказывают систему удалённого офиса у специалистов "под ключ".
Когда подобные системы устанавливаются специалистами, то участвующие сотрудники проходят обучение и инструктажи информационной безопасности по всем рабочим вопросам.
Итак, что должен учесть каждый участник удалённых систем работы?
1. Удалённая работа сотрудника должна быть оформлена документально.
Не оформленный на удалённое место работы сотрудник является юридически отсутствующим на своём рабочем месте в офисе.
2. Для работы нужно использовать отдельный компьютер, состоящий на балансе компании.
Это правило является не только юридическим советом, но и требованием информационной безопасности.
Юридически должна быть оформлена передача нужных для работы технических устройств с материальной ответственностью за хранение и использование сотрудником в домашних условиях.
3. Для работы с Интернет-сервисами на компьютере нужно создать отдельную учётную запись с ограниченными правами и работать только в ней.
Если у компании "приходящий компьютерщик", который настраивает для работы офисную сеть, то при выдаче ноутбука сотруднику "на дом" устройство может оказаться небезопасным для самостоятельной работы.
Не должно быть доступа посторонних (знакомых или членов семьи сотрудника) к рабочей учётной записи.
4. Все рабочие файлы нужно хранить в удалённом хранилище, к которому есть доступ у вышестоящего руководства сотрудника.
Руководитель должен быть готов к возможной замене сотрудника, к реагированию в случае поломки удалённого компьютера, то есть к любым ситуациям, в которых может потребоваться доступ других лиц к рабочим данным сотрудника компании.
Для хранения рабочих файлов может подойти собственный удалённый сервер компании или виртуальные диски разных сервисов в Интернете. На сервисе Яндекс.Диск, Облако Mail.ru, облачных хранилищах операторов сотовой связи или банков можно настраивать корпоративный доступ к разными каталогам (директориям) диска точно также, как в корпоративной сети офиса.
5. Должна быть разработана система постановки задач и контроля их выполнения.
Для постановки задач могут подойти различные Интернет-органайзеры, виртуальные календари, сетевые менеджеры задач (task-manager).
Для рабочих процессов можно использовать сервис Яндекс.Календарь, Яндекс.Мессенджер, Яндекс.Телемост и Яндекс.Диск. Можно использовать любые аналогичные сервисы и CRM-системы. Например, удобный инструмент управления продажами предлагает Битрикс24. С помощью CRM Битрикс24 можно сопровождать полный цикл работ с клиентом.
С подчинёнными сотрудниками лучше разговаривать по видеосвязи, но все распоряжения и задания должны быть переданы исполнителю в текстовом виде с указанием строка исполнения и ответственного лица.
6. Важно организовать систему регулярных рабочих перерывов.
Согласно трудовым нормам безопасной работы с компьютерной техникой сотруднику нужно делать регулярные перерывы в работе. Но также важно следить за настроением сотрудников в течение всего рабочего времени и позволять им онлайн-общение со своими коллегами в виртуальных кофейнях, спортзалах во время обеденных перерывов.
Существуют компании, в которых удалённые сотрудники во время перерыва приглашаются на 10-и минутные конференции с психологами, шоу-менами или получают ссылку на просмотр поднимающих настроение видео в специальных виртуальных кинозалах.
Организация виртуального отдыха удалённых сотрудников - это важная составляющая психологического здоровья компании и новая ниша бизнеса.
7. Важно организовать систему внутреннего электронного документооборота, регулирующего трудовые процессы.
При удалённой схеме работы не должно быть трудностей с оформлением трудовых документов, издания приказов, инструкций и ознакомления удалённых сотрудников с содержанием внутренних документов "под подпись".
Системы электронной подписи и внутреннего электронного взаимодействия в компании позволят пользоваться всеми коммерческими возможностями без нарушения режима удалённой работы.
Эти и другие рекомендации эффективной работы в режиме удалённого взаимодействия важно знать всем сотрудникам компании вне зависимости от их должности.
Компания "Ростелеком Солар" подготовила целый раздел, посвященный обучению эффективной работе "на удалёнке" - https://naudalenke.rt-solar.ru/
На сайте "Ростелеком Солар" есть двадцатиминутные текстовые интерактивные курсы:
- Онлайн-совещания. Как выжить? - Курс расскажет, как эффективно проводить встречи в дистанционном формате и организовывать работу удаленных команд.
- Внезапно на удалёнке - Вы узнаете, как организовать рабочее место дома, сделать его безопасным и продуктивно работать в условиях агрессивного Интернета.
- и другие курсы.
Организуйте свой бизнес с принципом: Комфорт - это спутник Безопасности!
3 октября 2020 года.
Автор: Демешин Сергей Владимирович (юрист).
Участвуйте в обсуждении, пройдите опрос об интересных темах будущих публикаций (ссылка опроса в описании канала, также в описании указаны правила комментирования публикаций).