Роль программы учета договоров для магазина
Есть множество причин, по которым магазины выбирают учет электронных договоров с помощью специальных программ. Иногда систему управления документам приобретает директор, так как компания разрастается, а бумажными договорами управлять сложнее, чем электронными.
Второй вариант - переход магазина на электронный документооборот, связанный с продажей маркированных товаров.
В любом случае, основное преимущество использования программы учета договоров для магазина - использование единого инструмента для обмена информацией и документами.
Другие преимущества:
- сокращение бумажной работы;
- создание отчетности для аудиторов;
- обеспечение работы согласно нормативам.
Системы учета документов помогают компаниям оцифровывать, хранить, управлять и отслеживать документы в электронном виде. Такие системы бывают как бесплатными, так и входят в состав программ товароучета для магазинов или ПО для бухгалтеров. Например, таких как “Бизнес.Ру” или 1C.
Далее мы разберем основные функции программ учета договоров для организации: где будут хранится документы, должно ли ПО осуществлять поиск по документам, нужны ли шаблоны и т.д.
Функционал программы учета договоров
Первый вопрос, который следует задать при выборе программы учета договоров: как вы хотите, чтобы файлы хранились?
Другими ключевыми факторами выбора ПО для рассмотрения являются безопасность, возможность поиска, автоматической выписки документов на основе данных из системы, контроль договоров.
Где хранятся документы
Существует три типа: облачная, локальная и гибридная.
Облако: с помощью этой услуги ваши документы находятся в облаке поставщика. Доступ к ним возможен в любое время и в любом месте, где у вас есть интернет. Хранение может быть ограничено вашим контрактом (хотя обычно даже небольшого объема хранилища достаточно для небольшого магазина, а также можно выбрать различные уровни хранения и связанные с ними цены). Стоимость услуг доступно (от 500 рублей в месяц), причем услуги включают в себя управление системой и обновления, а также резервное копирование файлов в облако.
Локальная установка: этот параметр позволяет выполнять дополнительную настройку, поскольку DMS находится на вашем сервере, и вы не ограничены хранилищем на уровне контракта. Но первоначальная стоимость может быть пугающей, ИТ-обслуживание может быть затратным, и вам нужно будет внедрить резервное копирование на случай, если ваш сервер выйдет из строя.
Гибрид: это сочетание локальной среды и облака, которое успешно используют небольшие магазины. Многие программы учета договоров позволяют выгружать неактуальные договоры на локальный сервер, чтобы освободить место на облаке.
Безопасность
Одним из аспектов при выборе программы для учета документов является вопрос безопасности. Обязательно программа должна иметь возможность устанавливать разрешения для документов и файлов в системе. Важно, чтобы доступ к документам отчетности был только у топ-менеджмента и бухгалтерии.
Ответьте на вопрос: назначаются ли роли, можно ли закрыть доступ документом, установить разрешения для отдельных лиц и групп?
Немаловажным фактором будет и безопасность сервера, где хранятся данные. Если вы ищете облачное решение, убедитесь, что поставщика услуг обладает достаточным уровнем защиты ваших данных. А его меры безопасности соответствуют нормативным требованиям для вашей отрасли.
Поиск
При тестировании программы учета договоров желательно убедиться, что в ПО есть поиск. Вы должны быть способны осуществлять полнотекстовый поиск ключевых слов в файлах (а не только по названию).
Мониторинг и отслеживание
Важной функцией является мониторинг документов. Программа учета договоров должна предоставлять доступ к истории версий, чтобы можно было “откатить” все назад и получить доступ к предыдущей версии.
Иначе, если нерадивый сотрудник удалит важный документ, вы не сможете его восстановить.
Также необходимо, чтобы была возможность мониторинга. Протестируйте программу: можете ли вы увидеть, кто просмотрел документ, есть ли в ПО журнал действий для аудита. Если вам необходимо установить оповещения об изменениях в документах, желательно разобраться и в этой функции.
Функционал и оплата дополнительных инструментов
Четыре программы учета договоров из пяти являются частью более сложной системы управления продажами или бухгалтерской отчетностью. Обычно работа с документами - это самая простая функция. Однако в части программ дополнительный функционал, связанный с отчетностью, надо “докупать”.
При выборе программы учета стоит проверить - что из функций входит в базисную версию. Например, контроль версий, возможность редактирования могут быть стандартными функциями ПО, однако некоторые возможности (совместная работа над задачей, соавторство, оповещения и т.д.) могут быть дополнительными и платными.
