Помимо грамматики и орфографии при написании делового письма следует обратить внимание на использование верно подобранного стиля и тона языка. Стоит избегать:
- сленга, жаргона, разговорных и просторечных выражений
- сокращений, в том числе и с использованием апострофов: don't, can't, you're. Лучше использовать полные формы.
- слов с явной эмоциональной окраской – awfully, terrible и т.д.
Даже если вы пишете претензию или жалобу, важно сохранять вежливый и уважительный тон. Придать письменной речи официальности помогут модальные глаголы would, should и could.
Неправильно: Please send me…
Правильно: I would be grateful if you could send me…
Также старайтесь не использовать характерные для разговорного стиля фразовые глаголы.
Неправильно: go on, turn down
Правильно: continue, decline
Пишите ясными фразами без двоякого толкования, избегайте громоздких конструкций и слов, в значении которых вы не уверены.