Удивительно, но такая важная часть жизни, как документы, часто находится в беспорядке даже у организованных людей. В этой статье я хочу поделиться своими методами, с помощью которых за один раз смогла навести порядок в бумагах и поддерживаю его до сих пор.
Самое главное
К категории важных документов я отношу оригиналы паспортов, свидетельства о рождении, браке, разводе, документы об образовании, СНИЛС, ИНН, военный билет, документы о регистрации или подтверждающие право собственности. А также любые другие бумаги, которые вы считаете важными и которые могут понадобиться в разных жизненных ситуациях. Сложите их в одно место, чтобы точно знать, где искать. Я использую большую твёрдую папку яркого цвета.
Ещё рекомендую сфотографировать или сохранить в заметки номера документов, которые иногда нужно куда-то вписывать, например СНИЛС или ИНН.
Что лучше сохранить:
- Трудовые договоры. Работодатель обязан хранить их у себя в течение 75 лет, но не каждая компания столько проживёт. Экземпляр сотрудника лучше сохранить на случай, если вам придётся подтверждать, что вы работали в этой организации.
- Чеки и договоры на услуги, по которым можно получить налоговый вычет. За траты на учёбу и лечение государство готово вернуть 13% от стоимости. В течение трёх лет после оказания услуги вы можете подать документы на вычет. Как доказательство оплаты вам понадобятся договор с медицинским или образовательным учреждением и кассовый чек.
- Гарантийный талоны, у которых не истёк срок гарантии. Вместе с талонами стоит сохранить и чеки.
Что можно выбросить:
- Инструкции от бытовой техники. Вряд ли кто-то их читает, да и всю информацию сейчас можно найти в интернете.
- Квитанции на оплату коммунальных платежей, которым больше 3-х лет. Три года - это срок, в течение которого вам могут предъявить иск о просроченной задолженности. В такой ситуации квитанции понадобятся для доказательства факта оплаты.
- Распечатки дипломов или копии неактуальных документов. Например, ксерокопия старого паспорта, если вы меняли фамилию.
- Журналы, рекламные листовки, брошюры и всё, что не относится к документам, но иногда попадает в ящик с ними.
Используйте вертикальное хранение
Искать что-то в ящике с документами проще, когда они организованы вертикально, а не лежат в стопках друг на друге. Так вы будете тратить минимальные усилия, чтобы достать любую бумагу. Вам понадобится достаточно глубокий ящик, чтобы в него могли поместиться папки, стоящие вертикально. Для ещё большего удобство в него можно вставить разделители, например, такие: