Управление работой склада: скрытые угрозы

Склад — система, которая обязана работать стабильно и безошибочно, быть максимально эффективной.

Складское управление состоит из множества мелких элементов, образуя объёмный комплекс действий.

Если все процессы прозрачны и метрики анализа работы склада показывают, что всё в норме, то руководство любой компании может посчитать, что работе склада ничего не угрожает, он стабилен. Например, доля расходов на логистику пределах бюджетных значений, практически нет потерь по инвентаризации или пропускная способность склада не ограничивает рост бизнеса.

Увы, в такой ситуации он может запросто «пропасть с радаров».

Верхнеуровневые показатели еще не гарантируют перманентную эффективность склада. Малейшее изменение, зачастую не сразу заметное и очевидное, способно внести хаос в эту хрупкую систему.

Подумайте о своём складе, задайте себе несколько вопросов:

• При возможном/планируемом росте бизнеса, есть ли возможность у склада справиться с новым объёмом?
• Отражается ли на работе склада небольшие колебания объёмов?

Если сегодня вы не можете обработать стабильный объём в 100-150-200 ТС, то это реальная проблема, т.к. завтра вы не сможете гарантировать стабильный результат.

• Насколько сильно обостряется обстановка в периоды пиковых сезонов, сможете ли вы справиться и пережить следующий сезон?
• Уверены ли вы, что ваш склад (и люди на нём) работает на максимуме своих возможностей?

Например, линейный персонал может понимать, что всё держится на их непрерывной работе. Они могут манипулировать имея такой рычаг. Кроме того, имеет место быть шантаж экспертизой.

• Являются ли целевыми реальные показатели работы?
• Часто ли приходиться находить новых сотрудников, вызывает ли это сложности?
• Были ли попытки изменений в его работе, внедрение изменений? Увенчались ли они успехом?
• Выполняются ли задачи в срок и выполняются ли они вообще?
• Существует ли обратная связь от сотрудников самого разного звена
• Чёткие ли или размытые зоны ответственности за каждый из процессов на складе?

Очевидными ответами на большинство порос являются метрики, по которым и оценивается качество работы склада, но могут возникнуть следующие сомнения:

• Нет понимания являются ли данные показатели соответствующими норме по отрасли, стандартам. Рентабельность склада не очевидна. Даже при наличии регламента и контрольных точек, возможно, по-прежнему работа склада остаётся недостаточно эффективной.
• Судя по показателям, склад работает нормально, но может присутствовать понимание или ощущение, что происходит что-то не то или наоборот, чего-то не хватает. Нет ясности, как это определить и исправить.

Не учитываются неосязаемые метрики, непосредственно связанные с людьми. Немалая часть показателей, влияющих на успех бизнеса неизмерима цифрами. Такие вещи можно только чувствовать, например, атмосфера в коллективе и его настрой.

Недостатки аудита классического консалтинга

Как определить, что действительно происходит на складе, необходимы ли изменения и как их внедрить так, чтобы они не переставали работать?

Самым очевидным и распространённым способом будет провести аудит склада с помощью сторонних консультантов.

Классическим результатом таких проектов является отчёт с рекомендациями.

В подобном «плане действий» нет разницы между практическим действиями и теорией, изложенной в данном отчёте. Все просто и понятно лишь на бумаге.

Для успешного внедрения изменений, необходимо выстроить процессы и организовать работу всего персонала в строгом соответствии с данным планом, что в свою очередь подразумевает разделение ответственности, где за реализацию отвечает уже руководство Заказчика данного проекта.

Безусловно, можно попробовать изменить всё самостоятельно, но на нашей практике процент успешной оптимизации процессов склада мал и вот почему:

• Срочно всегда побеждает важно. Для внедрения системных долгосрочных изменений, необходимы воля и время, которых у организаций как правило нет.
• Существуют другие приоритеты. Издержки от ненастроенный работы склада не критические и редко ставят всю бизнес-модель под угрозу.
• Нет опыта успешного внедрения изменений. Управленческий персонал развивался из отрасли и хорошо знает свою работу, но часто не имеет достаточного опыта для крупных изменений.
• Есть конфликт интересов и ролей. Внутрикорпоративные интересы, связанные с должностями, могут мешать главным целям изменений в работе склада. Взаимоотношения побеждают требовательность.

В крайнем случае, реализовать всё на практике могут временные наёмные топ-менеджеры, антикризисные управляющие…все те, кто не останется с вашим складом, бизнесом, после данного проекта.

Но не только для внедрения, но и для поддержания эффективности этих изменений нужны свои люди, постоянные сотрудники.

Так же возникает вопрос о качестве этих рекомендаций.

Данным на 100% можно довериться лишь тогда, когда консультанты не просто гарантируют эффективность предложенных изменений, но и способны самостоятельно внедрить их уже в сложившуюся систему на складе.

Итак, перед Заказчиком аудита возникает 2 вопроса:

• как воплотить в жизнь предложенные изменения?
• качественны ли они, будет ли исключительно положительный эффект в работе склада?

Спасательный десант для вашего бизнеса

Обладая навыком находить неработающие части системы, понимать истинные проблемы и знать, как именно их исправить – это то, что отличает бизнес-консультантов от экспертов из индустрии.

Эксперты способны не только исправить текущую ситуацию и предотвратить возможные проблемы в будущем, но и обучить сотрудников, передать инструменты эффективного складского менеджмента. Мы называет такой тип деятельности на проектах склоучингом, складским коучингом.

Эксперты – это спасательный десант вашего склада, команда полного цикла.

Как она действует?

Склоучинг или этапы улучшения склада:

Склоучинг – это полноценное внедрение согласованной с Заказчиком стратегии изменений для повышения производительности склада при этом с привязкой оплаты именно за достигнутые результаты!

Процесс:

• Проводится аудит склада, по результатам которого Заказчик согласует предложенную стратегию изменений и целевые плановые показатели.
• На время проекта Заказчик передаёт команде экспертов полномочия на управление командой своего склада, с сохранением всех возможностей контроля и права вето на управленческие решения, с целью достижения бизнес-показателей работы склада.
• Объявление об изменениях команде склада и запуск проекта. Важно: эксперты и весь персонал склада становятся одной командой, единым целым.
• Декомпозируется перечень задач из поставленных целей, разрабатывается план исполнения этих задач, определяются сроки и ответственные лица.
• Реализуется дорожная карта изменений, затрагиваются процессы на всех уровнях:
• эксперты погружаются в текущие процессы и наблюдают, делают выводы, выявляют критические моменты
• выстраивают коммуникацию с персоналом (вне зависимости от их уровня в иерархии склада) для понимая возможностей каждого из членов команды, выявления их слабых и сильных сторон, в том числе путём постановки задач и непосредственным наблюдением за работой каждого человека, кроме того усиливаются профильные компетенции команды и обучение нужным методикам работы
• Происходит перенастройка роли склада внутри организации, внедряются инструменты управления складом и командой, определяются внутренние клиенты и подрядчики, аудит и пересмотр договоренностей по необходимости. Решение проблем начинается от самых критичных, а дальше в порядке убывания по их влиянию на операционную деятельность склада
• Достигаются необходимые целевые показатели, происходит подготовка команды Заказчика к выходу экспертов из проекта (расстановка приоритетов, назначение ответственных лиц, распределение обязанностей и нагрузки)
• Осуществляется контрольная проверка команды склада, при необходимости вносятся финальные корректировки, подготавливается заключение и пул рекомендаций по возможностям достижения будущих целей компании
• Выход команды экспертов из проекта и выплата Заказчиком вознаграждения от совокупного экономического эффекта по году

Результаты улучшения работы склада:

• Эффективность работы склада повышается в короткие сроки:
• сокращается стоимость обработки
• повышается качество операций (выработка на человека)
• улучшается/соблюдается точность отгрузок, своевременно обрабатываются ТС
• оптимизируется фонд оплаты труда
• KPI достигается, процесс работы становится прозрачным
• после внедрения «best practices» управления складом повышается управляемость процессом
• снижается стоимость издержек, связанных со стоимостью работы склада
• снижается зависимость бизнеса от возможностей склада
• Создаётся слаженная и целеустремлённая команда всего склада.

Топ-менеджмент не только контролирует непосредственно основные метрики работы склада, но становится способным отвечать за «тонкие» настройки процесса работы.

• Повышает профессионализм людей
• Видит индикаторы «здоровья» бизнеса
• Адаптирует компанию и её сотрудников к новым реалиям. Становится способным внедряет изменения самостоятельно, тем самым реформирует компанию.

Результат процесса преобразований можно представить в виде накопления потенциала и следующего за ним стремительного роста: компетентные и мотивированные сотрудники, осознанное мышление каждого члена команды, эффективная и результативная работа склада.

Срок реализации проекта и количество экспертов на нём зависят от масштаба склада и результата первого этапа склоучинга– аудита.

Средний срок от 4 до 12 месяце и от 2-х до 6 экспертов на проекте.

Кейсы

Далее представлены количественные доказательства того, как на деле команда экспертов уже помогла некоторым бизнесам

Успешный склад — ключ к росту вашего бизнеса

Более чем за 15 лет накопленного опыта в складской логистике мы сделали следующие выводы:

• Пропускная способность склада является ограничением роста бизнеса компании
  Не редко склад сдерживает рост бизнеса
• В 50% случаев доля административного персонала на складе более 30%.
• Производительность складов зачастую не более 50% от возможностей
• Более 30% внедрений WMS провальные
• Более 80% внедрений WMS (из внедренных) запускаются с нарушением плановых сроков
• До 40 % обратных связей и неудовлетворенности клиентов компании (качеством сервиса) приходится на работу склада
• Неудовлетворительная работа склада входит в ТОП 3 упоминаний (причин) внутренних проблем компании по опросам руководителей

В современных условиях бизнеса создание стратегии развития компании и её сотрудников являются лишь частью на пути к успеху компании.

Любые перемены вызывают сопротивление.

Грамотное внедрение изменений — ключевой навык, способствующий развитию любого бизнеса.

Встретимся на складе :)