Торговые заведения проводят инвентаризацию с целью проверки сохранности товаров. Владельцам магазинов и сотрудникам эта процедура всегда доставляет множество хлопот. Особенно это касается розничных точек с большим ассортиментом товаров. Зная, как правильно проводить инвентаризацию в магазине, вы сможете избежать возможных неудобств и усовершенствовать работу торгового заведения в дальнейшем.
Что такое инвентаризация в розничном магазине
Инвентаризация – это подсчет реального количества товаров и сверка полученных результатов с данными товарного учета. Ее проводят с целью выявления пересортицы, излишков и недостач, обнаружения ошибок в учете. Контроль фактического наличия товарно-материальных ценностей осуществляется по инвентаризационным ведомостям.
Руководитель торгового заведения должен издать приказ о проведении инвентаризации и создании специальной комиссии. В состав комиссии обязательно включают бухгалтера и материально-ответственное лицо. При необходимости в комиссию можно включить представителя другой компании (аутсорсера).
Когда надо проводить переучет
Как часто проводить инвентаризацию в магазине? Как правило, полный переучет проводят ежемесячно или один раз в полгода. Это связано с тем, что сам процесс занимает длительное время, и торговое заведение вынуждено останавливать продажи в этот период. В продуктовых магазинах товары пересчитывают еженедельно. Точные сроки определяет руководство торговой точки. Количество проверок и объем их проведения следует прописать во внутренней документации.
Инвентаризация обязательно должна быть проведена в таких случаях:
- при продаже торговой точки или передаче права собственности;
- при возникновении чрезвычайных ситуаций, вследствие которых магазин понес убытки;
- при обнаружении фактов хищения имущества;
- при передаче материальной ответственности другим лицам.
Этапы проведения инвентаризации
- Первый этап. Перед тем, как делать инвентаризацию в магазине, необходимо подготовиться к этому мероприятию. Сначала надо издать приказ о проведении проверки. Приказ должен содержать следующие сведения: четкие сроки, объем проверки, состав комиссии. Хорошо, если продавцы подготовят товары к переучету: переберут их и рассортируют. Это значительно облегчит и ускорит процесс.
- Второй этап – подготовка учетной системы. На этом этапе надо закрыть период, восстановить базу, выявить и устранить некорректные операции.
- Третий этап – подсчет товаров. Товары надо пересчитать максимально быстро и точно. В это время магазин закрывают для покупателей. Если вы не хотите терять прибыль – проведите инвентаризацию в ночное время. Использование сканера штрихкодов существенно облегчит работу. Результаты проверки вносят в акт инвентаризационной описи.
- Четвертый этап – анализ и сопоставление данных. Получив результаты инвентаризации, руководитель магазина должен проанализировать их. Если результаты не устраивают его – он может поручить продавцам перепроверить некоторые позиции. Расхождения часто бывают связаны с невнимательностью сотрудников, пересортицей товаров или последствиями использования весов самообслуживания. Но если все было проверено несколько раз и результат остается прежним – налицо факты хищения.
- Пятый этап – принятие мер по результатам инвентаризации. Все расхождения по товарным позициям вносятся в учетную систему. Это касается как недостачи, так и излишка товаров. Недостачи на небольшую сумму списываются на издержки хранения. Крупные суммы распределяют между материально-ответственными лицами. Выявленные излишки учитывают в бухгалтерском и налоговом учете в составе внереализационных доходов.
Инвентаризация не только позволяет получить достоверные сведения об итогах работы розничного магазина. С ее помощью можно оказать психологическое воздействие на сотрудников магазина, дав им понять, что за хищение товаров каждому из них придется нести материальную ответственность.