Должность администратора магазина подразумевает работу с персоналом, покупателями и товаром, поэтому лидерские и управленческие качества кандидата в приоритете. Также в обязанности администратора магазина входит разрешение конфликтных ситуаций с покупателями, поэтому важны коммуникабельность и неконфликтность.
Что входит в обязанности администратора магазина
Зачастую обязанности администратора магазина перекликаются с должностными обязанностями управляющего или менеджера. В некоторых магазинах администраторы совмещают в себе как свои обязанности, так и функции заместителя директора магазина.
Важно! В связи с объявленной в мире пандемией в обязанности администратора входит контроль за соблюдением санитарно-гигиенических норм.
Прежде всего, администратор должен иметь исчерпывающие знания законодательства РФ в части трудового права и торговли. Должностные обязанности администратора магазина включают в себя контроль над своевременным ознакомлением сотрудников со всеми нормативными документами, актами, приказами, должностными инструкциями и кассовыми документами.
Помимо работы с документацией администратор участвует в процессе приема товара, контролирует соблюдение товарного соседства в торговом зале, проверяет сроки годности продукции, осуществляет возврат товара поставщику или его утилизирует. Помимо работы с товаром администратор магазина организует работу сотрудников, составляет график работы, следит за соблюдением прав работников.
Автоматизировать работу с документами и поставщиками можно в программе Бизнес.Ру. Она автоматически загружает прайс-листы поставщиков, чтобы вы всегда были в курсе актуальных цен. Также в программе можно следить за результатами работы сотрудников и получать данные для расчета премий.
Дополнительно в обязанности администратора входит контроль над размещением товара в торговом зале магазина, работа с отчетностью и контроль продаж. Соответственно сотрудник на данной позиции должен обладать определенными знаниями в области покупательского спроса, позиционирования товара на рынке, покупательском поведении и т.д.
Подробнее о том, как правильная планировка и дизайн увеличивают продажи, читайте тут >>
Подобные знания помогут администратору направлять деятельность подчиненных в нужное русло увеличивая продажи торговой точки.
Ключевые функции администратора магазина
Исходя из того, что должность администратора относится к руководящим позициям, спектр обязанностей данного сотрудника довольно обширный. Однако есть ключевые функции, которые входят в должностную инструкцию администратора магазина:
- Разработка и передача на согласование директору магазина графика работы кассиров, продавцов и грузчиков магазина;
- Контроль над соблюдением стандартов внешнего вида работников и обслуживания покупателей;
- Контроль соблюдения трудового распорядка магазина;
- Организация и проведение собраний перед началом рабочей смены, на которых сотрудникам транслируются всевозможные новости, касающиеся работы магазина, обсуждаются текущие вопросы и составляется план работы на текущую смену;
- Наставничество над новыми сотрудниками магазина, их обучение и ввод в должность;
- Создание в коллективе атмосферы благоприятной для выполнения работниками их обязанностей. Другими словами, администратор должен пресекать возникновение ссор, склок, сплетен и т.д., то есть любых факторов зарождающих отрицательную обстановку в коллективе. В случае возникновения подобных ситуаций администратор выясняет причину возникновения конфликта и прорабатывает проблему со всеми участниками во избежание зарождения «скрытой» вражды в коллективе;
- Прием товара и проверка его качества. Администратор должен разбираться в товаре, знать ассортиментную матрицу магазина и иметь представление о том, какой товар пользуется наибольшим спросом, а какой товар необходимо продвигать с помощью дополнительных инструментов (размещения в прикассовой зоне, объявлении акции на товар). Соображения по поводу продвижения товара администратор озвучивает директору магазина, который принимает окончательное решение по продвижению товара;
- Проверка количества товара на остатках магазина, в случае необходимости формирование заявок поставщикам;
- Проведение мер, направленных на предотвращение недостач, участие в инвентаризации магазина;
- Контроль над размещением товара в торговом зале;
- Работа с покупателями: консультирование, разрешение спорных вопросов, осуществление процесса продажи;
- Контроль наличия расходных материалов: кассовой ленты, ценников и т.д.;
- Коммуникации с арендодателем: передача отчетной документации, проверка корректности выставления счетов.
Обязанности администратора по взаимодействию с покупателями
Как говорилось выше, администратор берет на себя разрешение всех возникающих конфликтных ситуаций. Причем согласно должностным обязанностям администратора магазина он должен не только разобраться в проблеме и решить вопрос, но и свести к минимуму негативное впечатление покупателя о магазине. Соответственно у администратора должны быть определенные полномочия, например для того, чтобы в случае необходимости предоставлять покупателям индивидуальные скидки.
Также администратор консультирует покупателей о возможных дополнительных сервисах магазина, как, например, возможность оформления доставки. Дополнительно администратор контролирует качество обслуживания покупателей остальным персоналом магазина.