Ни для кого не секрет, что кратчайшее расстояние между двумя точками - прямая.
Эта аксиома хорошо вписывайся в бизнес. Можно добиться одного и того же результата петляя и кружа, а можно сделать всё оптимально быстро и чётко.
Вся разница в затраченных средствах.
Когда ваша Компания достаточно мала, что все процессы внутри неё ведёт пара тройка человек проблема есть то она не критична. Время реакции на отклонения ничтожно мало. Всё ошибки оперативно устраняются.
Как только ваша Компания начинает расти (или вам кажется, что она начинает расти) появляется достаточное количество людей которых уже нельзя постоянно держать на виду. Что начинается? Начинается описание бизнес-процессов (БП) Компании. На их основании пишутся инструкции и начинается (а скорее всего нет) контроль их выполнения.
Чем больше Компания, тем больше инструкций, больше контрольных точек.
И всё вроде бы хорошо, но нет. Везде работают люди. Сейчас уровень образования снизился и в будущем, уверен, будет снижаться. Через несколько лет найти образованного, заинтересованного и ответственного сотрудника будет также невозможно, как найти единорога.
Но работа стоять не будет. Надо будет работать с тем, кто будет на рынке труда.
У меня был опыт, когда в Компании, достаточно большой, было около 500 инструкций, которые формализовали почти все аспекты деятельности, подчас противореча друг другу.
Сотрудники знали про их существование. Содержание некоторых исполнялось с достаточной степенью точности. Про всё остальное вспоминали, когда сверху, что называется, «прилетало». Тут явно нет той прямой линии, о которой я говорил в начале. Конечно, это максима, но это есть и скорее всего, если не предпринимать действий, рано или поздно любая Компания с этим столкнется.
Недавно я участвовал в рабочей группе по согласованию новой инструкции. Нам на экран вывели презентацию с описанием бизнес-процесса. Ну что сказать, всё чётко, конкретно по делу. Много букв и слов. Впрочем, ничего нового, по крайней мере для меня.
Поэтому согласование, на мой взгляд, носило формальный характер. И тут у меня возник вопрос, а для кого эта инструкция? Кто будет исполнителем и ответственным лицом? Оказалось, это достаточной низкий уровень руководства, фактически следующий после исполнителя. И знаете, я высказался против. Нет не против идеи. Против реализации. В век цифровой псевдодибилизации никто не будет вчитываться в мелким убористый шрифт. Точно не поколение ЕГЭ.
Итак, каких принципов необходимо придерживаться для того, чтобы не погрязнуть в бизнес администрировании?
1.Чётко понять необходимость в формализации. Что это даст?
2. БП должен быть максимально прост логичен и не содержать рудиментов.
3. Понять кто будет этим заниматься. Уровень компетентности. Круг текущих обязанностей и вообще возможность выполнения.
4. Исходя из понимания исполнителя, описать бизнес-процесс максимально доступно, чтобы информация хорошо усваивалась.
5. Если есть функциональная раздельность, надо учитывать вопрос взаимодействия.
6. Раз в полгода проводить аудит на предмет «мертвых» БП, БП требующих изменений, и БП, противоречащих друг другу.
7. Важно, чтобы за каждый БП отвечало конкретное лицо.
Вот в общих чертах и всё! Удачи!