В кризис работники стараются получить побольше денег с компании. В том числе в качестве компенсации за отпуск. Как отбиться от претензий?
Не компенсируйте самовольный отказ от отпуска
Если работник подписал график отпусков, но впоследствии вышел на работу по собственной инициативе, компенсация не положена. Суд согласился, что компания ничего не должна работнице, которая после увольнения решила, что ей не заплатили за 8 дней отпуска. Женщина не оспаривала, что подписала график, получила отпускные. Она настаивала: раз отработала дни, то отпуск не отгуляла. Суд не согласился с этим (апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 18.03.2020 № 33–6874/2020). Ведь на работу в эти дни ее никто не вызывал.
Верно укажите код в 2‑НДФЛ
Компенсацию за отпуск компания отражает в справке 2‑НДФЛ с отдельным кодом вида дохода. Есть повод проверить, какой код проставили в налоговой отчетности.Сотрудница после увольнения обратилась в суд с иском о выплате за неиспользованный отпуск. Компания заявила, что компенсировала дни еще в 2007 году, но документы об этом представить не смогла. Суд обратил внимание, что в справке 2‑НДФЛ для спорных сумм прописали код 2000 — выплаты за труд или 2012 — оплата отпуска. Судьи указали, что это не компенсация, поэтому компания обязана выплатить деньги вновь (апелляционное определение Московского городского суда от 26.02.2020 № 33–2162/2020).С 1 января 2018 года для компенсации за неиспользованный отпуск есть специальный код дохода — 2013, используйте его (приказ ФНС от 24.10.2017 № ММВ-7-11/820@).
Можете не соглашаться на отпуск перед увольнением
Работник может попросить отпуск с последующим увольнением. Но если отдых не запланирован по графику, вы не обязаны его предоставлять.Например, компания вынуждена отстранить от работы сотрудника по медицинским показаниям, а затем уволить его.Работник просил сначала отгулять отпуск — он был запланирован всего на 10 дней позже даты увольнения. Но компания отказала — выдала компенсацию вместо отдыха. Суд поддержал работодателя (апелляционное определение суда Ненецкого автономного округа от 13.05.2020 № 33–56/2020).
Также учтите новые разъяснения об отпусках в 2020 году:
Трудинспекторы обещали проследить, как компании соблюдают права работников в кризис. Новые разъяснения чиновников об отпусках.
Компании только открыли бизнес, а работникам пора в отпуск по графику. Кто-то вовсе не хочет отдыхать, а стремится заработать. При этом работники не прочь сэкономить за счет компании. Как предоставить отпуск и не нарушить закон?
Можно диктовать срок для заявления не по графику
Работник может договориться с руководством об отпуске раньше срока по графику. Но выплатить отпускные надо не позднее чем за три дня до начала отдыха (ст. 136 ТК). Предупредите сотрудников, чтобы заблаговременно сообщали о своих планах.
Некоторые категории работников вправе использовать отпуск в любое удобное для них время, то есть когда попросят (ст. 123 ТК). Минтруд признал, что компания вправе заранее знать о планах даже особой категории работников. Поэтому разрешил и для них установить разумный срок на подачу заявления об отпуске (письмо Минтруда от 27.02.2020 № 14–2/ООГ-1439). Какой срок считать разумным, из письма не следует. Но предусмотрите его в положении об отпусках или коллективном договоре.
Учтите, вам потребуется время не только на выплату, но и на согласование и оформление. Поэтому советуем установить срок в 5–7 календарных дней. Так сможете избежать ситуации, когда сотрудник принесет заявление в пятницу на отпуск с понедельника.
Право на отдых в удобное время не отменяет обязанности предупредить руководство об отпуске. Иначе отсутствие на работе могут признать прогулом (кассационное определение Ростовского областного суда от 18.06.2012 № 33–6867).
Сотрудник вправе обратиться с требованием срочно предоставить отпуск за свой счет — ТК предусматривает случаи, когда вы обязаны предоставить дни. Например, если у работника родился ребенок. Право сотрудника в данном случае не зависит от усмотрения работодателя (определение Верховного суда от 22.04.2019 № 5-КГ19-21).
Карантин не продлевает отпуск
Если сотрудник заболел в отпуске, он может оформить больничный лист. В этом случае компания обязана продлить отпуск работника или перенести его на другое время (ст. 124 ТК). Но нет обязанности продлевать отпуск, если больничный был выдан по уходу за ребенком. Теперь к этому добавили еще и карантин.
Минтруд решил, что переносить отпуск нужно, если сотрудник сам болел или у него была травма. А вот карантин к этим ситуациям не относится, поскольку сотрудник не утрачивал заработка из-за нетрудоспособности (письмо Минтруда от 09.04.2020 № 14–2/В-393). Поэтому компания может отказать работнику в продлении отпуска.
График отпусков можно скорректировать
Пока все сидели дома и не знали, когда можно будет вернуться к привычной жизни, сотрудники переносили отпуск. Теперь бизнес вернулся в офисы, а вот работники собираются отдыхать. Вы можете пересмотреть график отпусков. Вносить в него изменения в течение года не запрещено (письмо Минтруда от 27.02.2020 № 14–2/ООГ-1439). Предложите такой вариант своим работникам, ведь в конце концов вы им пошли навстречу.
Когда будете вносить изменения, можете предусмотреть новеньких, если планируете предоставить им отпуска. Если полностью меняете график, включите в него и тех, кто собирается уходить. Например, тех, кто трудится по срочному договору. Их также нужно вносить в график (письмо Минтруда от 27.03.2020 № 14–2/В-321).
Компания не обязана платить за перелет с курорта
У вас стало больше аргументов, чтобы отбиться от попыток сотрудников сэкономить себе средства за счет компании. Вы не обязаны оплачивать обратный билет сотруднику, у которого командировка перешла в отпуск и он решил остаться в месте командировки (письмо Роструда от 24.01.2020 № ПГ/37456-6-1).
Даже если оплатите поездку, включить суммы в налоговые расходы не получится. Минфин не разрешает списать в командировочные расходы стоимость обратного билета, если работник остался на отпуск в месте командировки (письмо от 30.01.2017 № 03-03-06/1/4364).