Для организаций, ведущих учет затрат по объектам, проектам либо заказам, важно корректно отражать расходы, в том числе по заработной плате сотрудников.
Какие же существуют возможности «пообъектного» (позаказного) учета расходов по оплате труда в системе 1С: ЗУП 3.1?
В первую очередь для учёта расходов оплаты труда по заказам/проектам в ЗУП 3.1 требуется определить способы отражения зарплаты. Именно способ отражения зарплаты является в системе объектом учета расходов.
Для этого в справочник «Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учёте» необходимо внести все существующие в организации объекты учета.
Наименование элемента справочника (способ отражения) должно содержать «ключевые моменты проводки», а именно упоминание счёта учёта, статьи затрат, проекта, заказа и т.д. По данному значению способа отражения будет происходить синхронизация с учётной программой (например, 1С: Бухгалтерия, 1С:ERP).
Важно! В системе 1С: ЗУП 3.1 задаются только способы отражения, а уже на стороне бухгалтерской программы, для каждого способа отражения указываются нужные счета затрат и аналитика.
Пример заполнения справочника приведён на рис. 1
Рис.1 Пример заполнения справочника
Отражение расходов по зарплате в разрезе указанных способов отражения (формирование документа «Отражение зарплаты в бухучёте»), требует определенной настройки в программе.
При заполнении документа «Отражение зарплаты в бухучёте» будет учтена приоритетность заданных настроек.
Рассмотрим более подробно настройки отражения в порядке возрастания приоритета.
- Настройка способа отражения для организации (рис.2).
Настройка выполняется для организации в целом.
Настройка – Организации - вкладка «Учетная политика и другие настройки» - Бухучет и выплата зарплаты
Создать карусель Добавьте описание
Рис.2 Настройка способа отражения для организации
Данный способ будет использоваться при отражении зарплаты, если не заданы никакие другие настройки отражения в учёте (т.е. не заданы настройки для последующих пунктов данного списка).
- Настройка способа отражения для подразделений (рис.3).
Настройка – Подразделения - вкладка «Бухучет и выплата зарплаты».
Создать карусель Добавьте описание
Рис.3 Настройка способа отражения для подразделений
Данная настройка используется для того, чтобы указанным способом (отличным от способа для организации) учитывались расходы на оплату труда всех или большинства сотрудников этого подразделения.
При помощи переключателя «Распределяется по счетам, субконто» можно указать не только способ, но и распределение по долям по нескольким способам.
- Настройка способа отражения для территорий (рис.4).
Если в программе ведётся учёт по обособленным территориям, то можно настроить способ отражения отдельно для территории.
Настройка – Территории
Рис.4 Настройка способа отражения для территорий
Если для территории указан способ отражения, то он будет использован при отражении зарплаты по данной территории, вместо способа, заданного для подразделения или организации.
- Настройка способа отражения для сотрудника (рис.5).
Справочник «Сотрудники» - ссылка «Выплаты, учёт затрат»
Рис.5 Настройка способа отражения для сотрудника
В этом случае отражение заработка сотрудника происходит по способу, заданному в карточке сотрудника. Способы, указанные для организации, подразделения или территории, в данном случае не учитываются.
- Документ Распределение основного заработка (рис.6)
Зарплата – Распределение основного заработка
Рис.6 Распределение основного заработка
Документ используется для отражения заработка сотрудника в том случае, если по сотруднику требуется распределить его заработок, например, в процентном соотношении или в какой-либо пропорции между различными способами отражения (заказами).
Если на сотрудника в указанном месяце введён этот документ, то при отражении зарплаты способы, заданные для сотрудника, для территории, для подразделения, для организации не учитываются. В указанных долях распределяются все начисления сотрудника, заданные в плановом порядке.
- Настройка способа отражения в виде начисления (рис.7).
Начисление – вкладка «Налоги, взносы, бухучет»
Способ отражения можно указать для конкретного вида расчета непосредственно в его форме. Данный вариант используется для того, чтобы расходы по конкретному начислению отражались заданным способом. Программой не учитываются способы отражения для организации, подразделения, территории, сотрудника, или заданные в документе «Распределение основного заработка», отражение происходит по указанному в начислении способу.
Рис.7 Настройка способа отражения в виде начисления
Продемонстрируем эту возможность на примере:
Предположим, что необходимо распределить заработок сотрудника только в рамках оклада, а премия не подлежит распределению, она должна отразиться по иному способу (заказу).
Для этого создается документ «Распределение основного заработка» и указываются доли, по которым требуется распределить заработок сотрудника по заказам (рис.8).
Рис.8 Распределение основного заработка
В настройке начисления «Премия ежемесячная процентом»задается другой способ как на рис.7
Сотруднику была начислена зарплата в текущем месяце (рис.9).
Рис.9 Зарплата в текущем месяце
При формировании документа «Отражение зарплаты в бухгалтерском учёте» происходит распределение заработка сотрудника следующим образом (рис.10):
Рис.10 Отражение зарплаты в бухгалтерском учёте
Как видно из рисунка, премия в полном объёме учитывается по указанному способу, а оклад распределяется в долях, заданных в документе «Распределение основного заработка».
- Настройка способа отражения в документе начисления (рис.11).
Существует возможность настроить способ отражения непосредственно в документе начисления. Используется в случае, если конкретное начисление сотрудников необходимо учитывать особым способом (независимо от ранее описанных настроек).
Рис.11 Настройка способа отражения в документе начисления
Сотруднику назначен способ отражения, указанный на рисунке 12.
Рис.12 Назначение способа отражения
В документе начисления «Командировка» задается другой способ (рис.13).
Рис.13 Командировка
При отражении зарплаты в учёте сумма командировочных расходов учитывается по способу, указанному в документе (рис.14).
Рис.14
- Документ «Бухучет начислений сотрудников» (рис.15)
Зарплата — Бухучет начислений сотрудников
Данный документ имеет высший приоритет среди настроек отражения заработка. Позволяет выполнить настройку способа отражения точечно для определённого сотрудника и конкретного начисления с указанной в документе даты.
Рис.15 Бухучет начислений сотрудников
При отражении в учёте, а именно формировании документа «Отражение зарплаты в бухгалтерском учёте» заполняется способ отражения для каждого начисления в следующем порядке: сначала анализируется, задан ли способ отражения в документе «Бухучёт начислений сотрудников». Если способ отражения указан, то используется данный способ, иначе последовательно анализируются настройки отражения в учёте в порядке убывания приоритета рассмотренных выше настроек.
В рамках сопровождения 1С:ЗУП наши специалисты могут помочь корректно настроить отражение расходов по оплате труда с учетом деятельности вашей компании.