Если планировать и обдумывать будущие действия, то можно сэкономить огромное количество времени.
Планировать - это не просто составлять список каких-то скучных дел, которые зачастую нужно выполнить, но не хочется. Нет! Хороший и грамотный план освободит вам время для саморазвития и других классных дел и поможет привести свои мысли и жизнь в порядок. Кроме того, планирование поможет вам достичь ваших целей!
А наглядное представление задач, которые вы уже выполнили, подарит энергию и чувство, что день прошёл не зря.
Почему планировать полезно
- Вы успеете сделать гораздо больше
Если вы заранее спланировали свои дела, вам не нужно будет держать свои задачи в голове. У вас выстроится чётки план, когда и что делать. И вы ничего не забудете.
Если спланировать дела, вы сможете более рационально распределить своё время.
- Ваше мышление будет развиваться
Сначала вы чётко выстроите свои дела на листе бумаги или с помощью электронного планера, а потом мысли в вашей голове станут такими же чёткими и ясными.
Вы сможете анализировать ситуации с разных сторон, находить новые пути решения своих задач.
Логическое и стратегическое мышление начнут включаться и здорово помогать вам в жизни.
- У вас появятся цели
Когда вы научитесь и привыкните планировать, у вас вместо расплывчатых мечт или грёз, начнут вырисовываться чёткие цели. И вы начнёте видеть пути их достижения.
- Вы увидите результаты своих трудов
В своём блокноте, планере, чек-листе вы будете отмечать всё, что сделали. Да, будут задачи, которые вы не успели выполнить. Но также важно и то, что вы увидите галочки рядом с выполненными делами.
Если раньше вам казалось, что вы ничего особо не сделали. Посмотрите! Скорее всего сделано достаточно. Во всяком случае вы выполнили то, на что вам хватило ресурсов в данный момент.
- Ваша деятельность начнёт вас вдохновлять
Когда вы планируете, вы начинаете видеть свои цели, ставить себе задачи.
Если вы постоянно отслеживаете, что сделано, что не сделано, что ещё нужно выполнить, то вы видите по галочкам в блокноте, планере или чек-листе, сколько шагов сделано, а сколько ещё осталось. Это мотивирует.
- У вас освободится время для того, что вам действительно нравится
Вы проанализируете сферы своей жизни, выберите в каждой из них те вещи, которые имеют значение именно для вас. А то, что для вас не в приоритете, не ведёт к вашем развитию, достижению целей, оздоровлению и т.д. сможете отбросить.
Вы увидите, что отнимает ваше время(Об этом подробнее в статье про "пожирателей времени") и за счёт этого сможете оптимизировать свои временные затраты.
О чём нужно задуматься, прежде чем составлять план
Корелл Ли в своей книге "Магия тайм-менеджмента"(кстати, рекомендую её) обозначил несколько тем, над которыми нужно поразмышлять, прежде чем заниматься планированием.
- Ваши обязанности на работе
- Обязательные дела по дому
- Финансовые обязанности. К ним может относиться оплата коммунальных счетов, налогов и т.д.
- Ваши обязанности по отношению к своему здоровью(физкультура, отдых, медосмотры, здоровый сон, правильное питание)
- Обязательства в отношении окружающих людей(ваши обещания, обязанности в отношении ваших детей, родителей и т.д.)
- Коммуникация(имеется в виду скорее деловое общение, разного рода переписки, встречи по рабочим делам, установление деловых контактов, дни рождения)
- Дружеские отношения
- Участие в общественной жизни
- Ваши хобби
- Отдых, восстановление ресурсов
Проанализируйте эти сферы. Возможно, вы сможете добавить к ним дополнительные области, которые важны именно для вас.
У вас сразу начнёт вырисовываться круг обязательных дел. А дальше - расстановка приоритетов. Что важно прямо сейчас, а что можно отложить. Какие-то дела, может быть, только отнимают время, отодвигая ваше развитие.
Как расставить приоритеты в делах
Здесь может помочь матрица Эйзенхауэра.
Распределите свои дела по этим четырём квадратам, чтобы понять, как сейчас у вас всё устроено, удовлетворяет ли вас это? Ведёт ли к достижению важных результатов, целей? И подумайте, как можно оптимизировать свой список дел, чтобы быть наиболее эффективным.
Срочные и важные
Самый понятный квадрат из всех. Это дела, которые надо выполнять прямо сейчас. То есть, сделал - получил результат. Такая повседневная "текучка" дел. В этом квадрате не отображаются перспективы.
Усталость, накапливающаяся при выполнении дел преимущественно из первого квадрата, увеличивает вероятность перехода в четвертый квадрат - к не срочным и не важным делам. Вы можете начать просматривать ленту в социальных сетях, смотреть телевизор и т.д.
Не срочные важные
Это квадрат, отвечающий в основном за развитие и движение вперёд. Вот здесь как раз перспективы и можно увидеть.
Если в этом квадрате ничего нет, то, скорее всего, и в перспективе ничего не будет. Если дела из первого квадрата сами по себе вас не развивают, постепенно усложняясь, а второй квадрат пуст, то развитие вряд ли возможно.
Второй квадрат кажется непонятным, если нет мотивации, долгосрочных целей. Все задачи, которые здесь прописаны - это работа на перспективу. Это стратегический квадрат. Если хотите получить результат в будущем, выполнять задачи их этого квадрата нужно уже сейчас.
Срочные не важные
Обычно это мелкие дела, которые отвлекают от основных. Они могут не занимать много времени сами по себе, но имеют свойство накапливаться и уже, если смотреть время, потраченное на них в сумме, то получается внушительно.
Кроме того, если вы отвлекаетесь на эти дела, то возвращение к делу, которым вы только что занимались, отнимает тоже какую-то часть времени. Вам потом сложнее сосредоточиться.
Это могут быть какие-то неважные звонки, сообщения, обращения с вопросами и т.д.
Не срочные не важные
А вот тут у нас живут "пожиратели" времени. Дела, которые никакой пользы не приносят. Ни к каким результатам в перспективе не ведут. Посмотреть сериал, чтобы убить время, полистать ленту соцсетей, поиграть в компьютерные игры и т.д. В общем, заняться такими делами, которые, может быть, и помогут расслабиться, но никакой ценности для вашего развития не имеют.
Способ, описанный выше, поможет вам расставить приоритеты, понять и проанализировать, что вообще происходит в вашей жизни. И это первый шаг к тому, чтобы сделать вашу жизнь более упорядоченной и гармоничной с помощью планирования.