Директор электронной торговой площадки ONLINECONTRACT Александр Гуров рассказывает, что нужно сделать в компании, чтобы отдел закупок перестал ассоциироваться с коррупцией.
Обозначьте цель
Любая система мотивации менеджеров по закупке может оказаться бесполезной, если она не вписывается в закупочную политику. Поэтому в первую очередь важно определить цель — ради чего вы хотите мотивировать закупщиков? Какова стратегическая цель? Вам мало обеспечить низкие закупочные цены, потому что это несет дополнительные риски, сопряженные с потерей качества поставляемого товара.
Мы предлагаем в качестве цели стремиться к комплексной эффективности всей системы закупок. Она включает в себя не только снижение закупочных цен, но также оптимизацию расходов, сокращение издержек на сами закупочные процедуры и повышение прозрачности закупок. В комплексе эти действия помогут осознавать закупки не как статью расходов, а как бизнес-процесс, напрямую повышающий прибыльность бизнеса.
Определите круг обязанностей
Сложно мотивировать специалистов, которым приходится заниматься чужой работой. Особенно в те моменты, когда результаты зависят не только от них. Типичный пример — привязка бонусов всего отдела закупок к доле от прибыли компании. С одной стороны, это должно повышать вовлеченность закупщиков в общее дело, с другой — ставит закупщиков в ситуацию, когда их зарплата зависит не только от них. В подобной ситуации мотивация превращается в имитацию и навязывание корпоративных ценностей.
Важная стадия перед внедрением системы мотивации сотрудников в любом отделе — определение обязанностей и бизнес-процессов, которые касаются непосредственно каждого специалиста. Это поможет руководству четче понимать, что нужно требовать с каждого сотрудника, а самим сотрудникам — проще влиять на свой заработок.
Нанимайте компетентных специалистов
Разграничивая обязанности и распределяя зоны ответственности, вы сможете лучше понять, какие специалисты и с какими компетенциями вам нужны. Например, в команде может не хватать специалиста, знакомого со специфичной отраслью или новыми передовыми технологиями. Или при существующем раскладе не хватает человека, который бы планировал и бюджетировал закупки.
Мотивируйте не только деньгами
Закупки — зона коррупционных рисков. И, если немного утрировать, перед закупщиком всегда есть выбор — либо провести закупку честно и надеяться, что руководство оценит его усилия, либо получить откат от поставщика. При этом у поставщика, скорее всего, денег на откаты будет всегда больше, чем у вас на зарплату. Поэтому эту гонку не имеет смысл даже начинать.
Закупщик должен получать зарплату, адекватную тем материальным и финансовым потокам, которыми он управляет. Важно помнить, что самая сильная мотивация — внутренняя положительная: желание получить премию сильнее, чем страх ее не получить. Но такие нематериальные факторы, как обучение, признание заслуг, уважительное отношение к работе специалиста могут сыграть еще более важную роль, чем деньги.
Обозначьте правила
Если же говорить о денежных вознаграждениях, то все сводится к тому, что специалист должен понимать, что и как ему нужно сделать, чтобы добиться лучших результатов. Прозрачные правила при назначении премий и оклада помогут избежать вопросов вроде «почему так мало?»
В качестве целевых ориентиров можно использовать товарный запас, закупочные цены, стабильность поставок, условия по предоплате и отсрочке. Главное — чтобы формула назначения премии не превращалась в сложное уравнение.
Можно привязать премию к достижению конкретного результата. Например, подписание долгосрочного договора с определенным поставщиком или составление годового плана закупок.
Значительные бонусы за достижение заметных и долгосрочных результатов — коммерческих, маркетинговых, организационных — повысят лояльность вашего закупщика. Но и такая система мотивации должна вписываться в общую закупочную стратегию.
Искорените коррупционные условия
Бизнес должен извлекать выгоду из закупок, а не закупщики наживаться на бизнесе. Важно создать условия, в которых закупщикам будет невыгодно, неинтересно или вовсе невозможно обмануть компанию. Иначе закупщик будет мотивировать вас работать так, как ему удобно, а не наоборот.
Залог успешных закупок — конкурентность и прозрачность. Для этого необходимо иметь доступ ко всему объему рынка поставщиков, а не несколько номеров в записной книжке закупщика. Прозрачность закупочной процедуры обеспечивается переводом ее основных стадий в электронный вид, который подразумевает наименьшую роль человеческого фактора в отчетности и документообороте. Закупщик должен выполнять только те процессы, которые невозможно реализовать без человека.
Попробуйте поработать на ЭТП
Перевод закупок на электронную торговую площадку — уже сама по себе неплохая мотивация для закупщиков. Работать на ней удобнее, понятнее и проще, чем судорожно обзванивать поставщиков.
- ONLINECONTRACT — это инструмент закупщика. А чем больше и лучше инструментов знает специалист, тем лучше он делает свою работу. Когда вы в последний раз видели бухгалтера, не знающего 1C?
- ONLINECONTRACT избавляет закупщиков от рутинных задач вроде обзвона, переторжки и встреч. Электронная торговая площадка помогает отделу закупок сосредоточиться на составлении качественной закупки и автоматизирует ее публикацию. В итоге при минимальных усилиях оповещается весь рынок.
- ONLINECONTRACT помогает собирать отчеты. Руководитель может в любое время оценить, действительно ли компания сотрудничает с лучшими поставщиками и насколько эффективен тот или иной сотрудник.
Хотите узнать, поможет ли Вам ЭТП выгодно совершить закупки? Пройдите бесплатный тест и получите ответ всего за пару минут.
Чтобы получить больше информации об организации и проведении закупок, переходите на сайт onlinecontract.ru или звоните: 8 (800) 555-39-39 или 8 (843) 2-696-696.