Акционерам посвящается
Закупки в электронном виде за последние пять лет приобрели большую популярность. Так, если в 2014 году компании проводили на электронных торговых площадках менее половины закупок, то по итогам 2018 года этот показатель вырос до 67%. При этом, как показывает статистика RAEX, тренд касается не только корпораций, но также средних и малых предприятий частного сектора. Участники исследования отмечают, что закупки через ЭТП помогают находить новых надежных поставщиков, которые предлагают низкие цены при сохранении качества.
Тем не менее, закупочные процедуры в бумажной форме остаются нормой для многих компаний. Директор ЭТП ONLINECONTRACT Александр Гуров рассказывает о ключевых ошибках такого подхода и объясняет, как повысить эффективность и контроль с помощью инструментов электронной торговой площадки.
Если не привязывать KPI снабженца к эффективности закупок, он будет торговать решениями
Между заказчиком и поставщиком всегда существует как минимум одно звено — снабженец. Его интересы с интересами акционеров совпадают далеко не всегда. И если снабженец считает, что собственник ему не доплачивает, он возьмет свои сливки с поставщика и будет преследовать его интересы — закупать дороже, избегать конкуренции за право поставки и влиять на заказчика при принятии решения.
Был у меня один знакомый закупщик — трудился на заводе за официальные 40 тыс. рублей в месяц. В компании не было никаких премий и бонусов за эффективность закупок, но снабженца это не беспокоило. Его кормили бонусы поставщиков — с десяток карманных компаний регулярно поставляли на завод комплектующие и сырье. Часто — по неконкурентным ценам. Оплачивал миллионные закупки «экономный» акционер, который считал, что и так платит снабженцу выше рынка.
Что делать, чтобы изменить ситуацию?
Постройте в компании систему, где личная мотивация снабженца не противоречит целям вашего бизнеса: меньше тратить, больше зарабатывать. Пусть он работает так же.
В итоге вы расширите круг поставщиков и получите контрагентов, предлагающих в конкурентной борьбе скидки, в том числе на сезонный и высококачественный товар. А еще — лояльного снабженца, который ценит свое место и тщательно отбирает лучших контрагентов и товар, экономя деньги акционеров.
Если не стандартизировать закупки, все будет решать человеческий фактор
Я хотел привлечь завод на нашу площадку и встретился с его руководством. На мой аргумент «торги на ЭТП превратят существующий хаос в процесс, которым можно управлять и контролировать» мне ответили «А зачем?»
Помните фильм «О чем говорят мужчины»? Там есть эпизод, где герои рассуждают о целесообразности ночной поездки к девушкам на другой конец города. Вот и в закупках «А зачем?» у акционеров прибыльных компаний часто возникает из-за банального нежелания что-то менять или боязни сломать и так работающее «хорошо». Действительно, снабженец «давно работает на заводе» и «все находится под контролем» СБ, финансового департамента и кого-то там еще.
По факту система контроля в компании совсем не такая великолепная и надежная, как кажется акционеру:
- снабженец не укрупняет закупки и упускает сезонные скидки и скидки за объем;
- список поставщиков из года в год один и тот же;
- на уточняющие вопросы потенциальных поставщиков по условиям закупки никто не отвечает;
- в компании не существует регламентов выбора контрагентов — об отборочных и оценочных критериях здесь никто и не слышал.
И эту по факту несуществующую модель закупок еще кто-то контролирует, а акционер — содержит.
Что делать, чтобы изменить ситуацию?
Введите стандарты закупок. Так вы выявите в цепочке лишние звенья либо увидите разрывы в бизнес-процессе «Закупка», сократите сроки согласования, получите удобный функционал для управления закупками, аналитику и статистику по проводимым тендерам.
Заказчик с понятными требованиями и прозрачными условиями — цель поставщиков, и с таким заказчиком они всегда готовы на уступки, в том числе и ценовые. Понятные требования и прозрачные условия как раз может обеспечить стандартизация и электронная торговая площадка.
Если не планировать закупки, придется платить за срочность
Закупки в «пожарном режиме», когда товар или услуга куплены срочно, буквально «вчера» — это, к сожалению, больше жизненные реалии, нежели теоретическая ситуация. Существует даже общеизвестная присказка:
— Когда это нужно?
— Вчера!
В реальности многие закупки очень хорошо поддаются прогнозированию и, соответственно, планированию, так как они повторяющиеся, периодические либо привязаны к какому-либо сроку.
Вытекают достаточно простые рекомендации:
- Однотипные повторяющиеся закупки объединить в 1-2 годовые и, таким образом, уйти от срочных розничных цен к более низким оптовым;
- Сезонные закупки комплектовать не в тот момент, когда уже «клюет петух», а заранее, в низкий сезон — с оговоркой, что поставка должна быть в другое время по заявке.
Таким образом, не отвлекаются денежные средства и не заполняются склады производства пока ненужным товаром. Проворачивать схемы помогало отсутствие плана закупок. Снабженец уволился сам, как только прошел аудит, даже не дождавшись первых электронных торгов. А ведь был ценный кадр — мог сегодня достать то, что было нужно еще вчера.
Что делать, чтобы изменить ситуацию?
Внедрите планирование закупок. Так ответственные будут формировать потребности предприятия, а поставщики — заявлять лучшие условия.
Если надоело переплачивать за аврал, поручите снабженцу сформировать годовой план закупок (ГПЗ) прямо сейчас и контролируйте его исполнение. Качественная работа отдела закупок — план, выполненный на 80-90 процентов. Качественный ГПЗ — порядок в бизнес-процессах и экономия до 20% на закупках.
Чтобы получить больше информации об организации и проведении закупок, переходите на сайт onlinecontract.ru или звоните: 8 (800) 555-39-39 или 8 (843) 2-696-696.