Шаг 1. Входящий поток информации
Наше общество достигло того уровня развития, при котором информация носит более разрушительный характер чем традиционное летальное оружие. При этом у человека два выхода. Стать информационной мусорной корзиной или постараться фильтровать этот информационный шум и оставить для себя только ту часть, которая в итоге будет помогать двигаться вперед.
Наиболее распространенные источники поступления информации - это Интернет и сами люди, с которыми мы ежедневно контактируем. Все остальное производные первых двух. Нужно весь поток входящей информации фиксировать в удобном виде, так как наш мозг не рассчитан на то, чтобы помнить дела, задачи, дни рождения и прочее. Мозг обрабатывает, анализирует и решает задачи, которые перед ним стоят. Мозг не предназначен для того, чтобы помнить все, он хранит только ту информацию, которая необходима человеку.
Шаг 2. Действия с задачами
При том потоке информации, который на нас сваливается ежедневно необходимо понимать, что со всем этим делать.
Предположим, что, открыв E-mail вы обнаружили три новых непрочитанных письма.
- от страховой компании, к которому прикреплен ипотечный страховой полис на следующий год.
- от подчиненного, в котором он выслал отчет о проделанной работе на день раньше.
- от неизвестного адреса с предложением купить воздух со скидкой в 50%.
Какие требуются активные действия от нас в этом случае? Никакие!
Тогда первое письмо отправляется в архив, второе откладываем до завтра, а последнее летит в корзину, так как это спам.
Думаю, подход понятен? Идем дальше.
На утреннем совещании в офисе нас попросили разобраться с новыми делами.
- от закупщиков по согласованию дополнительных поставок продукции.
- от бухгалтера помочь перенести папки с первичкой за квартал в архив.
- от коллеги помочь провести переговоры с ключевым клиентом.
Как видно действия в этих примерах требуются даже очень активные.
Предлагаю с делами, которые занимают менее двух минут разбираться сразу, не откладывая в долгий ящик. Первая просьба как раз из этого разряда. Сразу после окончания совещания звоним непосредственно коммерческому директору поставщика с общим вопросом о возможности дополнительных заказов продукции сверх того, что уже согласованно. Препятствий противоположная сторона не видит, поэтому вопрос возвращаем обратно закупщикам для согласования деталей.
Со вторым вопросом оценив объем не папок, а фактически коробок с первичными документами принимаем решение о задействовании нескольких парней из отдела продаж. Назначаем старшего среди них, который затем должен отчитаться о окончании работ.
И наконец, третья просьба по встрече требует согласования по времени от всех участников встречи, после этого дата и время отмечаются в календаре и закрываются уже по факту проведения.
По сути, в первом случае было использовано правило двух минут, при помощи которого мы быстро закрыли вопрос сами. Задача по помощи бухгалтерии с архивом делегировали, а встречу запланировали в календаре. Ничего сложного, когда знаешь, как управлять.
Шаг 3. Наведение порядка в делах
За неделю таких входящих задач может быть от десятка до пары сотен в зависимости от степени загруженности. Подход к управлению потоками информации и дел, который я вам описал по моему мнению самый оптимальный. Инструмент, в котором записывать задачи, справочные материалы или архивы вы вольны выбирать какой хотите. От записок на стикерах до кроссплатформенных программ по управлению списками дел. Главное - это один день в неделю уделяйте наведению порядка в своих делах. По практике это занимает от двух минут до получаса в зависимости от загруженности.
Хочу отдельно отметить, что данный метод управления информацией и задачами предполагает обязательную фиксацию входящей информации. Не нужно ничего держать в голове. Исключениями будут только информация, улетевшая в корзину и правило двух минут. Кроме того, эта схема не подходит для ведения полноценных проектов. Если хотите, чтобы я описал отдельно метод управления проектами, то ставьте пальцы вверх, так я пойму, что тема интересна.
Методика основана на трудах Дэвида Аллена.