Программа учета заказов незаменима для магазинов и всех компаний, которые работают с клиентскими заявками. В статье разберем функции подобного ПО, расскажем, как фиксировать заказы в облачной программе учета заказов. Подробно разберем функционал программы учета заказов интернет-магазина.
В чем принцип программы для обработки и учета заказов?
Программа учета заказов - это система для управления и обработки заказов, разработанная специально для магазинов, производственных компаний и других предприятий. В общем, всех, кто работает с заявками, заказами, клиентами.
Она нужна, чтобы не хранить все заказы в одном месте, смотреть степени обработки заявки, т.е. повысить операционную эффективность магазина и компании.
Ведение учета в программе увеличивает удовлетворенность клиентов, так как их заявки обслуживаются быстрее, исключаются ошибки при выставлении счетов.
Почему программа для учета заказов лучше обычной таблицы
Чтобы объяснить, почему специализированное ПО лучше для учета заказов, разберем разницу методов - учет заказов и учет “на коленке”.
- Учет заказов без специальной программы.
Его можно использовать, если:
- с клиентам работает один менеджер;
- поток заказов невелик, 1-2 в день.
Обычно вся информация о заявках записывается в Excel таблицу или в таблицу в Гугл-документах. Все данные вносятся вручную, на основе сформированных договоров, чеков и прочей документации.
Если заказов становится много, то:
- сотрудник не успевает их заносить таблицу, делает ошибки;
- приходится нанимать второго сотрудника, чтобы он поддерживал учет заказов;
- становится сложно контролировать учет заказов - становится непонятно, кто конкретно принимает, обрабатывает заказы.
В общем, в итоге падает качество обслуживания клиентов, например, в плане оформления возвратов и обслуживания постоянных покупателей. Не исключены ошибки в отчетных документах.
Главным преимуществом использования ПО, чтобы учитывать заказы, является, возможность быстрой обработки заказа.
Критерии выбора программы для обработки и учета заказов
Программа учета заказов должна иметь следующие функции, влияющие на повышение эффективности:
- Фиксировать и отслеживать все заказы, во всех филиалах компании, с возможностью удаленного доступа к клиентской базе (должна быть облачной);
- Система отслеживания цен для групп клиентов, последних скидок и т.д.;
- Для интернет-магазинов - функция отслеживания доставки через интеграцию с ПО крупных компаний типа СДЭК или DPD;