Здравствуйте, уважаемые читатели моего канала!
Сегодня, хочу рассказать о таком казалось бы банальном действии, которым приходится иногда, ну хоть раз в жизни точно, заниматься - написанием писем.
Письма бывают разные, и деловые, и личная переписка. Но письма в том, классическом виде, в каком они были раньше, мы перестали писать в связи с тем, что технологии так далеко шагнули. А может и зря!
Конечно, личная переписка, так сказать эпистолярный стиль, это отдельная интересная тема. Ведь если, как мы знаем, такие письма даже становились произведениями и в творчестве многих писателей можем это встретить. Письма могут быть такими содержательными, с таким интересным повествованием, с таким побуждениям к действиям, но и показывать нам целый мир одного человека!
Но сегодня мы будем говорить о письмах деловых! Итак, письма это отдельная, несколько особняком стоящая деятельность, и юристов, и государственных служащих, сотрудников, ну и конечно письма с деловой тематикой иногда нужно писать и простым гражданам, совершенно, не имеющим в своей трудовой деятельности такой функции.
Письмо например, необходимо как в государственный орган федерального, регионального (областного) уровня, так и в органы муниципальной власти, письма пишут в управляющие, ресурсоснабжающие компании, в различные организации и предприятия.
Важно понимать, что свои требования, просьбы, запросы нужно делать в письменном виде. Устные обращения не возымеют никакого действия для разрешения Вашего того или иного вопроса.
И очень важно, что при подаче письма адресату, необходимо его изготавливать в двух экземплярах. Давно казалось бы известная истина, но многие просто забывают о ней.
Зачем в двух экземплярах? А для того, чтобы один экземпляр получил тот, куда направляется письмо, а второй экземпляр нужен Вам, но с отметкой что письмо у вас приняли. При приеме корреспонденции приемная или секретарь организации проставляет отметку о приеме, дату, время, должность, фамилию и инициалы принимающего лица. Эта отметка имеет потом в будущем огромное доказательственное значение. Поэтому отслеживайте: проставили ли на в\Вашем экземпляре такую отметку!
Деловое письмо должно иметь и изготовлено в одной теме, то есть не должно содержать в себе совершенно другие моменты, которые не имеют отношения ни к делу, ни к вашему вопросу.
Сейчас уже повсеместно письма оформляют на листах формата А4, напечатанных на принтере, хотя и подачу писем написанных вручную никто не отменял.
Но как правило, письмо напечатанное, легко читаемо, понятно и больше информации может в себя вместить.
Я пользуюсь для подготовки писем и других документов правового характера бумагой для принтера:
Такой пакет на долго хватит всей семье, особенно если работать приходится из дома или есть школьники, студенты в семье.
Письмо лучше писать на одном или двух листах. Поймите, слишком пространственные письма с описанием Ваших чувств и мыслей в деловом письме писать не нужно. Информация должна быть по "адресу", четкая и последовательная.
И если есть элемент повествования ситуации, то писать нужно соблюдая временную хронологию, так чтобы читающий мог Вас понять, чтобы ситуацию сразу было "видно". Описывать свою жизнь и автобиографию , а тем более применять сравнение с литературными образами - недопустимо.
Письмо должно быть понятным, из одного должно следовать другое. С начало надо описать ситуацию, а затем возникшие проблемы или вопрос, далее необходимо указать в письме просьбу, требование, в зависимости от того, какую цель вы хотите достигнуть данным обращением.
В самом конце, последним абзацем целесообразно обратиться с просьбой предоставить информацию или разрешить вопрос с указанием срока.
Если Вам необходимо как можно быстрее получить ответ, можете указать такие фразы "прошу предоставить ответ на мое обращение в кратчайшие сроки", или "прошу предоставить ответ в ближайшее время".
Удачи Вам в написании писем, письменных обращений, и конечно же в положительном разрешении вопросов и проблем!
И о, да! хочу добавить, что обращения в организации сейчас могут направляться не только посредством почты России, курьерской доставки или нарочно. Сейчас обращения могут приниматься в специальных вкладках, меню на официальных сайтах госорганов и организаций.
И вышеупомянутые правила написания к ним тоже применимы. Подобным электронным обращениям я посвящу отдельную тему.
Подписывайтесь и ставьте лайк, буду рада! Для меня это важно! Спасибо! На развитие канала Вы можете осуществить донат, если у Вас еcть желание. И Вам польза от канала, и мне будет приятно!
©, Резванова Зарина Валиевна, 14.07.2020