Безопасность данных играет ключевую роль в современном бизнесе. Многие компании вкладывают значительные средства и стремятся максимально защитить свои данные, однако угрозы безопасности по-прежнему сохраняются
Получить доступ к конфиденциальной информации достаточно просто. Для этого необходимо лишь пролистать стопки документов, которые очень часто оставляют рядом с принтерами в офисе.
Печать с авторизацией позволяет предотвратить подобного рода проблемы. Вероятно, многие слышали об этом термине, но как именно данная функция может помочь вашему бизнесу?
Как работает печать с авторизацией
Чтобы распечатать документ на устройстве, которое не поддерживает функцию печати с авторизацией, достаточно просто нажать кнопку «Печать».
При использовании функции печати с авторизацией документы хранятся в безопасной виртуальной очереди до тех пор, пока сам пользователь не подойдёт к устройству и не подтвердит, что он готов их распечатать.
Для авторизации можно ввести PIN-код, имя пользователя и пароль, приложить карту к NFC-метке на устройстве, воспользоваться мобильным приложением или QR-кодом.
Стоит отметить, что в настоящее время печать с авторизацией используют лишь 40% организаций(1).
Как печать с авторизацией повышает безопасность?
Многие организации считают, что вредоносное ПО представляет собой главную угрозу для их безопасности, поскольку 32% сотрудников сталкиваются с нарушением безопасности данных. По данным компании Quocirca, только 11% затрат на информационную безопасность уходит на инфраструктуру печати(1).
Пользователи часто совершают ошибки при печати, оставляют конфиденциальные документы на принтере без присмотра (35%), печатают и забывают о них (34%) либо по ошибке забирают чужие документы, содержащие конфиденциальную информацию (27%)(2).
Использование функции печати с авторизацией уменьшает подобные риски и повышает безопасность, поскольку для печати документов пользователю необходимо авторизоваться и тем самым подтвердить свою личность на устройстве.
Благодаря этому ваши документы не попадут в чужие руки.
Сокращение расходов
Помимо безопасности, печать с авторизацией также обладает множеством преимуществ. Она позволяет организациям заботиться об экологии путём существенного снижения расхода бумаги, чернил и тонера, поскольку нераспечатанные документы остаются в цифровом виде и удаляются из памяти устройства через определённое время.
Данная функция позволяет администраторам контролировать процессы печати и сканирования, поэтому сотрудники не будут нарушать внутренние правила организации, касающиеся печати личных документов или копирования и сканирования конфиденциальных материалов.
Жизненно важный элемент безопасности
Печать с авторизацией может быть лишь одной переменной в уравнении безопасности печати, но при этом очень важной. Она помогает снизить риск потери конфиденциальных данных, обеспечивает административный контроль, снижает затраты и экономит ресурсы.
Зачастую компаниям не хватает собственных навыков для безопасной печати, поэтому они выбирают управляемые услуги печати (MPS) в качестве основного решения для обеспечения безопасности.
Печать с авторизацией ― важнейший элемент безопасности данных и документов, как для вашей компании, так и для партнёров.
С информацией о решениях от Brother для организации процессов печати и сканирования можно ознакомиться в разделе "Решения для бизнеса".
1 Отчёт исследовательской группы Quocirca “Global Print Security Landscape 2019”
2 Исследование группы Savanta “Future proofing your business”