Уверена, почти каждый человек сегодня (эффективный естественно!) столкнулся с такой проблемой:
Целый день ты выполняешь огромную тучу дел, вертишься и тратишь уйму энергии, но к вечеру анализируешь и понимаешь, что невыполненных дел осталось ещё больше.
Знакомо? Это чувство усталости на следующий день прямо с утра, от одного только осознания того факта, что сегодня дел ещё больше, чем вчера. Эта неудовлетворённость собой, за счёт не реализации тех идей и целей, поставленных для личностного роста. Вы вроде знаете, что нужно делать, но ресурса на эти дела у вас нет. Что делать в этом случае? Приглашаем в свою жизнь такое новомодное понятие, как тайм-менеджмент.
Тайм-менеджмент – это искусство обуздания хода времени. Ну, это я образно, конечно. На самом деле это способность качественного планирования своего времени и, за счёт этого, управление им. В тайм-менеджменте задействованы приёмы, направленные на организацию всех своих занятий оптимальным образом, контролируя время труда и отдыха. Без качественного отдыха не восстанавливается жизненный ресурс и энергии на выполнение дел просто нет.
Ещё несколько лет назад основы тайм-менеджера были применительны только к бизнесу. Сейчас этот приём используется и для организации повседневных дел. В современном обществе эффективные люди спокойно воспринимают процесс ежедневного планирования своих дел, контроль за временем, потраченным на их выполнение, распределение всех задач по приоритетам важности и срочности. Успевая при этом больше, но затрачивая меньше временного ресурса.
Часто в нашей жизни возникает такой популярный процесс, как прокрастинация – откладывание важных дел или смешивание их с личными делами. В процессе прокрастинации внимание распыляется на несколько задач одновременно. Мы хотим приготовить важный отчёт для руководителя, к примеру, и посидеть в социальных сетях или почитать электронную книгу, и всё это одновременно. В итоге, засмотрелись на очередной пост или прочитали ещё парочку глав, а отчёт так и не готов, а время потрачено и сроки уже уходят. Потом «галопом по Европам» приходиться выполнять важное дело, что не способствует качественному результату. Ошибки, переделки и затрата ещё большей энергии. Это может грозить даже эмоциональным выгоранием - крайне неприятная вещь, никому не желаю через неё пройти.
В идеале, необходимо планировать каждое свое действие, устанавливая для него определённый лимит времени. Этот метод организует человека изнутри и заставляет концентрировать внимание на определённом действии, выполняя всё качественно и без дальнейших переделок.
Я пользуюсь методом четырех списков. Изначально я готовлю один общий список дел на сегодня. Потом делаю ещё четыре списка с распределением дел:
1. Важные и срочные – подготовить отчёт.
2. Срочные, но не важные – подготовить письменный ответ клиенту.
3. Важные, но не срочные – составить подробный ежемесячный план мероприятий.
4. Не срочные и не важные – текст для презентации, которая состоится через месяц.
Примерно такой списки можно вести ежедневно, при этом как на обычной страницы в ежедневнике, так и используя специальные приложения для планирования, такие как Trello. Очень удобное, по моему мнению, приложение. В ней есть календарь, внутри которого создаётся задача. Задачи можно разбивать на группы, присваивать им названия, устанавливать сроки исполнения и даже устанавливать напоминание, чтобы эти сроки не были упущены. В приложении есть поиск, который помогает отфильтровать задачи по названию, срочности или важности и другим параметрам. Также задания можно перетаскивать из одного столбца в другой. вобщем, удобное и многофункциональное приложение для планирования.
Резюмируем, для чего же нам необходим тайм-менеджмент:
1. Научиться различать какие задачи приоритетные, а какие второстепенные.
2. Учитывать своё время и планировать задачи. Это умение пригодиться не только на работе, но и в повседневной жизни.
3. Полноценно трудиться и качественно отдыхать.
4. Грамотно устанавливать цели и задачи, не распылять внимание на незначительные дела.
5. Научиться мотивировать себя на работу именно с приоритетными задачами. Бороться с прокрастинацией.
Есть ещё несколько способов организации своего времени, которые мы рассмотрим в моей следующей статье.